Die elektronische Akte (E-Akte) Anbieterbefragung

Das E-Government-Gesetz vom August 2013 sieht für Bundesbehörden ab 2020 verpflichtend eine elektronische Aktenführung vor. Daher befragt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT Anbieter, die sich mit Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit auf dem Markt positionieren.

August 2015 - Öffnung der Umfrage: Aufgrund des starken Interesses wird die Plattform (ursprünglich Mai-August 2014) pünktlich zum Jahrestag in ein offenes Format überführt. Teilnehmende Unternehmen können ihre bisherigen Angaben jederzeit über das Format aktualisiert einsenden, neue Teilnehmer sind herzlich eingeladen, ihre Angaben dem aktuellen Bestand hinzuzufügen.

Die Umfrage beinhaltete quantitative wie qualitative Fragestellungen, sowohl fachlicher als auch technischer Natur und bietet eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.

Die Umfrage bietet:

  • Eine Marktübersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
  • Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Kontext E-Akte
  • Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von User-Stories
  • Referenzprojekte der Unternehmen als funktionale Integrationsbeispiele
  • Eine fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung
  • Als Resultat eine öffentliche Web-Plattform mit Filter- und Vergleichsfunktion

Die Inhalte der Umfrageresultate liegen in Verantwortung und Besitz der jeweiligen Unternehmen.


 

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Computacenter AG & Co. oHG

Computacenter ist Europas führender herstellerübergreifender Dienstleister für Informationstechnologie und verfügt über langjährige und umfangreiche Erfahrungen im Public Sector.

  Wo befindet sich der Stammsitz Ihres Unternehmens? Falls Ihr Unternehmen seinen Stammsitz im Ausland hat, existiert eine deutsche Niederlassung?

Der Sitz der Computacenter AG & Co oHG ist Kerpen. Sie ist eine 100%ige Konzerntochter der Computacenter plc. mit Sitz in Hatfield, Großbritannien

  Unterliegt Ihr Unternehmen dem deutschen Rechtsrahmen?

Ja
Nein

  Seit wann ist Ihr Unternehmen als Softwareanbieter- oder Systemintegrator auf dem Markt tätig?

Computacenter plc seit 1981 in Großbritannien, die CompuNET (Vorgängergesellschaft der Computacenter AG in Deutschland) wurde 1984 gegründet

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat Ihr Unternehmen?

(Zahlen aus dem Geschäftsbericht von 2013): 4.672 in Deutschland, Konzernweit 12.591

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ungefähr im Bereich DMS, ECM oder VBS tätig?

Ca. 50 aus dem engeren Umfeld, weitere aus angrenzenden Bereichen (Storage, Security, Betrieb, Business Process Managment, Arbeitsplatzlösungen etc.)

  Welchen Umsatz macht Ihr Unternehmen im Bereich DMS/ECM jährlich?

Ca. 10 Mio in 2013 in den Bereichen Beschaffung, Implementierung und Betrieb

  Welchen Marktanteil hat Ihr Unternehmen im Verwaltungssektor?

Computacenter wird seit Jahren als das größte IT-Systemhaus in Deutschland gelistet (lt. Channel-Partner und Computerwoche). Der Anteil des Geschäftes mit der öffentlichen Verwaltung macht in Deutschland über 20% des Gesamtumsatzes aus. Damit dürfte Computacenter auch im Bereich öffentliche Auftraggeber in Deutschland eine führende Position einnehmen.

  Geben Sie bitte eine Kontaktadresse für weitere Informationen zu Ihrer Lösung an.

Name
Frieder Engstfeld
Anschrift
Kokkolastr. 1, 40882 Ratingen
Telefon
0172 694 1212
E-Mail
frieder.engstfeld@computacenter.de

  Beschreiben Sie kurz und knapp die Architektur einer möglichen Lösung im Kontext E-Akte/DMS, basierend auf Ihren oder den von Ihnen ausgewählten Produkten. Gehen Sie dabei soweit vorhanden auch auf Komponenten/Bausteine zu E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit ein. Fügen Sie dem Formular eine Architekturskizze/-grafik zur Verdeutlichung bei und visualisieren Sie dabei Aspekte zur Modularität der Komponenten, Schnittstellen und zum Deployment (PaaS, SaaS, etc.).

