Die elektronische Akte (E-Akte) Anbieterbefragung

Das E-Government-Gesetz vom August 2013 sieht für Bundesbehörden ab 2020 verpflichtend eine elektronische Aktenführung vor. Daher befragt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT Anbieter, die sich mit Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit auf dem Markt positionieren.

August 2015 - Öffnung der Umfrage: Aufgrund des starken Interesses wird die Plattform (ursprünglich Mai-August 2014) pünktlich zum Jahrestag in ein offenes Format überführt. Teilnehmende Unternehmen können ihre bisherigen Angaben jederzeit über das Format aktualisiert einsenden, neue Teilnehmer sind herzlich eingeladen, ihre Angaben dem aktuellen Bestand hinzuzufügen.

Die Umfrage beinhaltete quantitative wie qualitative Fragestellungen, sowohl fachlicher als auch technischer Natur und bietet eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.

Die Umfrage bietet:

  • Eine Marktübersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
  • Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Kontext E-Akte
  • Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von User-Stories
  • Referenzprojekte der Unternehmen als funktionale Integrationsbeispiele
  • Eine fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung
  • Als Resultat eine öffentliche Web-Plattform mit Filter- und Vergleichsfunktion

Die Inhalte der Umfrageresultate liegen in Verantwortung und Besitz der jeweiligen Unternehmen.


 

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codia Software GmbH

Die codia Software GmbH ist ECM /DMS-Lösungsanbieter, der sich auf Dokumenten-Management-Lösungen für die Öffentliche Verwaltung spezialisiert hat. Die technische Grundlage bildet das d.3-System der d.velop AG.

  Wo befindet sich der Stammsitz Ihres Unternehmens? Falls Ihr Unternehmen seinen Stammsitz im Ausland hat, existiert eine deutsche Niederlassung?

codia Software GmbH, Nödiker Strasse 118, 49716 Meppen

  Unterliegt Ihr Unternehmen dem deutschen Rechtsrahmen?

Ja
Nein

  Seit wann ist Ihr Unternehmen als Softwareanbieter- oder Systemintegrator auf dem Markt tätig?

1999

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat Ihr Unternehmen?

60

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ungefähr im Bereich DMS, ECM oder VBS tätig?

60

  Welchen Umsatz macht Ihr Unternehmen im Bereich DMS/ECM jährlich?

> 4 Mio. Euro

  Welchen Marktanteil hat Ihr Unternehmen im Verwaltungssektor?

Bereich Kommunalverwaltungen ca. 15%
Bereich Hochschulen ca. 60%

  Geben Sie bitte eine Kontaktadresse für weitere Informationen zu Ihrer Lösung an.

Name
Udo Schillingmann
Anschrift
Nödiker Str. 118, 49716 Meppen
Telefon
05931-9398-16
E-Mail
u.schillingmann@codia.de

  Beschreiben Sie kurz und knapp die Architektur einer möglichen Lösung im Kontext E-Akte/DMS, basierend auf Ihren oder den von Ihnen ausgewählten Produkten. Gehen Sie dabei soweit vorhanden auch auf Komponenten/Bausteine zu E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit ein. Fügen Sie dem Formular eine Architekturskizze/-grafik zur Verdeutlichung bei und visualisieren Sie dabei Aspekte zur Modularität der Komponenten, Schnittstellen und zum Deployment (PaaS, SaaS, etc.).

Das d.3ecm-System basiert auf einer modernen n-Tier Architektur mit den Hauptaufgaben Persistenz, Business Logic und Präsentation.
Auf der Ebene der Datenspeicherung werden Dokumente im Filesystem bzw. Storagemedium gespeichert, die Metadaten hingegen werden unabhängig davon in relationalen Datenbanken gespeichert.Zur Optimierung der Performance wird ein zusätzlicher No-SQL-basierter Cache bereitgehalten sowie eine Volltext-Suchengine mit optimierter Indexstruktur verwendet. Der d.3ecm Applikations-Server besteht aus verschiedenen Servicemodulen. Diese organisieren die Ablage und die Versionierung von Dokumenten sowie die Bildung und Einordnung in digitale Akten. Mit ihnen erfolgt der Zugriff auf verschiedenste Storage Systeme sowie weitere Drittsysteme wie zum Beispiel ERP-Systeme. Auf sämtlich Dienste kann über die d.3 API zugegriffen werden. Diese steht als SOAP-Web-service allen Systemen innerhalb bzw. per Proxy oder SSL auf Wunsch auch außerhalb ihrer Verwaltung zur Verfügung. Auf der Präsentationsebene stehen dem d.3ecm Benutzert wahlweise Windows Clients, verschiedene mobile Plattformen, Web-Browser oder Integrationen in Mail-Clients zur Verfügung.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung CMIS als Schnittstelle zum DMS?

