Die elektronische Akte (E-Akte) Anbieterbefragung

Das E-Government-Gesetz vom August 2013 sieht für Bundesbehörden ab 2020 verpflichtend eine elektronische Aktenführung vor. Daher befragt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT Anbieter, die sich mit Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit auf dem Markt positionieren.

August 2015 - Öffnung der Umfrage: Aufgrund des starken Interesses wird die Plattform (ursprünglich Mai-August 2014) pünktlich zum Jahrestag in ein offenes Format überführt. Teilnehmende Unternehmen können ihre bisherigen Angaben jederzeit über das Format aktualisiert einsenden, neue Teilnehmer sind herzlich eingeladen, ihre Angaben dem aktuellen Bestand hinzuzufügen.

Die Umfrage beinhaltete quantitative wie qualitative Fragestellungen, sowohl fachlicher als auch technischer Natur und bietet eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.

Die Umfrage bietet:

  • Eine Marktübersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
  • Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Kontext E-Akte
  • Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von User-Stories
  • Referenzprojekte der Unternehmen als funktionale Integrationsbeispiele
  • Eine fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung
  • Als Resultat eine öffentliche Web-Plattform mit Filter- und Vergleichsfunktion

Die Inhalte der Umfrageresultate liegen in Verantwortung und Besitz der jeweiligen Unternehmen.


 

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CSC Deutschland GmbH

Seit mehr als 50 Jahren entwickeln wir innovative Lösungen und meistern gemeinsam mit unseren Kunden in allen Branchen, technisch komplexe sowie unternehmenskritische Herausforderungen. Dabei trägt uns die Leidenschaft die Erwartungen unserer Kunden zu übertreffen. Wir gehören zu den führenden Unternehmen, weil wir es verstanden haben, technologische Änderungen und Innovationen zu nutzen, um Mehrwert für unsere Kunden zu generieren. CSC bietet u. a. mit seinem Portfolio “Elektronische Verwaltungsarbeit“ serviceorientierte Komponenten (SOA) zur Umsetzung der E-Akte, der E-Vorgangsbearbeitung, der E-Zusammenarbeit und E-Fachverfahren an.

  Wo befindet sich der Stammsitz Ihres Unternehmens? Falls Ihr Unternehmen seinen Stammsitz im Ausland hat, existiert eine deutsche Niederlassung?

Stammsitz der CSC Deutschland GmbH ist: Abraham-Lincoln-Park 1, 65189 Wiesbaden.
Neben dem Hauptsitz in Falls Church, Virginia, USA besitzt CSC drei weitere große Niederlassungen in Australien, Asien und Europa.

  Unterliegt Ihr Unternehmen dem deutschen Rechtsrahmen?

Ja
Nein

  Seit wann ist Ihr Unternehmen als Softwareanbieter- oder Systemintegrator auf dem Markt tätig?

Die Computer Sciences Corporation (CSC) wurde am 16. April 1959 in den USA gegründet. 56 Jahre später zählt CSC mit 70.000 Mitarbeitern zu den globalen Unternehmen dieser Welt. Kein anderes Computer-Dienstleistungsunternehmen entwickelte in dieser Zeit mehr Software für die Industrie und den öffentlichjen Sektor wie CSC.

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat Ihr Unternehmen?

CSC beschäftigt weltweit ca. 70.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ungefähr im Bereich DMS, ECM oder VBS tätig?

Die angefragten Mitarbeiterzahlen, gegliedert nach den Bereichen DMS, ECM oder VBS unterliegen den Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen der CSC, die nicht öffentlich kommuniziert werden. Wir bitten hierfür um Verständnis. Auf individuelle Anfrage teilen wir diese Zahlen gerne mit.

  Welchen Umsatz macht Ihr Unternehmen im Bereich DMS/ECM jährlich?

Die angefragten Umsatzzahlen, gegliedert nach den Bereichen DMS, ECM unterliegen den Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen der CSC, die nicht öffentlich kommuniziert werden. Wir bitten hierfür um Verständnis. Auf individuelle Anfrage teilen wir diese Zahlen gerne mit.
Die offiziellen Umsatzzahlen und Finanzdaten werden jährlich in den Geschäftsberichten veröffentlicht.

  Welchen Marktanteil hat Ihr Unternehmen im Verwaltungssektor?

CSC kann auf langjährige Erfahrungen aus erfolgreichen Projekten mit Ministerien, Behörden und Ämtern aufbauen und verfügt über fundierte Kenntnis der spezifischen Herausforderungen hinsichtlich Organisation, Abläufen, sowie personeller, rechtlicher und technischer Rahmenbedingungen.
Der genaue Marktanteil im Verwaltungssektor lässt sich nicht beziffern.