Computacenter sieht es als Systemhaus als Aufgabe, die Kunden unter Nutzung marktgängiger Produkte mit technologieübergreifenden Lösungen zu versorgen.
Im Bereich e-Akte vertreten wir seit 2007 das Konzept der "E-Akte als Service". Aus der Erkenntnis heraus, dass der fehlende Erfolg der Projekte nach dem DOMEA-Konzept einerseits aus der Komplexität der "Komplettumstellung von Akte und Vorgangsbearbeitung" andererseits aus der fehlenden Nutzer-Akzeptanz für die Schriftgutverwaltungs-zentrierten Oberflächen der Clients resultierte die Trennung der E-Akten-Funktionalität von der elektronischen Vorgangsbearbeitung, dazu die Integration der E-Akten-Funktionalität in die dem Anwender geläufigen Anwendungsprogramme über die APIs des jeweiligen Aktensystems. Umsetzungsszenarien waren die Integration der E-Akte mit Sharepoint (als Kollaborationsumgebung), in Office (z. B. kontexsensitive Anzeige von Akten/Vorgängen in der Office-Oberfläche), der Richter-Arbeitsplatz für die inhaltliche Erschließung von Akten, das Konzept der mobilen "Handakte" als eAkte2Go (IOS und Windows8), generische Einbindung in den Windows-Explorer (u.a. für durchgängige BITV-Konformität) etc. Im folgenden wird eine Lösung mit den Komponenten modul:ea (Fa. bonneacta, E-Akte), Sharepoint (Kollb., Workflow), CMIS-Explorer (Fa. Bel-IT) und Fachverfahren zugrunde gelegt.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung CMIS als Schnittstelle zum DMS?

Ja, CMIS-Version  bevorzugte Schnittstelle in unseren Proj
Herstellerspezifische Erweiterungen  Projektbezogen
Nein

  Welche weiteren Schnittstellen und Datenaustauscheformate stellt die Lösung für den Austausch von Daten mit und die Anbindung von Drittkomponenten zur Verfügung?

WebDAV
CIFS
JCR
SOAP
REST
IMAP
XDOMEA
Andere  Windows Explorer et. al.

  Für welche Identitäts- respektive Verzeichnisdienste bietet Ihre Lösung eine Schnittstelle?

Open LDAP
Microsoft Active Directory
X.509 Zertifikat-basierte Authentifizierung
Oracle Internet Directory
IBM Directory Server
Novell Directory Server
Andere

  Welche Workflow-Standards und Formate werden im Workflowsystem bzw. der Vorgangsbearbeitung (so vorhanden) unterstützt?

BPMN 2.0
WS-BPEL 2.0
XPDL
EPK
Andere  je nach verw. Workflow-Komponente

  Ist ein Werkzeug für die Bearbeitung, die Erstellung und die Überprüfung von Workflows verfügbar?

Ja, Produkt
Ja, Drittanbieter  z. B. Nintex Workflow
Nein

  Welche der Komponenten sind modular gehalten und können dediziert respektive entkoppelt betrieben werden?

DMS
VBS/WF-System
Records Management / Registratur
Portal-System
Kollaboration
Andere  Fachverfahren, Office-Programme

  Auf welcher technologischen Basis baut Ihre beschriebene Architektur auf? Werden die für die öffentliche Verwaltung geltenden Vorgaben (z.B. SAGA 5) berücksichtigt?

Java
.NET
C#
Andere  je nach Produkt

  Auf welchen Ebenen ist die Lösung mandantenfähig?

Hardware
Betriebssystem/Virtualisierer
Datenbank
Anwenderschicht
Andere

  Wie skaliert das System bzgl. der Anzahl von verwalteten Objekten, Dokumenten, Mandanten und Anwendern? Erklären Sie die Skalierung exemplarisch anhand eines einfachen definierten Deployments.

Der Applikationsserver kann je nach Last geclustert werden. Dazu werden entweder fest oder dynamisch weitere JEE-Applikationsserver hinzugeschaltet. Die Anwendung wird dann auf den Cluster deployed.

  Welche Clients und Client-Typen werden für den Zugriff auf Ihre Lösung unterstützt?

Fat-Client
Remote-Editing / Terminal-Client
Browser Client auf Basis von HTML/CSS
Browser Client auf Basis von HTML5/CSS3
Browser Client auf Basis von ActiveX
Browser Client auf Basis von Flash
Browser Client auf Basis von Java
Smartphone/Tablet – App
Andere  Fachanwendg., Office etc.

  Welche Client-Betriebssysteme werden in welchen Versionen unterstützt?

