Die elektronische Akte (E-Akte) Anbieterbefragung

Das E-Government-Gesetz vom August 2013 sieht für Bundesbehörden ab 2020 verpflichtend eine elektronische Aktenführung vor. Daher befragt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT Anbieter, die sich mit Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit auf dem Markt positionieren.

August 2015 - Öffnung der Umfrage: Aufgrund des starken Interesses wird die Plattform (ursprünglich Mai-August 2014) pünktlich zum Jahrestag in ein offenes Format überführt. Teilnehmende Unternehmen können ihre bisherigen Angaben jederzeit über das Format aktualisiert einsenden, neue Teilnehmer sind herzlich eingeladen, ihre Angaben dem aktuellen Bestand hinzuzufügen.

Die Umfrage beinhaltete quantitative wie qualitative Fragestellungen, sowohl fachlicher als auch technischer Natur und bietet eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.

Die Umfrage bietet:

  • Eine Marktübersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
  • Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Kontext E-Akte
  • Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von User-Stories
  • Referenzprojekte der Unternehmen als funktionale Integrationsbeispiele
  • Eine fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung
  • Als Resultat eine öffentliche Web-Plattform mit Filter- und Vergleichsfunktion

Die Inhalte der Umfrageresultate liegen in Verantwortung und Besitz der jeweiligen Unternehmen.


 

Zurück zur Übersicht   Druckansicht

Ceyoniq Technology GmbH

Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller der Informationsplattform nscale 7vecto, die nachhaltig das Informations- und Dokumentenmanagement sowie die komplexen Geschäfts- und Kommunikationsprozesse optimiert.

  Wo befindet sich der Stammsitz Ihres Unternehmens? Falls Ihr Unternehmen seinen Stammsitz im Ausland hat, existiert eine deutsche Niederlassung?

Bielefeld

  Unterliegt Ihr Unternehmen dem deutschen Rechtsrahmen?

Ja
Nein

  Seit wann ist Ihr Unternehmen als Softwareanbieter- oder Systemintegrator auf dem Markt tätig?

1980

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat Ihr Unternehmen?

ca. 150

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ungefähr im Bereich DMS, ECM oder VBS tätig?

120

  Welchen Umsatz macht Ihr Unternehmen im Bereich DMS/ECM jährlich?

12 mio €

  Welchen Marktanteil hat Ihr Unternehmen im Verwaltungssektor?

Der Marktanteil ist stetig wachsend, eine genauer Anteil kann nicht beziffert werden.

  Geben Sie bitte eine Kontaktadresse für weitere Informationen zu Ihrer Lösung an.

Name
Christian Hanisch
Anschrift
Boulevard 9, 33613 Bielefeld
Telefon
+49 521 9318 1000
E-Mail
c.hanisch@ceyoniq.com

  Beschreiben Sie kurz und knapp die Architektur einer möglichen Lösung im Kontext E-Akte/DMS, basierend auf Ihren oder den von Ihnen ausgewählten Produkten. Gehen Sie dabei soweit vorhanden auch auf Komponenten/Bausteine zu E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit ein. Fügen Sie dem Formular eine Architekturskizze/-grafik zur Verdeutlichung bei und visualisieren Sie dabei Aspekte zur Modularität der Komponenten, Schnittstellen und zum Deployment (PaaS, SaaS, etc.).