  Geben Sie bitte eine Kontaktadresse für weitere Informationen zu Ihrer Lösung an.

Name
Stefan Knopp
Anschrift
CSC Deutschland GmbH, Ettore-Bugatti-Str. 6-14, 51149 Köln
Telefon
02203 2973 7875
E-Mail
sknopp@csc.com

  Beschreiben Sie kurz und knapp die Architektur einer möglichen Lösung im Kontext E-Akte/DMS, basierend auf Ihren oder den von Ihnen ausgewählten Produkten. Gehen Sie dabei soweit vorhanden auch auf Komponenten/Bausteine zu E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit ein. Fügen Sie dem Formular eine Architekturskizze/-grafik zur Verdeutlichung bei und visualisieren Sie dabei Aspekte zur Modularität der Komponenten, Schnittstellen und zum Deployment (PaaS, SaaS, etc.).

CSC bietet mit seinem Portfolio “Elektronische Verwaltungsarbeit“ serviceorientierte Komponenten (SOA) zur Umsetzung der E-Akte, der E-Vorgangsbearbeitung, der E-Zusammenarbeit und E-Fachverfahren an. Bei der Einführung orientiert sich CSC konsequent an den Bausteinen des „Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit“ und ergänzt dieses durch seine umfangreiche Expertisen in Vorgehensmodellen (z. B. V-Modell XT Bund). CSC erstellt seit Jahren gemeinsam mit den Herstellern mehrerer marktführender Produkte im Bereich der E-Akte maßgeschneiderte, kundenspezifische Lösungen gemäß dem „Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit“, die für eine durchgängige elektronische Prozessunterstützung benötigt werden. CSC bietet hierbei über den gesamten Lebenszyklus umfassende Dienstleistungen für ergonomische, rollen- und aufgabengerechte, nahtlos in die Fachanwendungen des Kunden und/oder MS Office integrierte Lösungen an. CSC arbeitet dabei u. a. mit dem Hersteller ELO Digital Office zusammen. Die folgenden produktbezogenen Fragen sind daher exemplarisch an Hand des Produktes ELOenterprise beantwortet
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung CMIS als Schnittstelle zum DMS?

Ja, CMIS-Version  Die aktuelle OASIS CMIS V1.1
Herstellerspezifische Erweiterungen
Nein

  Welche weiteren Schnittstellen und Datenaustauscheformate stellt die Lösung für den Austausch von Daten mit und die Anbindung von Drittkomponenten zur Verfügung?

WebDAV
CIFS
JCR
SOAP
REST
IMAP
XDOMEA
Andere  Libraries for .NET, Java, JS, C++

  Für welche Identitäts- respektive Verzeichnisdienste bietet Ihre Lösung eine Schnittstelle?

Open LDAP
Microsoft Active Directory
X.509 Zertifikat-basierte Authentifizierung
Oracle Internet Directory
IBM Directory Server
Novell Directory Server
Andere

  Welche Workflow-Standards und Formate werden im Workflowsystem bzw. der Vorgangsbearbeitung (so vorhanden) unterstützt?

BPMN 2.0
WS-BPEL 2.0
XPDL
EPK
Andere  ELO Workflow (angelehnt an BPMN 2.0)

  Ist ein Werkzeug für die Bearbeitung, die Erstellung und die Überprüfung von Workflows verfügbar?

Ja, Produkt  Teil des Standardprodukts
Ja, Drittanbieter
Nein

  Welche der Komponenten sind modular gehalten und können dediziert respektive entkoppelt betrieben werden?

DMS
VBS/WF-System
Records Management / Registratur
Portal-System
Kollaboration
Andere  Kundenspezifische Komponenten

  Auf welcher technologischen Basis baut Ihre beschriebene Architektur auf? Werden die für die öffentliche Verwaltung geltenden Vorgaben (z.B. SAGA 5) berücksichtigt?

Java
.NET
C#
Andere

  Auf welchen Ebenen ist die Lösung mandantenfähig?

Hardware
Betriebssystem/Virtualisierer
Datenbank
Anwenderschicht
Andere

  Wie skaliert das System bzgl. der Anzahl von verwalteten Objekten, Dokumenten, Mandanten und Anwendern? Erklären Sie die Skalierung exemplarisch anhand eines einfachen definierten Deployments.