Windows
Vista
7
8
Mac OS X
10.6
10.7
10.8
10.9
Linux Derivate
Android
3.x
4.0.x
4.1/2/3.x
4.4
Blackberry
7
10
iOS
5.x
6.x
Windows Phone
7
8
Andere

  Welche Lizenzmodelle kommen für Ihre Lösung in Frage?

Abhängig von den Herstellervorgaben der Einzel-Komponenten (meist named user oder concurrent user, Enterprise-Lizenzen), die Gesamtlösung ist jeweils eine Projektlösung

  Basieren Komponenten Ihrer Lösung im Bereich DMS,ECM, VBS auf Open-Source-Software? Wenn ja, welche OSS findet Verwendung?

Ja,  JBoss; Apache Tomcat; Apache Solr; Apache Chemistry (CMIS)
Nein

  Projektsteckbrief 1

Das beschriebene Szenario basiert auf neuesten Technologiekomponenten, eine ähnliche Architektur (allerdings mit dem Opentext DOMEA-System als E-Akte) wurde bei einem Kunden realisiert.
Beim Kunden ist OpenText DOMEA als verbindliche E-Akte eingeführt. Für die Projektarbeit wird das Produkt Sharepoint auf Grund der flexiblen E-Zusammenarbeits-Funktionalitäten eingesetzt. Die Integration der E-Akte "als Service" erlaubt es, aus dem Projektkontext direkte Operationen auf die E-Akte auszuführen z.b. direkte Referenzierung eines Vorgangs in der E-Akte, Pflege von Metadaten im Sharepoint-Kontext und Veraktung (Einzel,- Batch-Veraktung) von Dokumenten aus dem Projekt in das E-Akten-System. Der Zugriff auf die E-Akte und auf die Sharepoint-Umgebung steht allen 1500 Mitarbeitern des Kunden offen.

  Projektsteckbrief 2

Das beschriebene Szenario basiert auf neuesten Technologiekomponenten, eine vergleichbaree Architektur (allerdings mit dem Opentext DOMEA-System als E-Akte) wurde bei einem Kunden in Zusammenarbeit mit weiteren Partnern realisiert..
Im Zuge der Umstellung eines Antragsverfahrens auf den Online-Antrag wurde das Fachverfahren auf die elektronische Akte umgestellt. Sowohl das Scansystem für die Papieranträge als auch die zur Bearbeitung notwendigen Fachverfahren kommunizieren - für den Anwender transparent - über CMIS mit der E-Akte. In Office erstellte Dokumente werden direkt in der E-Akte abgelegt, der direkte Zugriff auf Inhalte der E-Akte kann über den DOMEA-eigenen Client oder über den Windows-Explorer - erweitert mit einer Zugriffskomponente für die E-Akte (DMSExplorer der Fa. Bel-IT)- erfolgen. Kontaktpersonen können gerne vermittelt werden

  Projektsteckbrief 3

Mit dem E-Akten-System modul:ea bisher nur im Labor-/Testumfeld, da Produkt brandneu ist. .

  Unterstützt die angebotene Lösung kollaboratives Arbeiten im Sinne von Echtzeitkommunikation und gleichzeitigem Arbeiten an Dokumenten mit mehreren Autoren?

Ja
Nein

  Welche Komponenten bietet Ihre Lösung zum kollaborativen Arbeiten?

Wiki
Groupware
Portale
A/V-Konferenzen
Chat
Blog
Teamroom
Gleichzeitiges/Paralleles Arbeiten in Dokumenten
Andere

  Als AnwenderIn möchte ich formlos einen Antrag parallel mit anderen Anwendern bearbeiten können, um mir Unterstützung und Expertise meiner Mitarbeiter einzuholen.

In der integrierten Lösung werden die Zusammenarbeitsfunktionen der Microsoft-Welt genutzt.
a) Nutzung von Sharepoint und Microsoft-Office-Programmen: Gemeinsames, unabhängiges Bearbeiten von Dokumenten im "Gemeinsam Arbeiten"-Modus (nur mit Dokumenten verfügbar, die im Status "informelle Bearbeitung" sind)

b) Gleichzeitige Bearbeitung in direkter Abstimmung: Öffnen des Dokumentes auf einem Arbeitsplatz, Aufbau einer Office Communicator (Lync-) Verbindung und Aktivierung des "Screenshare-Modus". Diese flexible Lösung ist in die CC-Sharepont-Oberfläche direkt mit eingebaut und funktioniert sowohl mit Dokumenten des Status "informelle Bearbeitung" (noch nicht veraktete Dokumente) als auch "Bearbeitung"(veraktete Dokumente), ebenso gibt es keine Einschränkung bezüglich der Dokumentformate und Bearbeitungsprogramme (non-Microsoft). Es stehen alle LYNC-Funktionen (Chat, Telefonie oder Video) zur Verfügung, um eine möglichst persönliche Zusammenarbeit, auch in einer größeren Runde, zu ermöglichen
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung eine Vorgangsbearbeitung?