Ja, CMIS-Version
Herstellerspezifische Erweiterungen
Nein

  Welche weiteren Schnittstellen und Datenaustauscheformate stellt die Lösung für den Austausch von Daten mit und die Anbindung von Drittkomponenten zur Verfügung?

WebDAV
CIFS
JCR
SOAP
REST
IMAP
XDOMEA
Andere  XML, CSV, FTP, SMTP, NFS

  Für welche Identitäts- respektive Verzeichnisdienste bietet Ihre Lösung eine Schnittstelle?

Open LDAP
Microsoft Active Directory
X.509 Zertifikat-basierte Authentifizierung
Oracle Internet Directory
IBM Directory Server
Novell Directory Server
Andere  PKI/Zertifikatsbasierte Authentisierung

  Welche Workflow-Standards und Formate werden im Workflowsystem bzw. der Vorgangsbearbeitung (so vorhanden) unterstützt?

BPMN 2.0
WS-BPEL 2.0
XPDL
EPK
Andere

  Ist ein Werkzeug für die Bearbeitung, die Erstellung und die Überprüfung von Workflows verfügbar?

Ja, Produkt  d.ecs flow
Ja, Drittanbieter
Nein

  Welche der Komponenten sind modular gehalten und können dediziert respektive entkoppelt betrieben werden?

DMS
VBS/WF-System
Records Management / Registratur
Portal-System
Kollaboration
Andere  Volltextdatenbank, rendition service

  Auf welcher technologischen Basis baut Ihre beschriebene Architektur auf? Werden die für die öffentliche Verwaltung geltenden Vorgaben (z.B. SAGA 5) berücksichtigt?

Java
.NET
C#
Andere  Delphi, Groovy

  Auf welchen Ebenen ist die Lösung mandantenfähig?

Hardware
Betriebssystem/Virtualisierer
Datenbank
Anwenderschicht
Andere

  Wie skaliert das System bzgl. der Anzahl von verwalteten Objekten, Dokumenten, Mandanten und Anwendern? Erklären Sie die Skalierung exemplarisch anhand eines einfachen definierten Deployments.

Die modulare Systemarchitektur des d.3ecm-Systems erlaubt eine Verteilung der Dienste und Prozesse auf verschiedene Systemeinheiten (Server). Der d.3ecm Server als zentraler Applikationsdienst kann in einem Applikationscluster über mehrere d.3ecm Serversysteme skalieren.
Die d.3ecm Services sind je nach technischer Infrastruktur, Anforderungen an die Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit oder die Zugriffshäufigkeit und letztlich das Dokumentenvolumen auf beliebige Funktionsserversysteme verteil- und skalierbar.

  Welche Clients und Client-Typen werden für den Zugriff auf Ihre Lösung unterstützt?

Fat-Client
Remote-Editing / Terminal-Client
Browser Client auf Basis von HTML/CSS
Browser Client auf Basis von HTML5/CSS3
Browser Client auf Basis von ActiveX
Browser Client auf Basis von Flash
Browser Client auf Basis von Java
Smartphone/Tablet – App
Andere

  Welche Client-Betriebssysteme werden in welchen Versionen unterstützt?

Windows
Vista
7
8
Mac OS X
10.6
10.7
10.8
10.9
Linux Derivate
Android
3.x
4.0.x
4.1/2/3.x
4.4
Blackberry
7
10
iOS
5.x
6.x
Windows Phone
7
8
Andere

  Welche Lizenzmodelle kommen für Ihre Lösung in Frage?

Es stehen zwei Lizensierungsmodelle zur Verfügung:
- Anzahl Named User (Anzahl der im d.3ecm-System eingetragenen Benutzer)
- Anzahl Concurrent User (Gleichzeitig am d.3ecm-System arbeitende Benutzer, die d.3ecm-Anmeldung belegt noch keine Concurrent User Lizenz)

  Basieren Komponenten Ihrer Lösung im Bereich DMS,ECM, VBS auf Open-Source-Software? Wenn ja, welche OSS findet Verwendung?