Die gesamte nscale Systemumgebung basiert auf zwei Basiskomponenten - nscale Application Layer und nscale Sorage Layer. Zusammengefasst ergibt das den nscale Server (mittig in dem Screenshot). Dieser nscale Server ist die Basis. Alle nscale Produkte (nscale Invoice Management / Contract Management / E-Mail Archivierung / Office Integrator / nscale BPM etc.) basieren auf diesen Server. nscale bietet darüber hinaus diverse Clients an, um auf diesen nscale Server zuzugreifen (nscale Cockpit / Desktop Filesystem / Web / Mobile etc.). Auch eine Integration von nscale in bestehende Systeme ist über diverse Standard-Schnittstellen, aber auch der offenen API sichergestellt. Die Dokumente / Daten selbst werden dann über den Storage Adapter auf ein entsprechendes Storage Medium geschrieben.
Das gesamte nscale System kann lokal auf eigenen Server oder über ein Rechenzentrum via SaaS bereitgestellt werden. Im letzteren Fall wird bei dem Unternehmen selbst nur noch der entsprechende Zugriffsclient benötigt.
Für eine einfache E-Akten Lösung ist individuell zu definieren, welche Dimension das nscale System annehmen soll. Je nach Anwendungsfall werden die entsprechend benötigten Komponenten lizenziert. Da die Basis immer dieselbe ist, ist bei einem späteren Upgrade des nscale System keine Erweiterung des Servers notwendig.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung CMIS als Schnittstelle zum DMS?

Ja, CMIS-Version  die stets aktuelle
Herstellerspezifische Erweiterungen
Nein

  Welche weiteren Schnittstellen und Datenaustauscheformate stellt die Lösung für den Austausch von Daten mit und die Anbindung von Drittkomponenten zur Verfügung?

WebDAV
CIFS
JCR
SOAP
REST
IMAP
XDOMEA
Andere

  Für welche Identitäts- respektive Verzeichnisdienste bietet Ihre Lösung eine Schnittstelle?

Open LDAP
Microsoft Active Directory
X.509 Zertifikat-basierte Authentifizierung
Oracle Internet Directory
IBM Directory Server
Novell Directory Server
Andere  PKI / Zertifikatsbasierte Authentisierun

  Welche Workflow-Standards und Formate werden im Workflowsystem bzw. der Vorgangsbearbeitung (so vorhanden) unterstützt?

BPMN 2.0
WS-BPEL 2.0
XPDL
EPK
Andere  jPDL

  Ist ein Werkzeug für die Bearbeitung, die Erstellung und die Überprüfung von Workflows verfügbar?

Ja, Produkt  nscale Process Designer
Ja, Drittanbieter
Nein

  Welche der Komponenten sind modular gehalten und können dediziert respektive entkoppelt betrieben werden?

DMS
VBS/WF-System
Records Management / Registratur
Portal-System
Kollaboration
Andere  Archiv

  Auf welcher technologischen Basis baut Ihre beschriebene Architektur auf? Werden die für die öffentliche Verwaltung geltenden Vorgaben (z.B. SAGA 5) berücksichtigt?

Java
.NET
C#
Andere

  Auf welchen Ebenen ist die Lösung mandantenfähig?

Hardware
Betriebssystem/Virtualisierer
Datenbank
Anwenderschicht
Andere

  Wie skaliert das System bzgl. der Anzahl von verwalteten Objekten, Dokumenten, Mandanten und Anwendern? Erklären Sie die Skalierung exemplarisch anhand eines einfachen definierten Deployments.

Mit jedem nscale Application Layer Knoten können bis zu 2000 Benutzer performant und parallel arbeiten. Ist zu erwarten, dass mehr Benutzer parallel mit dem nscale Server arbeiten, ist eine zweite Application Layer Instanz bereitzustellen.
Beliebig viele nscale Application Layer Instanzen können im Verbund einen nscale Server Cluster bilden.
Im Gegensatz zu einem Hardware Cluster ist der nscale Server Cluster softwarebasierend, d. h. mehrere nscale
nscale Application Layer Instanzen bilden zusammen einen Cluster.

  Welche Clients und Client-Typen werden für den Zugriff auf Ihre Lösung unterstützt?

Fat-Client
Remote-Editing / Terminal-Client
Browser Client auf Basis von HTML/CSS
Browser Client auf Basis von HTML5/CSS3
Browser Client auf Basis von ActiveX
Browser Client auf Basis von Flash
Browser Client auf Basis von Java
Smartphone/Tablet – App
Andere

  Welche Client-Betriebssysteme werden in welchen Versionen unterstützt?