Ja, eigenes Produkt
Ja, Drittanbieter, und zwar  Nintex unter Sharepoint
Nein

  Welche Komponenten und Produkte decken Vorgangsbearbeitung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität?

Das zentrale E-Akten-Modul hat bewusst keine Vorgangsbearbeitungfunktionalität, stellt aber die E-Akten-Funktionen für eine solche zur Verfügung. In dem hier dargestellten Szenario werden die Workflows über Sharepoint gesteuert (Workflowdesign über Nintex), so lassen sich sowohl die klassischen "Umlauf"-Szenarien nachbilden als auch komplexere, strukturierte Prozesse. Notifikationen per E-Mail erlauben per Link den direkten Zugriff auf die Workflowaufgaben (und die zugehörigen Dokumente) direkt aus Outlook, ohne dass das E-Akten-Modul oder Sharepoint separat geöffnet werden und den Arbeitsablauf unterbrechen.

  Bitte markieren Sie im Folgenden welche Anforderungen für Bearbeitung und Registratur durch Ihre Lösung abgedeckt werden.

Akten, Vorgänge und Dokumente anlegen
Akten, Vorgänge und Dokumente löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente nach 4-Augen-Prinzip löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente verschieben
Akten, Vorgänge und Dokumente für andere autorisieren
Vorgänge und Dokumente abschließen
Vorgänge und Dokumente wieder in Bearbeitung nehmen
Metadaten eines Schriftgutobjekts bearbeiten
Mehrere Artefakte (Dokumente/Bilder/etc) zu einem Schriftgutobjekt in einem Arbeitsschritt hinzufügen (Stichwort batch-update)
Termine/Fristen von Schriftgutobjekten einsehen
Termine/Fristen von Dokumenten kalendarisch verwalten
Termine in Vorgängen mit Exchange/Outlook abgleichen
Änderungen an Schriftgutobjekten abonnieren
Beteiligungsprozesse initiieren
An Beteiligungsprozessen teilnehmen
Beteiligungsprozesse ad hoc ändern
Beteiligungsprozesse abbrechen
Den Aktenplan bearbeiten
Kennzeichenregelsätze anlegen und bearbeiten
Kennzeichenregelsätze Organisationseinheiten zuordnen

  Kann aus der Bearbeitung heraus eine elektronische Signatur von Schriftgut erfolgen und eine Signaturprüfung stattfinden?

Ja
Nein

  Unterstützt die Vorgangsbearbeitung aktive Benachrichtigung (push-notification)?

Ja
Nein

  Unterstützt Ihre Lösung eine Langzeitspeicherung?

Ja, eigenes Produkt
Ja, Drittanbieter, und zwar  Offene Schnittstellen
Nein

  Welche Komponenten/Produkte decken Langzeitspeicherung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität? Gibt es Schnittstellen zu Langzeitarchivierungssystemen?

Es existieren Schnittstellen zu Langzeitspeicher-Systemen ("Archivsoftware"). In einem POC (seinerzeit noch mit dem E-Akten-System DOMEA) wurde auch die Anbindung eines beweiswerterhaltenden Langzeitspeichers (TR-ESOR) erfolgreich umgesetzt

  Unterstützt Ihre Lösung eine Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A?

Ja, beim Import
Ja, beim Export
Nein

  Welche DMS-Grundfunktionen unterstützt Ihre Lösung?

Versionierung
Locking/Sperren
Autorisierung
Technische Protokollierung
Andere

  Ist die Lösung konform zu ECM-Standards?

DoD5015
MoReq2010
AIIM
Andere

  Lässt sich eine Vererbung von Metadaten in der Objekthierarchie (Akte/Vorgang/Dokument) konfigurieren?

Ja
Nein

  Werden Berechtigungen von einer Akte auf einen neuen Vorgang vererbt?

Ja
Nein

  Existiert eine rollenbasierte Rechteverwaltung für den Zugriff und die Bearbeitung von einzelnen Metadaten?

Ja
Nein

  Werden Metadaten versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Werden Hierarchieelemente (Akten/Vorgänge/Dokumente) versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Sind Löschvorgänge in der Versionierung sichtbar?