Ja,  Tomcat Webserver für die Webanbindung.
Nein

  Projektsteckbrief 1

Die Stadt Osnabrück hat das d.3ecm-System verwaltungsweit für 900 Named User und den folgenden Modulen eingeführt:
- Allg. Schriftgutverwaltung nach Aktenplan (verwaltungsw.Ansatz) mit zentralem Posteingang - Elektr. Aktenführung in der Bußgeldstelle mit pmOWI Integration - Elektr. Aktenführung in der Vollstreckung mit phin AVV Integration - Elektr. Aktenführung im Führerscheinwesen mit prokommunal FSW Integration - Elektr. Aktenführung in der KFZ-Zulassung mit OK.Vorfahrt Integration - Elektr. Hundesteuerakte mit KAS EVA Integration/- Elektr. Grundbesitzakte mit KAS EVA Integration - Elektr. Debitorenakte beim Osnabrücker ServiceBetrieb - Elektr.Rechnungsfreizeichnung beim Osnabrücker ServiceBetrieb - Elektr. Bauakte in der Baugenehmigung mit ProBAUG-Integration und GIS-Integration - Elektr. Auftragsakte mit Integration in GeoBüro - Elektr. Straßenakte mit GIS-Integration - Elektr. Rechts- und Personalakte, Vertragsmanagement
Ansprechpartner: Stadt Osnabrück, Informationstechnik (10-2), Herr Guido Laurenz oder Frau Beatrix Lischo

  Projektsteckbrief 2

DMS-Einführung bei Emschergenossenschaft/Lippeverband.
Hier bestand die Aufgabe darin eine Integration in ein SAP Netweaver-Portal vorzunehmen. Die Integration wurde mittels Verwendung eines SOAP-Webservices vorgenommen. Als Authentizierungsmethode wurde SAML 2.0 integriert

  Projektsteckbrief 3

Einführung eines verwaltungsweiten DMS in der Stadt Osnabrück mit 1.200 Named User.
Zwei Applikationsserver werden ebenso wie die Datenbank im Cluster betrieben. Für unterschiedliche Backend-Bearbeitungen (Rendition-Server, COLD-Ketten, Volltextdatenbank) werden drei Funktionsserver verwendet. Die Verteilung und Aktualisierung der d.3ecm Clients erfolgt über MSI-Pakete mittels eines Softwareverteilungswerkzeug.

  Unterstützt die angebotene Lösung kollaboratives Arbeiten im Sinne von Echtzeitkommunikation und gleichzeitigem Arbeiten an Dokumenten mit mehreren Autoren?

Ja
Nein

  Welche Komponenten bietet Ihre Lösung zum kollaborativen Arbeiten?

Wiki
Groupware
Portale
A/V-Konferenzen
Chat
Blog
Teamroom
Gleichzeitiges/Paralleles Arbeiten in Dokumenten
Andere  foxdox-Cloudlösung

  Als AnwenderIn möchte ich formlos einen Antrag parallel mit anderen Anwendern bearbeiten können, um mir Unterstützung und Expertise meiner Mitarbeiter einzuholen.

Im d.3ecm-System ist eine Dokumentenlebenszyklusdefinition für die kollaborative Dokumentenbearbeitung durch mehrere Benutzer hinterlegt. Der Anwender A stellt das Dokument im d.3ecm Status „Bearbeitung“ ein und bearbeitet dieses mit der verknüpften Windows-Anwendung. Nach der Bearbeitung wird das Dokument im Status "Prüfung" an den freigebenden Anwender B übergeben. Dieser kann das Dokument entweder nur freigeben (d.3ecm Status "Freigabe") und/oder eine neue Dokumentenversion erstellen. Dokumentvorversionen werden mit dem d.3ecmStatus "Archiv" gekennzeichnet.
Die Kommunikation zwischen den am Bearbeitungsprozess beteiligten Anwendern kann entweder über das d.3ecm Postkorbsystem, den d.3ecm Abo-Dienst oder über einen d.3ecm Workflow erfolgen.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung eine Vorgangsbearbeitung?

Ja, eigenes Produkt  dbs I government
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten und Produkte decken Vorgangsbearbeitung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität?