Windows
Vista
7
8
Mac OS X
10.6
10.7
10.8
10.9
Linux Derivate
Android
3.x
4.0.x
4.1/2/3.x
4.4
Blackberry
7
10
iOS
5.x
6.x
Windows Phone
7
8
Andere

  Welche Lizenzmodelle kommen für Ihre Lösung in Frage?

Die Lizenzmodelle sind je nach Anforderung flexible gestaltet und richten sich nach den heutigen Standardmodellen.

  Basieren Komponenten Ihrer Lösung im Bereich DMS,ECM, VBS auf Open-Source-Software? Wenn ja, welche OSS findet Verwendung?

Ja,  Für die Schaffung der nscale Infrastruktur (Server und DB) können OpenSource Produkte verwendet und genutzt werden (z.B. Linux / PostgreSQL)
Nein

  Projektsteckbrief 1

Jedes Kundenprojekt hat dieselbe nscale Architektur im Einsatz. Je nach Anforderung und Ausprägung sind mehrere nscale Komponenten und Module im Einsatz.
Entsprechende Referenzprojekte beginnen mit Nutzerzahlen < 10 und können bis zu > 35.000 Nutzer aufweisen.

  Projektsteckbrief 2

Da ein DMS in der Regel nicht das führende System in einem Unternehmen ist, sind Integrationen in bestehende Anwendungen selbstverständlich.
Dabei integriert sich nscale in sämtliche Fachverfahren / Fremdsysteme. Dafür bietet nscale eine eigene Komponente an, die sich nahtlos in alle Systeme einbinden lässt - nscale xternal Connector oder es kann die bestehende nscale API genutzt werden. Unter anderem kann damit eine bidirektionale Schnittstelle erstellt werden, Dokumente aus dem Fachverfahren in das DMS manuell oder automatisch importiert werden und / oder eine Navigation aus dem Fachverfahren in das DMS realisiert werden.
Für diverse Fremdsysteme / Anwendungen gibt es bereits Standard-Schnittstellen (Auszug: SAP, Dynamics NAV, Sharepoint, Exchange, MS Office, CAD-Systeme, u.v.m.)
Der Umfang der Projekte variiert aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen. Nutzerzahlen von 10 - 35.000.

  Projektsteckbrief 3

Da die meisten DMS Projekte sukzessiv eingeführt werden, wird in dem ersten Schritt ein kleiner Benutzerkreis / eine Abteilung für die Einführung ausgewählt. Daher ist in diesen Fällen bei der Einführung eine niedrige Skalierung des Servers vorgesehen. Nach erfolgreicher Einführung werden weitere Abteilungen / Prozesse in dem Unternehmen mit nscale unterstützt. Das hat zur Folge, dass der nscale Server weiter ausgebaut werden muss, damit mehr Anwender, Dokumente, Mandanten mit nscale arbeiten können. Doch die flexible Skalierbarkeit des nscale Servers lässt dieses Vorhaben ohne weitere Installationen der eigentlichen Basis zu.
Auch das nachträgliche Hinzufügen von Templates / Lösungen (nscale CM / IM / HR / RE etc.) ist ohne Weiteres möglich, ohne die komplette nscale Serverlandschaft neu zu definieren / konfigurieren.

  Unterstützt die angebotene Lösung kollaboratives Arbeiten im Sinne von Echtzeitkommunikation und gleichzeitigem Arbeiten an Dokumenten mit mehreren Autoren?

Ja
Nein

  Welche Komponenten bietet Ihre Lösung zum kollaborativen Arbeiten?

Wiki
Groupware
Portale
A/V-Konferenzen
Chat
Blog
Teamroom
Gleichzeitiges/Paralleles Arbeiten in Dokumenten
Andere

  Als AnwenderIn möchte ich formlos einen Antrag parallel mit anderen Anwendern bearbeiten können, um mir Unterstützung und Expertise meiner Mitarbeiter einzuholen.

  Unterstützt Ihre Lösung eine Vorgangsbearbeitung?