Die von CSC eingesetzten Lösungen basieren auf Produkten mit leistungsfähigen Datenbanksystemen und einer modular aufgebauten Applikationsschicht. Die Skalierungsmöglichkeiten der Datenbanksysteme werden unterstützt. Die modulare Applikationsschicht kann über Inscalinig und Outscaling skaliert und ausfallsicher ausgestaltet werden. In der Regel werden die verschiedenen Module mehrfach ausgeführt und auf verschiedene Maschinen verteilt. Neben der reinen Anzahl der Ablageelemente beeinflussen die umgesetzten Funktionen und das Anwenderverhalten die Skalierungsmaßnahmen wesentlich.

  Welche Clients und Client-Typen werden für den Zugriff auf Ihre Lösung unterstützt?

Fat-Client
Remote-Editing / Terminal-Client
Browser Client auf Basis von HTML/CSS
Browser Client auf Basis von HTML5/CSS3
Browser Client auf Basis von ActiveX
Browser Client auf Basis von Flash
Browser Client auf Basis von Java
Smartphone/Tablet – App
Andere  Browserclient (Java Webstart)

  Welche Client-Betriebssysteme werden in welchen Versionen unterstützt?

Windows
Vista
7
8
Mac OS X
10.6
10.7
10.8
10.9
Linux Derivate
Android
3.x
4.0.x
4.1/2/3.x
4.4
Blackberry
7
10
iOS
5.x
6.x
Windows Phone
7
8
Andere

  Welche Lizenzmodelle kommen für Ihre Lösung in Frage?

Grundsätzlich ein "Named User" Modell. Aber auch Individualverträge mit anderen Modellen sind projektbezogen möglich.

  Basieren Komponenten Ihrer Lösung im Bereich DMS,ECM, VBS auf Open-Source-Software? Wenn ja, welche OSS findet Verwendung?

Ja,
Nein

  Projektsteckbrief 1

Beim Kunden wurde ein E-Akte Kernsystem zur Aktenverwaltung durch Registratoren und zur Aktenführung durch Sachbearbeiter umgesetzt. Während die Registratoren die umfangreiche Anwendung mit allen Möglichkeiten zum Verwaltung und Führen von Akten nutzen, arbeiten alle anderen Anwender ausschließlich über eine Integration in den MS Windows-File-Explorer (inklusive Datei-Öffnen/Speichern-Dialog) und in MS Outlook mit den elektronischen Akten. Abgeschlossene Vorgänge und Dokumente werden in ein Langzeitarchiv überführt, das bei verstärktem Aufkommen von elektronischen Signaturen gemäß der technischen Richtlinie TR-03125 des BSI ausgebaut werden soll. Anwender und deren Gruppen- bzw. Organisationszugehörigkeiten werden in einem zentralen Verzeichnisdienst gepflegt und regelmäßig in die E-Akte übertragen. Nutzerzahl: ca. 700; Dokumente: ca. 100.000 Neuzugänge pro Jahr.

  Projektsteckbrief 2

Im Projekt wurde die E-Akte in eine servceorientierten Architektur bestehend aus Verzeichnisservice, Digitalisierungsservice, Eingangsservice, Workflow-Service, Service für einen geregelten, öffentlichen Zugang, Dokumentengenerierungsservice und Fachverfahren integriert. Die Services basieren auf Produkten verschiedener Hersteller. Die Services sind dabei so gekoppelt, dass die System-Übergänge für den Anwender nicht sichtbar sind. Dem Anwender gegenüber stellt sich das System als eine Einheit dar. Neben behördeninternen Anwendern der Sachbearbeitung (ca. 500) wird die Lösung von externen Gruppen wie Antragsberechtigten und Gutachtern genutzt.

  Projektsteckbrief 3

Mit der Aktenlösung aus dem Hause ELO steht ein leistungsfähiges und in großen Anwenderzahlen erprobtes DMS/VBS zur Verfügung. In der umgesetzten Aktenlösung wurde eine stadtweite Lösung etabliert, die in der Ausbaustufe bis zu 15.000 Anwender umfasst. Aktuell sind 5 Mandanten (Endausbau 9) in das System eingegliedert mit einer Anwenderzahl von 300 bis zu 1000 Anwendern pro Mandant. Der Mandant mit der größten Ausbaustufe von 1800 Anwender ist in einer 24x7 Umgebung mit 3 DMS-Instanzen ausgeprägt.

  Unterstützt die angebotene Lösung kollaboratives Arbeiten im Sinne von Echtzeitkommunikation und gleichzeitigem Arbeiten an Dokumenten mit mehreren Autoren?

Ja
Nein

  Welche Komponenten bietet Ihre Lösung zum kollaborativen Arbeiten?