Im Standard bietet das d.3ecm System für die Vorgangsbearbeitung Postkorbfunktionalität sowie die Workflowkomponente d.ecs flow zur Verfügung.
Für die DOMEA konforme Vorgangsbearbeitung stehen unterschiedliche Module der dbs | government zur Verfügung: Postverteilung, Aktenplan, Ad-hoc Workflow, Geschäftszeichengenerator. Alle Module integrieren sich in die Oberfläche des Standard Client d.3ecm smart explorer.

  Bitte markieren Sie im Folgenden welche Anforderungen für Bearbeitung und Registratur durch Ihre Lösung abgedeckt werden.

Akten, Vorgänge und Dokumente anlegen
Akten, Vorgänge und Dokumente löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente nach 4-Augen-Prinzip löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente verschieben
Akten, Vorgänge und Dokumente für andere autorisieren
Vorgänge und Dokumente abschließen
Vorgänge und Dokumente wieder in Bearbeitung nehmen
Metadaten eines Schriftgutobjekts bearbeiten
Mehrere Artefakte (Dokumente/Bilder/etc) zu einem Schriftgutobjekt in einem Arbeitsschritt hinzufügen (Stichwort batch-update)
Termine/Fristen von Schriftgutobjekten einsehen
Termine/Fristen von Dokumenten kalendarisch verwalten
Termine in Vorgängen mit Exchange/Outlook abgleichen
Änderungen an Schriftgutobjekten abonnieren
Beteiligungsprozesse initiieren
An Beteiligungsprozessen teilnehmen
Beteiligungsprozesse ad hoc ändern
Beteiligungsprozesse abbrechen
Den Aktenplan bearbeiten
Kennzeichenregelsätze anlegen und bearbeiten
Kennzeichenregelsätze Organisationseinheiten zuordnen

  Kann aus der Bearbeitung heraus eine elektronische Signatur von Schriftgut erfolgen und eine Signaturprüfung stattfinden?

Ja
Nein

  Unterstützt die Vorgangsbearbeitung aktive Benachrichtigung (push-notification)?

Ja
Nein

  Unterstützt Ihre Lösung eine Langzeitspeicherung?

Ja, eigenes Produkt  d.ecs storage manager
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten/Produkte decken Langzeitspeicherung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität? Gibt es Schnittstellen zu Langzeitarchivierungssystemen?

Der d.ecs storage manager ist als zentraler Adapter zuständig für die Langzeitspeicherung von Dokumenten durch Ein- und Auslagerung auf revisionssichere WORM-Speichersysteme oder SOFTWORM-Lösungen. Aufgrund seiner modularen Struktur sind für die Basiskomponente vom d.ecs storage manager sogenannte Module als PlugIns für folgende revisionssichere Speichersysteme oder –lösungen folgender Hersteller verfügbar: NetApp FAS (SnapLock), EMC² Centera und Celera (CAS), EMC² Data Domain-Systeme, IBM IA Version 2 (TSM), Hitachi (HCAP), FAST LTA Silent Cube, GRAU DATA (FileLock), iTernity (iCAS), Fujitsu (SecDocs)

  Unterstützt Ihre Lösung eine Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A?

Ja, beim Import
Ja, beim Export
Nein

  Welche DMS-Grundfunktionen unterstützt Ihre Lösung?

Versionierung
Locking/Sperren
Autorisierung
Technische Protokollierung
Andere

  Ist die Lösung konform zu ECM-Standards?

DoD5015
MoReq2010
AIIM
Andere  DOMEA 2.0

  Lässt sich eine Vererbung von Metadaten in der Objekthierarchie (Akte/Vorgang/Dokument) konfigurieren?

Ja
Nein

  Werden Berechtigungen von einer Akte auf einen neuen Vorgang vererbt?

Ja
Nein

  Existiert eine rollenbasierte Rechteverwaltung für den Zugriff und die Bearbeitung von einzelnen Metadaten?

Ja
Nein

  Werden Metadaten versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Werden Hierarchieelemente (Akten/Vorgänge/Dokumente) versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Sind Löschvorgänge in der Versionierung sichtbar?

Ja
Nein

  Unterstützt die Lösung dynamische Beteiligungsprozesse?