Ja, eigenes Produkt  nscale BPM
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten und Produkte decken Vorgangsbearbeitung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität?

Im nscale Sever enthalten ist eine komplett integrierte Workflow-Komponente - nscale BPM. Mit dieser Komponente lassen sich alle für das Unternehmen wichtigen Prozesse / Vorgänge digital abbilden. Im Zusammenspiel mit den nscale Clients (nscale Cockpit / nscale Desktop Filesystem / nscale web / nscale mobile) lassen sich so alle Dokumente und Akten innerhalb des DMS verarbeiten.
Da alle nscale Komponenten auf der gleichen Basis (nscale Server) arbeiten, ist eine Integration der Komponenten in das Basissystem selbstverständlich.

  Bitte markieren Sie im Folgenden welche Anforderungen für Bearbeitung und Registratur durch Ihre Lösung abgedeckt werden.

Akten, Vorgänge und Dokumente anlegen
Akten, Vorgänge und Dokumente löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente nach 4-Augen-Prinzip löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente verschieben
Akten, Vorgänge und Dokumente für andere autorisieren
Vorgänge und Dokumente abschließen
Vorgänge und Dokumente wieder in Bearbeitung nehmen
Metadaten eines Schriftgutobjekts bearbeiten
Mehrere Artefakte (Dokumente/Bilder/etc) zu einem Schriftgutobjekt in einem Arbeitsschritt hinzufügen (Stichwort batch-update)
Termine/Fristen von Schriftgutobjekten einsehen
Termine/Fristen von Dokumenten kalendarisch verwalten
Termine in Vorgängen mit Exchange/Outlook abgleichen
Änderungen an Schriftgutobjekten abonnieren
Beteiligungsprozesse initiieren
An Beteiligungsprozessen teilnehmen
Beteiligungsprozesse ad hoc ändern
Beteiligungsprozesse abbrechen
Den Aktenplan bearbeiten
Kennzeichenregelsätze anlegen und bearbeiten
Kennzeichenregelsätze Organisationseinheiten zuordnen

  Kann aus der Bearbeitung heraus eine elektronische Signatur von Schriftgut erfolgen und eine Signaturprüfung stattfinden?

Ja
Nein

  Unterstützt die Vorgangsbearbeitung aktive Benachrichtigung (push-notification)?

Ja
Nein

  Unterstützt Ihre Lösung eine Langzeitspeicherung?

Ja, eigenes Produkt  nscale LZA / Middleware Governikus LZA
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten/Produkte decken Langzeitspeicherung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität? Gibt es Schnittstellen zu Langzeitarchivierungssystemen?

Governikus LZA als Modul der DMS-Lösung, damit sind sowohl ArchiSig, Krypto und ArchiSafe - Konzepte implementiert.

  Unterstützt Ihre Lösung eine Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A?

Ja, beim Import
Ja, beim Export
Nein

  Welche DMS-Grundfunktionen unterstützt Ihre Lösung?

Versionierung
Locking/Sperren
Autorisierung
Technische Protokollierung
Andere

  Ist die Lösung konform zu ECM-Standards?

DoD5015
MoReq2010
AIIM
Andere

  Lässt sich eine Vererbung von Metadaten in der Objekthierarchie (Akte/Vorgang/Dokument) konfigurieren?

Ja
Nein

  Werden Berechtigungen von einer Akte auf einen neuen Vorgang vererbt?

Ja
Nein

  Existiert eine rollenbasierte Rechteverwaltung für den Zugriff und die Bearbeitung von einzelnen Metadaten?

Ja
Nein

  Werden Metadaten versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Werden Hierarchieelemente (Akten/Vorgänge/Dokumente) versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Sind Löschvorgänge in der Versionierung sichtbar?

Ja
Nein

  Unterstützt die Lösung dynamische Beteiligungsprozesse?