Wiki
Groupware
Portale
A/V-Konferenzen
Chat
Blog
Teamroom
Gleichzeitiges/Paralleles Arbeiten in Dokumenten
Andere

  Als AnwenderIn möchte ich formlos einen Antrag parallel mit anderen Anwendern bearbeiten können, um mir Unterstützung und Expertise meiner Mitarbeiter einzuholen.

ELOenterprise bietet mehrere Möglichkeiten der parallelen Bearbeitung durch mehrere Anwender an. Zum einen können die betreffenden Dokumente, wie Antrag, Antwortentwurf, etc., als Referenz in eine Laufmappe mit einem parallelen Ablauf gegeben werden. Der Initiator ergänzt den Laufweg und die Empfänger. Die Anwender werden gemäß dem hinterlegten Ablauf aufgefordert ihren Beitrag zu leisten. Zum anderen können die betreffenden Dokumente als Referenzen in ein neues Verzeichnis gelegt werden, an dem die gewünschten Anwender schreibberechtigt werden. Die Anwender werden dann per E-Mail mit Link auf das Verzeichnis zur Mitarbeit eingeladen. Nach der Bearbeitung können Laufmappe und Verzeichnis gelöscht werden.
Sollte mit dem beschriebenen Szenario auch das zeitgleiche Bearbeiten eines Dokuments gemeint sein, kann auf die MS-Office Suite einschließlich SharePoint Server ab Version 2010 zurückgegriffen werden. Die betreffenden Dokumente werden über eine Funktionen aus der Akte in einen neuen SharePoint Teamraum kopiert, darin mit den Funktionalitäten der MS-Office Suite bearbeitet und zum Schluss über eine Funktion wieder in der Akte abgelegt - ggf. als neue Version.

  Unterstützt Ihre Lösung eine Vorgangsbearbeitung?

Ja, eigenes Produkt  ELO Produkt Standard
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten und Produkte decken Vorgangsbearbeitung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität?



Die Workflow-Komponenten sind Bestandteil des Produkte ELOenterprise und daher vollständig in die Basisfunktionalität integriert. Die Workflow-Komponenten unterstützen sowohl formalisierte, strukturierte Prozesse der E-Vorgangsbearbeitung als auch flexible Ad-hoc-Prozesse der E-Zusammenarbeit. Die Komponenten unterstützen behördliche Geschäftsgänge mit elektronischen Laufmappen, Postkörben, etc.

  Bitte markieren Sie im Folgenden welche Anforderungen für Bearbeitung und Registratur durch Ihre Lösung abgedeckt werden.

Akten, Vorgänge und Dokumente anlegen
Akten, Vorgänge und Dokumente löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente nach 4-Augen-Prinzip löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente verschieben
Akten, Vorgänge und Dokumente für andere autorisieren
Vorgänge und Dokumente abschließen
Vorgänge und Dokumente wieder in Bearbeitung nehmen
Metadaten eines Schriftgutobjekts bearbeiten
Mehrere Artefakte (Dokumente/Bilder/etc) zu einem Schriftgutobjekt in einem Arbeitsschritt hinzufügen (Stichwort batch-update)
Termine/Fristen von Schriftgutobjekten einsehen
Termine/Fristen von Dokumenten kalendarisch verwalten
Termine in Vorgängen mit Exchange/Outlook abgleichen
Änderungen an Schriftgutobjekten abonnieren
Beteiligungsprozesse initiieren
An Beteiligungsprozessen teilnehmen
Beteiligungsprozesse ad hoc ändern
Beteiligungsprozesse abbrechen
Den Aktenplan bearbeiten
Kennzeichenregelsätze anlegen und bearbeiten
Kennzeichenregelsätze Organisationseinheiten zuordnen

  Kann aus der Bearbeitung heraus eine elektronische Signatur von Schriftgut erfolgen und eine Signaturprüfung stattfinden?

Ja
Nein

  Unterstützt die Vorgangsbearbeitung aktive Benachrichtigung (push-notification)?

Ja
Nein

  Unterstützt Ihre Lösung eine Langzeitspeicherung?

Ja, eigenes Produkt  ELO Governikus LZA Connector
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten/Produkte decken Langzeitspeicherung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität? Gibt es Schnittstellen zu Langzeitarchivierungssystemen?


Die Langzeitspeicherung ist über das Produkt Governikus LZA abgedeckt. Dieses realisert die beweiswerterhaltende Langzeitaufbewahrung gemäß der Technischen Richtlinie TR-ESOR (03125) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die Integration erfolgt technisch über den ELO Governikus LZA Connector (Middleware). Wann die Übergabe an das Governikus LZA erfolgt, wird projektspezifisch konfiguriert.