Ja
Nein

  Eine Suche auf Schriftgutobjekten unterstützt folgende Funktionalitäten

Die Suche nach Akten/Vorgängen/Dokumenten über Metadatenfelder
Die Volltext-Suche nach Dokumenteninhalten
Suchkriterien können personalisiert gesichert und wiederverwendet werden
Ergebnisslisten können exportiert werden (z.B. CSV/Excel/Datei)
Die Suche liefert Vorschaubilder für Dokumente/Bilder
Suchergebnisse lassen sich nach Metadaten sortieren
Suchergebnisse werden direkt referenziert
Suchergebnisse können innerhalb der Plattform weitergegeben werden
Kann auf Drittkomponenten ausgeweitet werden (Enterprise-Search z.B. Fileserver/Exchange)
Rechtebasierte Darstellung von Resultaten (u.a. keine Darstellung von Inhalten ohne Berechtigung)

  Können Organisationsstrukturen mit hierarchischen Beziehungen in Ihrer Lösung hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Wie erfolgt die Vergabe von Kennzeichen für Schriftgutobjekte (z.B. Aktenzeichen oder Dokumentenkennzeichen)?

Automatisch
Manuell

  Können Dokumente von der informellen zur formellen Bearbeitung übergeben werden?

Ja
Nein

  Bitte geben Sie an, in welchen Abständen ungefähr neue Haupt-Versionen für die von Ihnen eingesetzten Komponenten erscheinen?

Jährlich
Halbjährlich
Alle Monate  15-18
Andere

  Wenn Open-Source Komponenten/Bibliotheken verwendet werden, wie gewährleisten Sie Aktualität und Sicherheit Ihres Produkts bei Änderungen?

  Werden technische Protokolle zentral gesammelt oder dezentral in den Teilkomponenten abgelegt?

Zentral
Dezentral

  Unterstützt die Lösung ein 4-Augen-Prinzip zum Zugriff auf Protokolldaten?

Ja
Nein

  Wie werden Protokolle und Logs vor unberechtigtem Zugriff geschützt?

Durch Verwendung von Zugriffsberechtigungen auf Verzeichnisse bzw. Datenbanktabellen.

  Gibt es ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement?

Ja
Nein

  Können Organisationseinheiten/Rollen und Benutzer dynamisch angelegt/bearbeitet/gelöscht werden?

Ja
Nein

  Wird eine Synchronisation des Rollen-/Rechtemodells mit einem Verzeichnisdienst (LDAP/AD/etc) unterstützt?

Ja
Nein

  Können alle administrativen Tätigkeiten über ein Web-Portal bedient werden?

Ja, zentral
Ja, dezentral
Nein

  Können in der Lösung Namensbildungsregeln definiert und hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Können beliebige Objekttypen 1definiert werden?

Ja
Nein

  Kann die Hierarchiestruktur von Schriftgutobjekten regelbasiert beschränkt werden? (Beispiel: Akte->Vorgang->Dokument oder 4/5 stufiger Aktenplan)

Ja
Nein

  Als Administrator möchte ich drei unterschiedliche Nutzer anlegen. Alle Nutzer arbeiten gemeinsam in einer Unterarbeitsgruppe. Nutzer A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen. Nutzer B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben. Die Unterarbeitsgruppe arbeitet mit vertraulichen Dokumenten, daher benötigen die Mitarbeiter mindestens eine 2-Faktor-Authentisierung.

  Welche Sicherheits- oder Qualitätszertifizierungen (z.B. nach Common Criteria / etc.) existieren für die Lösung?

Governikus LZA ist mit den Kryptomodul und dem ArchiSig Modul Bestandteil der Anwendung des IT-Planungsrates und evaluiert nach Protection Profile Common Critea EAL 3+. Das Gesamtprodukt Governikus LZA ist seit Mitte 2013 durch das BSI konformitätsbestätigt zu TR 03125. Mentana Komponenten: Die qualifizierte Signatur-Software und die Verifikationssoftware sind per Herstellererklärung bei der Bundesnetzagentur für die qualifizierte Signatur bzw. für die Verifikation qualifizierte Signatur nach Signatur Gesetzt und –verordnung zugelassen. Die Langzeitarchivierung signiert Dateien und ist per Herstellererklärung bei der Bundesnetzagentur für die qualifizierte Signatur nach Signatur Gesetz und –verordnung zugelassen, konform zur Technischen Richtlinie zur Beweiserhaltung kryptographisch signierte Dokumente (ESOR) – BSI TR – 03125.

  Auf welchen Ebenen wird Verschlüsselung zur Absicherung der Kommunikation bzw. des Datenbestandes eingesetzt?