Ja
Nein

  Unterstützt die Lösung dynamische Beteiligungsprozesse?

Ja
Nein

  Eine Suche auf Schriftgutobjekten unterstützt folgende Funktionalitäten

Die Suche nach Akten/Vorgängen/Dokumenten über Metadatenfelder
Die Volltext-Suche nach Dokumenteninhalten
Suchkriterien können personalisiert gesichert und wiederverwendet werden
Ergebnisslisten können exportiert werden (z.B. CSV/Excel/Datei)
Die Suche liefert Vorschaubilder für Dokumente/Bilder
Suchergebnisse lassen sich nach Metadaten sortieren
Suchergebnisse werden direkt referenziert
Suchergebnisse können innerhalb der Plattform weitergegeben werden
Kann auf Drittkomponenten ausgeweitet werden (Enterprise-Search z.B. Fileserver/Exchange)
Rechtebasierte Darstellung von Resultaten (u.a. keine Darstellung von Inhalten ohne Berechtigung)

  Können Organisationsstrukturen mit hierarchischen Beziehungen in Ihrer Lösung hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Wie erfolgt die Vergabe von Kennzeichen für Schriftgutobjekte (z.B. Aktenzeichen oder Dokumentenkennzeichen)?

Automatisch
Manuell

  Können Dokumente von der informellen zur formellen Bearbeitung übergeben werden?

Ja
Nein

  Bitte geben Sie an, in welchen Abständen ungefähr neue Haupt-Versionen für die von Ihnen eingesetzten Komponenten erscheinen?

Jährlich
Halbjährlich
Alle Monate
Andere  je nach Hersteller 1/4-2Jährlich

  Wenn Open-Source Komponenten/Bibliotheken verwendet werden, wie gewährleisten Sie Aktualität und Sicherheit Ihres Produkts bei Änderungen?

Es wird darauf geachtet, nur bereits weiter verbreitete und entsprechend ausgereifte OSS zu verwenden (Apache tomcat, JBoss). Im Falle von Sicherheitsupdates bei eingesetzten Plattformen wird die Software mit Priorität an den neuen Patch getestet und freigegeben. Da die Software sich an die JEE-Spezifikation hält, ist die Portierung auf einen neuen Stand der Plattformen i.d.R. verhältnismäßig einfach.

  Werden technische Protokolle zentral gesammelt oder dezentral in den Teilkomponenten abgelegt?

Zentral
Dezentral

  Unterstützt die Lösung ein 4-Augen-Prinzip zum Zugriff auf Protokolldaten?

Ja
Nein

  Wie werden Protokolle und Logs vor unberechtigtem Zugriff geschützt?

Die Protokolle werden nur auf den Applikationsservern bzw. den Datenbankservern erzeugt und vorgehalten. Diese sollten im Rahmen den Grundschutzes vor unbefugten Zugriff geschützt sein.

  Gibt es ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement?

Ja
Nein

  Können Organisationseinheiten/Rollen und Benutzer dynamisch angelegt/bearbeitet/gelöscht werden?

Ja
Nein

  Wird eine Synchronisation des Rollen-/Rechtemodells mit einem Verzeichnisdienst (LDAP/AD/etc) unterstützt?

Ja
Nein

  Können alle administrativen Tätigkeiten über ein Web-Portal bedient werden?

Ja, zentral
Ja, dezentral
Nein

  Können in der Lösung Namensbildungsregeln definiert und hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Können beliebige Objekttypen 1definiert werden?

Ja
Nein

  Kann die Hierarchiestruktur von Schriftgutobjekten regelbasiert beschränkt werden? (Beispiel: Akte->Vorgang->Dokument oder 4/5 stufiger Aktenplan)

Ja
Nein

  Als Administrator möchte ich drei unterschiedliche Nutzer anlegen. Alle Nutzer arbeiten gemeinsam in einer Unterarbeitsgruppe. Nutzer A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen. Nutzer B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben. Die Unterarbeitsgruppe arbeitet mit vertraulichen Dokumenten, daher benötigen die Mitarbeiter mindestens eine 2-Faktor-Authentisierung.