Ja
Nein

  Eine Suche auf Schriftgutobjekten unterstützt folgende Funktionalitäten

Die Suche nach Akten/Vorgängen/Dokumenten über Metadatenfelder
Die Volltext-Suche nach Dokumenteninhalten
Suchkriterien können personalisiert gesichert und wiederverwendet werden
Ergebnisslisten können exportiert werden (z.B. CSV/Excel/Datei)
Die Suche liefert Vorschaubilder für Dokumente/Bilder
Suchergebnisse lassen sich nach Metadaten sortieren
Suchergebnisse werden direkt referenziert
Suchergebnisse können innerhalb der Plattform weitergegeben werden
Kann auf Drittkomponenten ausgeweitet werden (Enterprise-Search z.B. Fileserver/Exchange)
Rechtebasierte Darstellung von Resultaten (u.a. keine Darstellung von Inhalten ohne Berechtigung)

  Können Organisationsstrukturen mit hierarchischen Beziehungen in Ihrer Lösung hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Wie erfolgt die Vergabe von Kennzeichen für Schriftgutobjekte (z.B. Aktenzeichen oder Dokumentenkennzeichen)?

Automatisch
Manuell

  Können Dokumente von der informellen zur formellen Bearbeitung übergeben werden?

Ja
Nein

  Bitte geben Sie an, in welchen Abständen ungefähr neue Haupt-Versionen für die von Ihnen eingesetzten Komponenten erscheinen?

Jährlich
Halbjährlich
Alle Monate
Andere  Verschiebungen möglich

  Wenn Open-Source Komponenten/Bibliotheken verwendet werden, wie gewährleisten Sie Aktualität und Sicherheit Ihres Produkts bei Änderungen?

Es werden keine Open-Source Komponenten / Bibliotheken verwendet.

  Werden technische Protokolle zentral gesammelt oder dezentral in den Teilkomponenten abgelegt?

Zentral
Dezentral

  Unterstützt die Lösung ein 4-Augen-Prinzip zum Zugriff auf Protokolldaten?

Ja
Nein

  Wie werden Protokolle und Logs vor unberechtigtem Zugriff geschützt?

Protokolle (Audit Log) werden wie Dokumente innerhalb des Archives (Storage Layer) abgelegt und verwaltet, damit unterliegen sie den gleichen Sicherheitsmechanismen wie die Dokumente.

Der nscale Server bietet mit der Aktivierung der Audit-Protokollierung die Möglichkeit, alle Änderungen an der Konfiguration und den Nutzdaten lückenlos zu überwachen. Hierzu ist die Audit-Protokollierung einzuschalten und den Anforderungen entsprechend anzupassen.

  Gibt es ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement?

Ja
Nein

  Können Organisationseinheiten/Rollen und Benutzer dynamisch angelegt/bearbeitet/gelöscht werden?

Ja
Nein

  Wird eine Synchronisation des Rollen-/Rechtemodells mit einem Verzeichnisdienst (LDAP/AD/etc) unterstützt?

Ja
Nein

  Können alle administrativen Tätigkeiten über ein Web-Portal bedient werden?

Ja, zentral
Ja, dezentral
Nein

  Können in der Lösung Namensbildungsregeln definiert und hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Können beliebige Objekttypen 1definiert werden?

Ja
Nein

  Kann die Hierarchiestruktur von Schriftgutobjekten regelbasiert beschränkt werden? (Beispiel: Akte->Vorgang->Dokument oder 4/5 stufiger Aktenplan)

Ja
Nein

  Als Administrator möchte ich drei unterschiedliche Nutzer anlegen. Alle Nutzer arbeiten gemeinsam in einer Unterarbeitsgruppe. Nutzer A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen. Nutzer B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben. Die Unterarbeitsgruppe arbeitet mit vertraulichen Dokumenten, daher benötigen die Mitarbeiter mindestens eine 2-Faktor-Authentisierung.