Anwendungsebene – Client
Anwendungsebene – Server
Kommunikation Client/Server
Kommunikation Server/Server
Datenhaltung
Andere

  Welche Authentisierungsmechanismen und Kommunikationsstandards unterstützt Ihre Lösung?

Username/Passwort
OTP (One-Time-Passwords)
Smartcards
Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion)
Dienstausweis des Bundes
PKI mit eigenen Zertifikaten
PKI mit Zertifikaten von Drittanbietern
VPN SSL
VPN IPSec
Maschinen-Authentisierung (Hardware-Token)
TAN-Verfahren (mTAN o.ä.)
Biometrie
TLS
Andere

  Welche Authentisierungs-, SSO- und weitere Standards unterstützt Ihre Lösung?

OpenID
OAuth
SAML
Liberty Alliance Project
Kerberos
Central Authentication Service
Lightweight Third-Party Authentication
XACML
WS-Federation
WS-Security
XML Encryption
OCSP/XKMS
JAAS
Andere

  Welche Verschlüsselungsalgorithmen können in Ihrer Lösung eingesetzt werden? Geben Sie jeweils die maximale Schlüssellänge an.

SHA-2
SHA-3
RSA/DSA
AES  256
RIPEMD
WHIRLPOOL (Rijmen / Baretto)
Andere  TwoFish-Algorithmus mit 256 Bit

  Als Anwender möchte ich so schnell wie möglich wieder auf das System zugreifen können nachdem ich meinen Zugangstoken (bspw. Passwort, Smartcard) verloren habe.

Als Anwender gibt es keine Möglichkeit einen gesperrten Account wieder frei zugeben. Allerdings bietet das d.3ecm-System bei einer automatischen Deaktivierung eines Accounts, z.B. durch dreimalige Falscheingabe des Passwortes, die Möglichkeit das Konto auch wieder automatisch zu aktivieren. Hierfür ist eine Einstellung der Zeit zwischen Deaktivierung und Aktivierung notwendig (siehe Screenshot 1)
Screenshot 1

  Als Administrator möchte ich ausschließen, dass Unbefugte auf das System zugreifen können wenn ein Anwender seinen Zugangstoken verloren hat.

Das Sperren eines d.3ecm-Zuganges kann entweder automatisch (z.B. nach dreimaliger Falscheingabe des Passwortes) oder manuell durch einen Administrator erfolgen. Der Screenshot 1 zeigt die Maske für das manuelle Sperren und wieder freisetzen eines Kontos.
Screenshot 1

  Als Administrator möchte ich einem Anwender die Berechtigungen für eine Unterarbeitsgruppe entziehen können, um Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Die Berechtigungen werden im d.3ecm-System anhand von sog. Dokumentklassen und Berechtigungsprofilen definiert. Hierbei kann ein Berechtigungsprofil beliebig viele Dokumentklassen beinhalten. Berechtigungsprofile können Gruppen oder einzelnen Benutzern zugeordnet werden. Der Screenshot 1 zeigt die Zuordnung von Dokumentklassen zu Berechtigungsprofilen mit der Vergabe von Berechtigungen. Der Screenshot 2 zeigt hingegen die Zuordnung von Berechtigungsprofilen zu einer Benutzergruppe.
Screenshot 1
Screenshot 2

  Als Anwender möchte ich mit mehreren anderen Nutzern gemeinsam an einem verschlüsselten Dokument arbeiten.

  Projektsteckbrief 4

  Ist Barrierefreiheit entsprechend BITV 2.0 umgesetzt?

Ja, entsprechend Priorität I
Ja, entsprechend Prioritat I+II
Ja, teilweise bzgl.
Nein

  Wie integriert sich die Lösung in Office-Produkte und welche Versionen werden unterstützt?

Die Integrationstiefe ist abhängig von der eingesetzten Office-Version. Die tiefste Integration ist derzeit mit MS-Office ab Version 2010 erreicht. Hier wird die DMS-Lösung in Form von sog. Panes als eigenständige Aktionsflächen in der Office-Anwendung integriert. Über diese Panes kann beispielsweise eine Recherche im d.3ecm-System durchgeführt oder auf den Postkorb zugegriffen werden. Auch d.3ecm Workflows können beispielsweise aus Word heraus aufgerufen und ausgeführt werden.
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2007/2010/2013+
OpenOffice/LibreOffice
Lotus Symphony
Andere  Die Integrationstiefe ist abhängig von der eingesetzten Office-Version. Die tiefste Integration ist derzeit mit MS-Office ab Version 2010 erreicht. Hier wird die DMS-Lösung in Form von sog. Panes als eigenständige Aktionsflächen in der Office-Anwendung integriert. Über diese Panes kann beispielsweise eine Recherche im d.3ecm-System durchgeführt oder auf den Postkorb zugegriffen werden. Auch d.3ecm Workflows können beispielsweise aus Word heraus aufgerufen und ausgeführt werden.