  Unterstützt Ihre Lösung eine Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A?

Ja, beim Import
Ja, beim Export
Nein

  Welche DMS-Grundfunktionen unterstützt Ihre Lösung?

Versionierung
Locking/Sperren
Autorisierung
Technische Protokollierung
Andere

  Ist die Lösung konform zu ECM-Standards?

DoD5015
MoReq2010
AIIM
Andere

  Lässt sich eine Vererbung von Metadaten in der Objekthierarchie (Akte/Vorgang/Dokument) konfigurieren?

Ja
Nein

  Werden Berechtigungen von einer Akte auf einen neuen Vorgang vererbt?

Ja
Nein

  Existiert eine rollenbasierte Rechteverwaltung für den Zugriff und die Bearbeitung von einzelnen Metadaten?

Ja
Nein

  Werden Metadaten versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Werden Hierarchieelemente (Akten/Vorgänge/Dokumente) versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Sind Löschvorgänge in der Versionierung sichtbar?

Ja
Nein

  Unterstützt die Lösung dynamische Beteiligungsprozesse?

Ja
Nein

  Eine Suche auf Schriftgutobjekten unterstützt folgende Funktionalitäten

Die Suche nach Akten/Vorgängen/Dokumenten über Metadatenfelder
Die Volltext-Suche nach Dokumenteninhalten
Suchkriterien können personalisiert gesichert und wiederverwendet werden
Ergebnisslisten können exportiert werden (z.B. CSV/Excel/Datei)
Die Suche liefert Vorschaubilder für Dokumente/Bilder
Suchergebnisse lassen sich nach Metadaten sortieren
Suchergebnisse werden direkt referenziert
Suchergebnisse können innerhalb der Plattform weitergegeben werden
Kann auf Drittkomponenten ausgeweitet werden (Enterprise-Search z.B. Fileserver/Exchange)
Rechtebasierte Darstellung von Resultaten (u.a. keine Darstellung von Inhalten ohne Berechtigung)

  Können Organisationsstrukturen mit hierarchischen Beziehungen in Ihrer Lösung hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Wie erfolgt die Vergabe von Kennzeichen für Schriftgutobjekte (z.B. Aktenzeichen oder Dokumentenkennzeichen)?

Automatisch
Manuell

  Können Dokumente von der informellen zur formellen Bearbeitung übergeben werden?

Ja
Nein

  Bitte geben Sie an, in welchen Abständen ungefähr neue Haupt-Versionen für die von Ihnen eingesetzten Komponenten erscheinen?

Jährlich
Halbjährlich
Alle Monate  6
Andere  Alle zwei Jahre.

  Wenn Open-Source Komponenten/Bibliotheken verwendet werden, wie gewährleisten Sie Aktualität und Sicherheit Ihres Produkts bei Änderungen?

Es werden keine Open-Source Komponenten verwendet.

  Werden technische Protokolle zentral gesammelt oder dezentral in den Teilkomponenten abgelegt?

Zentral
Dezentral

  Unterstützt die Lösung ein 4-Augen-Prinzip zum Zugriff auf Protokolldaten?

Ja
Nein

  Wie werden Protokolle und Logs vor unberechtigtem Zugriff geschützt?

Die Protokolle und Logs werden als eigenständige Objekte in der mit ELOenterprise verbundendenen Datenbank verwaltet. Sie unterliegen den gleichen Sicherheitsmechanismen wie alle anderen in der E-Akte verwalteten Dokumente. Zugriffsberechtigungen werden über das zentrale im Produkt integrierte Rollen- und Rechtemanagement erteilt.
Technische Log-Dateien der Systemkomponenten werden zentral oder auf Wunsch dezentral an einem gesicherten Ort gesammelt.

  Gibt es ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement?

Ja
Nein

  Können Organisationseinheiten/Rollen und Benutzer dynamisch angelegt/bearbeitet/gelöscht werden?

Ja
Nein

  Wird eine Synchronisation des Rollen-/Rechtemodells mit einem Verzeichnisdienst (LDAP/AD/etc) unterstützt?

Ja
Nein

  Können alle administrativen Tätigkeiten über ein Web-Portal bedient werden?

Ja, zentral
Ja, dezentral
Nein

  Können in der Lösung Namensbildungsregeln definiert und hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Können beliebige Objekttypen 1definiert werden?