Im nscale Administrator werden die drei Benutzer angelegt.
Alle drei Benutzer werden der Unterarbeitsgruppe / Gruppe hinzugefügt. (Screenshot 1) Damit haben die drei Benutzer die selben Berechtigungen.
Im Vorfeld wurde diese Gruppe mit den entsprechenden Rechten ausgestattet (Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen). (Screenshot 2)

Für Benutzer B wird eine eigene Berechtigungsrolle angelegt die an dem Prozess "Umlaufmappe" teilnehmen darf, zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben.

Mit der im Standard enthaltene nscale Umlaufmappe kann die 2-Faktoren-Authentisierung (für alle, die Berechtigt sind, an dem Prozess "Umlaufmappe" teilzunehmen) für vertrauliche Dokumente genutzt werden.
Screenshot 1
Screenshot 2

  Welche Sicherheits- oder Qualitätszertifizierungen (z.B. nach Common Criteria / etc.) existieren für die Lösung?

Die Komponente Governikus LZA ist mit dem Kryptomodul und dem ArchiSig Modul Bestandteil der Anwendung des IT-Planungsrates und evaluiert nach Protection Profile Common Criteria EAL 3+ Das Gesamtprodukt Governikus LZA ist seit Mitte 2013 durch das BSI konformitätsbestätigt zur TR 03125.

  Auf welchen Ebenen wird Verschlüsselung zur Absicherung der Kommunikation bzw. des Datenbestandes eingesetzt?

Anwendungsebene – Client
Anwendungsebene – Server
Kommunikation Client/Server
Kommunikation Server/Server
Datenhaltung
Andere

  Welche Authentisierungsmechanismen und Kommunikationsstandards unterstützt Ihre Lösung?

Username/Passwort
OTP (One-Time-Passwords)
Smartcards
Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion)
Dienstausweis des Bundes
PKI mit eigenen Zertifikaten
PKI mit Zertifikaten von Drittanbietern
VPN SSL
VPN IPSec
Maschinen-Authentisierung (Hardware-Token)
TAN-Verfahren (mTAN o.ä.)
Biometrie
TLS
Andere

  Welche Authentisierungs-, SSO- und weitere Standards unterstützt Ihre Lösung?

OpenID
OAuth
SAML
Liberty Alliance Project
Kerberos
Central Authentication Service
Lightweight Third-Party Authentication
XACML
WS-Federation
WS-Security
XML Encryption
OCSP/XKMS
JAAS
Andere  Negotiate/NZLMv2

  Welche Verschlüsselungsalgorithmen können in Ihrer Lösung eingesetzt werden? Geben Sie jeweils die maximale Schlüssellänge an.

SHA-2
SHA-3
RSA/DSA  2048
AES  256
RIPEMD
WHIRLPOOL (Rijmen / Baretto)
Andere  PBKDF2

  Als Anwender möchte ich so schnell wie möglich wieder auf das System zugreifen können nachdem ich meinen Zugangstoken (bspw. Passwort, Smartcard) verloren habe.

nscale selbst bietet im Standard-Umfang keine Routine, damit Anwender direkten Kontakt über das System zu einem Administrator bekommt. Im realen Projektumfeld wird das noch über die direkte Kommunikation per Telefon oder per E-Mail gelöst. Der Administrator kann dann entsprechend handeln und den nscale Benutzer wieder aktivieren (automatisches deaktivieren des Accounts nach wiederholter Eingabe des falschen Passworts) oder das Passwort neu vergeben. (Screenshot 1)

Der Anwender selbst hat jederzeit die Möglichkeit, sein Passwort zu ändern (falls die Option zentral im nscale Administrator erlaubt wurde) (Screenshot 2)
Screenshot 1
Screenshot 2

  Als Administrator möchte ich ausschließen, dass Unbefugte auf das System zugreifen können wenn ein Anwender seinen Zugangstoken verloren hat.

nscale unterstützt hierbei alle gängigen und bekannten Verfahren, wie dies auch im Windows Umfeld bekannt ist. So können Passwörter ablaufen, gesperrt werden oder besonderen Anforderungen unterliegen.