  Wie integriert sich die Lösung in den Email-Client und welche Email-Clients werden unterstützt?

Mit d.link for ms outlook/Exchange bzw d.link for lotus notes /domino und d.link for novell groupwise stehen d.3ecm Standardschnittstelle für die jeweiligen EMail Systeme zur Verfügung. Diese bieten Funktionen zur komfortablen Speicherung von EMails im d.3ecm-System. Die archivierten E-Mails können dabei weiterhin im Email System referenziert bleiben ohne weiterhin lok. Speicherplatz oder im zentralen Mailsystem zu belegen. Diese Referenzen bieten eine transparente Aufrufmöglichkeit der im d.3-System abgelegten EMails. EMail Attribute können einfach vom Benutzer per Mapping definierbar d.3 Dokumentattributen zugeordnet werden.
Microsoft Outlook 2003+
Mozilla Thunderbird
Apple Mail
Andere  Lotus Notes, Novell Groupwise

  Wie integriert sich die Lösung in das Dateisystem?

Drag & Drop zwischen Client und Dateimanager
Virtuelles Laufwerk
Kontextmenü
Andere  WebDAV und FTP Protokoll

  Existiert eine Web-basierte Oberfläche (Portal) zur fachlichen Bearbeitung?

Ja
Nein

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern sind im Portal direkt einsehbar?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
Bild (PNG)
Bild (GIF)
Bild (TIFF)
Audio (MP3)
Audio (FLAC)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Bild (JPG)
Bild (BMP)
Audio (WAV)
Audio (OGG)
Andere

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern können im Portal direkt bearbeitet werden?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Andere

  Ist die web-basierte Oberfläche für mobile Endgeräte optimiert?

Ja
Nein

  Lassen sich Ordner/Schriftgutobjekte in der Benutzeroberfläche per Drag&Drop innerhalb einer Aktenstruktur verschieben?

Ja
Nein

  Wie wird die Gültigkeit einer Signatur dem Benutzer dargestellt?

Die Gültigkeit einer Signatur wird dem Benutzer durch ein Symbol und über eine integrierte Verifikationsfunktion im d.3ecm-Client dargestellt.

  Wie wird die Authentizität einer Signatur / eines eID-Feldes (nPA) bei Schriftgut sowie einer DE-Mail dem Anwender dargestellt?

Die Authentizität wird dem Anwender als verknüpfte Signatur-Datei - als Symbol - dargestellt.

  Ist eine graphische Darstellung und Navigation durch den Aktenplan möglich? Fügen Sie einen Screenshot zur Verdeutlichung bei.

Ja
Screenshot 1
Nein

  Als Anwender möchte ich möglichst intuitiv durch den Aktenplan navigieren, um eine lange Einarbeitungszeit in das System zu vermeiden.

Im Aktenplan werden verschiedene Symbole für die unterschiedlichen Elemente verwendet. Für die reinen Aktenplanebenen wird standardmäßig ein blaues Ordnersymbol verwendet. In den Aktenplan eingehängte Akten erhalten ein gelbes Ordnersymbol. Unterhalb der Akten einsortierte Vorgänge erhalten ein grünes Symbol. Um längere Navigationsvorgänge im Aktenplan zu vermeiden, kann der Anwender oftmals wieder verwendete Aktenplaneinträge als Teilaktenplan abspeichern und damit die Navigation in verschiedenen Ebenen verkürzen. Zur temporären Ablage kann ein Anwender sog. Handmappen erzeugen um darin Dokumente temporär aufzubewahren. Mittels Drag & Drop können diese Objekte direkt in den Aktenplan abgelegt werden.
Screenshot 1

  Projektsteckbrief 5

Verwaltungsvorstand und Amtsleiter Kreis Borken: d.3 smart mobile Clients für Recherche und Zugriff auf Akten, Vorgänge und Dokumente mittels Android und iOS Endgeräte.