Ja
Nein

  Kann die Hierarchiestruktur von Schriftgutobjekten regelbasiert beschränkt werden? (Beispiel: Akte->Vorgang->Dokument oder 4/5 stufiger Aktenplan)

Ja
Nein

  Als Administrator möchte ich drei unterschiedliche Nutzer anlegen. Alle Nutzer arbeiten gemeinsam in einer Unterarbeitsgruppe. Nutzer A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen. Nutzer B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben. Die Unterarbeitsgruppe arbeitet mit vertraulichen Dokumenten, daher benötigen die Mitarbeiter mindestens eine 2-Faktor-Authentisierung.

Alle Nutzer der Unterarbeitsgruppe müssen sich über ein externes Authentifizierungssystem im Rahmen einer 2-Faktor-Authentisierung nach dem Prinzip "Besitzen und Wissen" (z. B. mittels Smartcard und PIN) am System anmelden.
In ELOenterprise wird eine Ablagestruktur "Unterarbeitsgruppe" zur Aufnahme der Akten und Dokumente angelegt.
Zusätzlich wird eine Gruppe "Unterarbeitsgruppe" angelegt und mit den Rechten "Dokumente erstellen", "Dokumente bearbeiten" und "Dokumente lesen" in der Ablagestruktur "Unterarbeitsgruppe" versehen. Der Gruppe "Unterarbeitsgruppe" werden die oben genannten Nutzer zugewiesen. Nur diese haben Zugriff auf die Ablagestruktur "Unterarbeitsgruppe" gem. den der Gruppe zugewiesenen Rechten. Nur Nutzer B erhält individuell und zusätzlich die Berechtigung "Dokumente zur Weiterleitung freigeben". Alternativ kann auch eine Gruppe "Unterarbeitsgruppe_Freigaben" angelegt werden und nur Nutzer B dieser Gruppe zugeordnet werden.
Screenshot 1
Screenshot 2

  Welche Sicherheits- oder Qualitätszertifizierungen (z.B. nach Common Criteria / etc.) existieren für die Lösung?

CSC ist zertifiziert nach: ISO 20000 (Service Management) and ISO 9001 (Quality Management) und CMMI Level 3.
Im Rahmen einer Evaluation nach Common Criteria werden grundsätzlich nur die Funktionen geprüft, die der Hersteller in seinem "Security Target" in Absprache mit dem Kunden modelliert. Daher ist eine Zertifizierung nur im Rahmen eines konkreten Projektes, d. h. einer konkreten Implementierung (insbes. im Rahmen einer SOA, bei der ggf. mehrere Produkte verwendet werden) möglich. Diese Zertifizierung wurde bisher in keinem Kundenprojekt gefordert. Die Komponente Governikus LZA ist evaluiert nach Protection Profile Common Criteria EAL 3+ und ist seit Mitte 2013 durch das BSI konformitätsbestätigt zur TR 03125.

  Auf welchen Ebenen wird Verschlüsselung zur Absicherung der Kommunikation bzw. des Datenbestandes eingesetzt?

Anwendungsebene – Client
Anwendungsebene – Server
Kommunikation Client/Server
Kommunikation Server/Server
Datenhaltung
Andere

  Welche Authentisierungsmechanismen und Kommunikationsstandards unterstützt Ihre Lösung?

Username/Passwort
OTP (One-Time-Passwords)
Smartcards
Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion)
Dienstausweis des Bundes
PKI mit eigenen Zertifikaten
PKI mit Zertifikaten von Drittanbietern
VPN SSL
VPN IPSec
Maschinen-Authentisierung (Hardware-Token)
TAN-Verfahren (mTAN o.ä.)
Biometrie
TLS
Andere

  Welche Authentisierungs-, SSO- und weitere Standards unterstützt Ihre Lösung?

OpenID
OAuth
SAML
Liberty Alliance Project
Kerberos
Central Authentication Service
Lightweight Third-Party Authentication
XACML
WS-Federation
WS-Security
XML Encryption
OCSP/XKMS
JAAS
Andere

  Welche Verschlüsselungsalgorithmen können in Ihrer Lösung eingesetzt werden? Geben Sie jeweils die maximale Schlüssellänge an.

SHA-2
SHA-3
RSA/DSA  2048
AES  256
RIPEMD
WHIRLPOOL (Rijmen / Baretto)
Andere

  Als Anwender möchte ich so schnell wie möglich wieder auf das System zugreifen können nachdem ich meinen Zugangstoken (bspw. Passwort, Smartcard) verloren habe.