Sollte ein Benutzer sich in der Windows-Umgebung durch falsche Eingabe von Passwörter ausschließen, dann wird das auch an nscale weitergeleitet. Das geschieht durch die LDAP Synchronisierung. Damit ist sichergestellt, dass Unbefugte nicht auf das System zugreifen können.

Manuell kann der Administrator Benutzer in dem nscale Administrator sperren und entsperren (Screenshot 1)
Screenshot 1

  Als Administrator möchte ich einem Anwender die Berechtigungen für eine Unterarbeitsgruppe entziehen können, um Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Dafür steht Ihnen wieder der nscale Administrator zur Verfügung:
Der Nutzer C wird aus der Gruppe entfernt. Resultierend hieraus hat er keine Berechtigungen mehr die die Gruppe ‚Unterarbeitsgruppe‘ besitzt. Sehen Sie dazu den Screenshot 1.
Screenshot 1

  Als Anwender möchte ich mit mehreren anderen Nutzern gemeinsam an einem verschlüsselten Dokument arbeiten.

Ein paralleler Zugriff auf verschlüsselte Dokumente ist mit nscale generell möglich. Allerdings kann nur ein Anwender das Dokument bearbeiten. Andere Anwender können das Dokument zu dieser Zeit nur öffnen, aber nicht bearbeiten.

  Projektsteckbrief 4

Die DMS-/ECM-Lösung nscale 7vecto integriert sich nahtlos über standardisierte Schnittstellen in das De-Mail-Szenario. Der nscale Server verfügt zudem über eine eigene SMTP Schnittstelle (Simple Mail Transfer Protocol). Das SMTP Interface ermöglicht überdies die Nutzung des nscale Servers als E-Mail-Server zwecks Versand und Empfang von E-Mails (De-Mail).
Der Ablauf des Verschickens einer De-Mail ist hierbei ebenso einfach wie intuitiv. Lediglich die E-Mail-Adresse des Empfängers lässt erkennen, dass eine De-Mail verschickt wird. Für den Anwender ist dieser Vorgang völlig transparent und unterscheidet sich in keinster Weise vom Verschicken einer normalen E-Mail. Über die Oberfläche von nscale Cockpit wird der E-Mail-Dialog gestartet, um beispielsweise einen Vertragsentwurf oder ein behördliches Dokument zu verschicken. Der Empfang von De-Mails verhält sich hierbei genauso einfach und
und transparent wie das Versenden einer De-Mail.

  Ist Barrierefreiheit entsprechend BITV 2.0 umgesetzt?

Ja, entsprechend Priorität I
Ja, entsprechend Prioritat I+II
Ja, teilweise bzgl.
Nein

  Wie integriert sich die Lösung in Office-Produkte und welche Versionen werden unterstützt?

nscale bietet verschiedene Möglichkeiten, Office-Produkte nahtlos mit dem DMS zu integrieren.
• nscale Office Integrator: Diese Komponente bindet sich in alle gewünschten Microsoft Office Anwendungen ein. Somit ist ein speichern und öffnen direkt aus der MS Anwendung heraus möglich. Aber auch ein "Senden an" direkt auf Betriebssystem-Ebene bietet der nscale Office Integrator für die direkte Ablage von Ordnern und Dokumenten in nscale an.
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2007/2010/2013+
OpenOffice/LibreOffice
Lotus Symphony
Andere  nscale bietet verschiedene Möglichkeiten, Office-Produkte nahtlos mit dem DMS zu integrieren. • nscale Office Integrator: Diese Komponente bindet sich in alle gewünschten Microsoft Office Anwendungen ein. Somit ist ein speichern und öffnen direkt aus der MS Anwendung heraus möglich. Aber auch ein "Senden an" direkt auf Betriebssystem-Ebene bietet der nscale Office Integrator für die direkte Ablage von Ordnern und Dokumenten in nscale an.

  Wie integriert sich die Lösung in den Email-Client und welche Email-Clients werden unterstützt?

Auch hier kann der nscale Office Integrator zum Ablegen der E-Mails aus Outlook und Lotus Notes genutzt werden. Darüber hinaus kann nscale über die Standard-Schnittstelle IMAP das gesamte DMS im Outlook darstellen. Somit können E-Mails direkt per Drag&Drop in die Aktenstruktur integriert werden.
Eine weitere Alternative ist das nscale Outlook Addin IMA (Intelligence Mail Archiver). Dieses Addin wertet eingehende E-Mails nach Absender und Betreff aus und kann dann eine automatische Zuordnung in die richtige Aktenstruktur vorschlagen.
Microsoft Outlook 2003+
Mozilla Thunderbird
Apple Mail
Andere

  Wie integriert sich die Lösung in das Dateisystem?

Drag & Drop zwischen Client und Dateimanager
Virtuelles Laufwerk
Kontextmenü
Andere

  Existiert eine Web-basierte Oberfläche (Portal) zur fachlichen Bearbeitung?

Ja
Nein

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern sind im Portal direkt einsehbar?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
Bild (PNG)
Bild (GIF)
Bild (TIFF)
Audio (MP3)
Audio (FLAC)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Bild (JPG)
Bild (BMP)
Audio (WAV)
Audio (OGG)
Andere

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern können im Portal direkt bearbeitet werden?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Andere

  Ist die web-basierte Oberfläche für mobile Endgeräte optimiert?

Ja
Nein

  Lassen sich Ordner/Schriftgutobjekte in der Benutzeroberfläche per Drag&Drop innerhalb einer Aktenstruktur verschieben?

Ja
Nein

  Wie wird die Gültigkeit einer Signatur dem Benutzer dargestellt?

Die Darstellung kann je Projekthintergrund variieren. Im Standard werden entweder die Signatur Services direkt in nscale eingebunden oder der jeweilige Status lässt sich in den Dokument-Eigenschaften einsehen. Allerdings ist das Einbinden der Services rechtlich geregelt, sodass aus nscale heraus der entsprechende Service angebunden wird.

  Wie wird die Authentizität einer Signatur / eines eID-Feldes (nPA) bei Schriftgut sowie einer DE-Mail dem Anwender dargestellt?

Die entsprechenden Services werden direkt in nscale eingebunden und sind daher aus der Anwendung aufrufbar.
DE-Mails lassen sich direkt aus den Clients erstellen und verarbeiten.

  Ist eine graphische Darstellung und Navigation durch den Aktenplan möglich? Fügen Sie einen Screenshot zur Verdeutlichung bei.

Ja
Nein

  Als Anwender möchte ich möglichst intuitiv durch den Aktenplan navigieren, um eine lange Einarbeitungszeit in das System zu vermeiden.

Jeder Anwender kann ganz einfach in dem Aktenplan navigieren um die gewünschten Dokumente / Informationen zu finden / bearbeiten.

Screenshot 1: Darstellung des Aktenplan im nscale Cockpit Client
Screenshot 2: Darstellung des Aktenplan im Windows Explorer

Screenshot 1

  Projektsteckbrief 5

Für den mobilen Einsatz von Tablets bietet Ceyoniq die nscale Mobile Apps an. Diese Apps sind für Android und iOS verfügbar.
Besonders interessant ist die mobile Zugriffsart für Anwender, die auch unterwegs auf Dokumente zugreifen und / oder an Prozessen teilnehmen müssen. Bei diversen Kunden hat sich die Zugriffsart bewährt, da ein flexibleres Arbeiten dadurch möglich gemacht wird. Bspw. Servicemitarbeiter, die Reparaturen/Installationen bei einem Kunden vornehmen sollen, brauchen damit im Vorfeld keine Dokumente / Ordner mitnehmen und können Prozesse direkt über die mobile App abwickeln. Aber auch für Entscheider im Unternehmen ist nscale Mobile interessant, da dadurch Prozesse / Vorgänge in Abwesenheit nicht unbearbeitet bleiben und damit Vorgänge effizienter gestaltet werden können.