In größeren Installationen werden zumeist Single Sign On Mechanismen verwendet, so dass die Maßnahmen nicht im Produkt angesiedelt sind, sondern der betreibenden Organisation obliegen.
In kleineren Installationen kann das Passwort von einer Rolle "Administrator" auf einen initialen Wert zurückgesetzt werden. Der Kontakt mit dem Administrator findet außerhalb des Produkts (z.B. via Telefon, E-Mail, Portal, etc) statt. Nach Anmeldung mit dem erhaltenen initialen Passwort kann der Anwender für sich ein neues Passwort vergeben.

  Als Administrator möchte ich ausschließen, dass Unbefugte auf das System zugreifen können wenn ein Anwender seinen Zugangstoken verloren hat.

In größeren Installationen werden zumeist Single-Sign-On-Mechanismen verwendet, so dass die Sperre des Anwenders nicht im Produkt angesiedelt ist, sondern der betreibenden Organisation obliegt.
In kleineren Installationen kann der Zugang für den Anwender von einer Rolle "Administrator" gesperrt werden und das Zugangstoken auf einen initialen Wert, der dem Anwender über einen sicheren Kommunikatioskanal mitgeteilt wird, zurückgesetzt werden. Der Anwender kann vom Administrator wieder "entsperrt" werden. Nach Anmeldung mit dem erhaltenen initialen Passwort kann der Anwender für sich ein neues Passwort vergeben.
Screenshot 1

  Als Administrator möchte ich einem Anwender die Berechtigungen für eine Unterarbeitsgruppe entziehen können, um Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Der Anwender wird aus der Gruppe entfernt. Hierzu dient die Gruppen- und Benutzerverwaltung. Kommt eine zentrale Benutzerverwaltung wie bspw. LDAP oder Microsoft Active Directory zum Einsatz, kann die Gruppenzugehörigkeit auch an zentraler Stelle gesteuert werden.
Screenshot 1

  Als Anwender möchte ich mit mehreren anderen Nutzern gemeinsam an einem verschlüsselten Dokument arbeiten.

Ein Dokument kann bei der Erstellung mit einem Passwort verschlüsselt werden. Alle Benutzer, welche

- Berechtigung zum Zugriff haben und
- über das Verschlüsselungspasswort verfügen

können parallel auf das Dokument zugreifen. Bei einem Zugriff wird der Benutzer aufgefordert das Passwort für die Entschlüsselung einzugeben.
Screenshot 1

  Projektsteckbrief 4

Zum aktuellen Zeitpunkt ist zur Integration der Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion) oder DE-Mail kein Referenzprojekt vorhanden.

  Ist Barrierefreiheit entsprechend BITV 2.0 umgesetzt?

Ja, entsprechend Priorität I
Ja, entsprechend Prioritat I+II
Ja, teilweise bzgl.
Nein

  Wie integriert sich die Lösung in Office-Produkte und welche Versionen werden unterstützt?

Anwender öffnen und speichern ihre Dokumente mit dem ELO Client for Microsoft Office wie gewohnt in Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft Power Point. Statt auf der lokalen Festplatte oder dem Fileserver im Unternehmensnetzwerk liegen die Dokumente aber sicher und geschützt in der E-Akte. Zudem stehen DMS-Funktionen wie das Ein- und Auschecken von Dokumenten sowie die Versionshistorie zur Verfügung. Der Anwender kann einfach durch den Aktenplan sowie Akten navigieren und die relevanten Dokumente direkt in MS Office abrufen.
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2007/2010/2013+
OpenOffice/LibreOffice
Lotus Symphony
Andere  Anwender öffnen und speichern ihre Dokumente mit dem ELO Client for Microsoft Office wie gewohnt in Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft Power Point. Statt auf der lokalen Festplatte oder dem Fileserver im Unternehmensnetzwerk liegen die Dokumente aber sicher und geschützt in der E-Akte. Zudem stehen DMS-Funktionen wie das Ein- und Auschecken von Dokumenten sowie die Versionshistorie zur Verfügung. Der Anwender kann einfach durch den Aktenplan sowie Akten navigieren und die relevanten Dokumente direkt in MS Office abrufen.

  Wie integriert sich die Lösung in den Email-Client und welche Email-Clients werden unterstützt?

Die Integration erfolgt über den ELO Outlook-Client. Über effiziente Suchmechanismen oder die Navigation im Aktenplan kann der Anwender jederzeit aus Outlook heraus auf Akten und Dokumente in der E-Akte zugreifen. Empfangene E-Mail und Dokument-Anhänge können direkt in der E-Akte abgelegt werden. Umgekehrt können zu versendende Dokumente entweder als Referenz (Dokumenten-Link) an Adressaten, die Zugriff auf die E-Akte haben, oder als Datei an Adressaten, die keinen Zugriff auf ELO haben, versendet werden. Mitarbeiter, die primär mit Outlook zusammenarbeiten, können Outlook ggf. als Client im Rahmen der E-Zusammenarbeit nutzen.
Microsoft Outlook 2003+
Mozilla Thunderbird
Apple Mail
Andere

  Wie integriert sich die Lösung in das Dateisystem?

Drag & Drop zwischen Client und Dateimanager
Virtuelles Laufwerk
Kontextmenü
Andere

  Existiert eine Web-basierte Oberfläche (Portal) zur fachlichen Bearbeitung?

Ja
Nein

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern sind im Portal direkt einsehbar?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
Bild (PNG)
Bild (GIF)
Bild (TIFF)
Audio (MP3)
Audio (FLAC)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Bild (JPG)
Bild (BMP)
Audio (WAV)
Audio (OGG)
Andere

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern können im Portal direkt bearbeitet werden?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Andere

  Ist die web-basierte Oberfläche für mobile Endgeräte optimiert?

Ja
Nein

  Lassen sich Ordner/Schriftgutobjekte in der Benutzeroberfläche per Drag&Drop innerhalb einer Aktenstruktur verschieben?

Ja
Nein

  Wie wird die Gültigkeit einer Signatur dem Benutzer dargestellt?

Der Empfänger oder ein automatischer Prozess verifiziert mit einer projektspezifischen Prüfsoftware die Gültigkeit einer Signatur. Die Signatur kann dabei projektspezifisch in der Nutzdatei selbst (embedded) oder außerhalb dieser (detached) vorliegen. Das Ergebnis der Prüfung wird in der E-Akte in einem oder mehreren Metadatenfeldern, ggf. auch farblich (invalid=rot, unknown=gelb, valid=grün) zum signierten Objekt dargestellt.

  Wie wird die Authentizität einer Signatur / eines eID-Feldes (nPA) bei Schriftgut sowie einer DE-Mail dem Anwender dargestellt?

Der neue Personalausweis kann zur Authentifizierung, d. h. zur Identifizierung einer Person mit Hilfe einer von dieser eingegebenen PIN dienen. Die Authenzität ist dabei während der Verwendung des nPA/PIN-Eingabe ggf. bereits außerhalb der E-Akte festzustellen und gemeinsam mit dem übermittelten Dokument zu dokumentieren. Das Ergebnis dieser Dokumentation wird dann an die E-Akte übertragen und dort in einem oder mehreren Metadatenfeldern dargestellt. Auch bei DE-Mail ist vorab die Identifikation des Nutzers nötig. Das Verfahren ist daher analog zum Verfahren bei Verwenung des nPA.

  Ist eine graphische Darstellung und Navigation durch den Aktenplan möglich? Fügen Sie einen Screenshot zur Verdeutlichung bei.

Ja
Screenshot 1
Nein

  Als Anwender möchte ich möglichst intuitiv durch den Aktenplan navigieren, um eine lange Einarbeitungszeit in das System zu vermeiden.

Die Navigation durch den Aktenplan erfolgt an Hand eines grafisch dargestellten Aktenplan-Baums, dessen einzelne Knoten auf- und ausgeblendet werden können (Screeshot 1). Um einen möglichst schnellen Zugriff auf den am häufigst verwendeten Teil des Aktenplans zu gewährleisten können Teilansichten auf den Aktenplan erstellt werden.

Informationen zu dem ausgewählten Aktenplan-Element können Anwender direkt einsehen.

Dese Komfortfunktionen stehen ebenfalls in Web-Portal bereit (Screenshot 2).
Screenshot 1

  Projektsteckbrief 5

Durch den Einsatz von Clients "ELO for Mobile Devices", verfügbar für Android, Blackberry 10 und iOS, greifen Mitarbeiter von unterwegs oder außerhalb ihres Arbeitsplatzes über eine gesicherte Verbindung auf Inhalte von Akten und Vorgängen zu. Dokumente können angezeigt und abgelegt werden. Auch kann an Geschäftsgängen/ Workflows teilgenommen werden, wie bspw. einem Mitzeichnungsverfahren. Die integrierten Social Media Komponenten, wie der ELO Dokumenten-Feed, informiert über die aktuellen Bearbeitungsschritte von Verfahren, Akten sowie Dokumnten und erlaubt es, den beteiligten Mitarbeitern direkt Kontakt aufzunehmen. Einzelne Akten, Aktenplanstrukturen, Vorgänge und Dokumente können auf dem mobilen Gerät offline Verfügbar gehalten werden.