Das Recht, weitere Rechte zu vergeben, benötigt das Recht, zu bearbeiten und zu löschen.
Im System werden zwei Rollen hinterlegt:
Rolle A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen - Rolle B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und löschen. Nutzer A nimmt nun für die Unterarbeitsgruppe Rolle A ein, Nutzer B entsprechend Rolle B. Nutzer B darf damit Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente vergeben.
Ein 2-Faktor-Authentisierung wird nicht direkt unterstützt. Vertrauliche Dokumente können und sollten in dem Fall aber verschlüsselt abgelegt werden und nur durch eine Schlüsselkarte wieder entschlüsselt werden können.
Screenshot 1
Screenshot 2

  Welche Sicherheits- oder Qualitätszertifizierungen (z.B. nach Common Criteria / etc.) existieren für die Lösung?

Da die Lösungen immer projektorientiert realisiert werden, gibt es keine übergreifende Zertifizierung

  Auf welchen Ebenen wird Verschlüsselung zur Absicherung der Kommunikation bzw. des Datenbestandes eingesetzt?

Anwendungsebene – Client
Anwendungsebene – Server
Kommunikation Client/Server
Kommunikation Server/Server
Datenhaltung
Andere

  Welche Authentisierungsmechanismen und Kommunikationsstandards unterstützt Ihre Lösung?

Username/Passwort
OTP (One-Time-Passwords)
Smartcards
Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion)
Dienstausweis des Bundes
PKI mit eigenen Zertifikaten
PKI mit Zertifikaten von Drittanbietern
VPN SSL
VPN IPSec
Maschinen-Authentisierung (Hardware-Token)
TAN-Verfahren (mTAN o.ä.)
Biometrie
TLS
Andere

  Welche Authentisierungs-, SSO- und weitere Standards unterstützt Ihre Lösung?

OpenID
OAuth
SAML
Liberty Alliance Project
Kerberos
Central Authentication Service
Lightweight Third-Party Authentication
XACML
WS-Federation
WS-Security
XML Encryption
OCSP/XKMS
JAAS
Andere

  Welche Verschlüsselungsalgorithmen können in Ihrer Lösung eingesetzt werden? Geben Sie jeweils die maximale Schlüssellänge an.

SHA-2
SHA-3
RSA/DSA  2048
AES
RIPEMD
WHIRLPOOL (Rijmen / Baretto)
Andere

  Als Anwender möchte ich so schnell wie möglich wieder auf das System zugreifen können nachdem ich meinen Zugangstoken (bspw. Passwort, Smartcard) verloren habe.

In der Regel bedienen sich die Projektlösungen einer übergreifenden Single-Sign-On-Infrastruktur, um ein flüssiges Arbeiten über die Komponenten hinweg zu ermöglichen. Der Zugang muss daher zentral über das System-login gesichert/wiederhergestellt werden.
Im Falle, dass der Zugang zu den Einzelapplikationen zurückgesetzt werden muss, gilt in der Regel: Nur ein Administrator kann das Passwort eines Anwenders zurück setzen. Der Anwender muss sich in diesem Fall an seine Hotline wenden.

  Als Administrator möchte ich ausschließen, dass Unbefugte auf das System zugreifen können wenn ein Anwender seinen Zugangstoken verloren hat.

In diesem Fall bleiben der Administration zwei Möglichkeiten. Entweder das Login wird gesperrt oder dem Login werden übergangsweise alle Funktionen entzogen. In beiden Fällen hat das Login keinen Zugriff mehr auf die produktiven Daten.
Screenshot 1

  Als Administrator möchte ich einem Anwender die Berechtigungen für eine Unterarbeitsgruppe entziehen können, um Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Dem Login wird für diese Unterarbeitsgruppe jede Funktion entzogen.
Screenshot 1

  Als Anwender möchte ich mit mehreren anderen Nutzern gemeinsam an einem verschlüsselten Dokument arbeiten.

Verschlüsselungsalgorithmen werden projektspezifisch im System umgesetzt. Eine Standardlösung ist im System nicht vorgesehen. Das System ist aber auf den möglichen Einsatz von Verschlüsselungstechniken vorbereitet. Die Kommunikation kann Ende-zu-Ende, also zwischen Client und Server, verschlüsselt werden. Werden bereits verschlüsselte Dokumente im System abgelegt, müssen die beteiligten NutzerInnen das Dokument wieder selbst entschlüsseln.

  Projektsteckbrief 4

Computacenter hat für Kunden aus dem öffentlichen Bereich bereits Anwendungen ("Bürgerkonto") mit Nutzung des nPA erstellt, die an Verzeichnisdienste gekoppelt sind. Diese Technologie kann über die Koppelung an diese Verzeichnisdienste für die E-Akte genutzt werden.

  Ist Barrierefreiheit entsprechend BITV 2.0 umgesetzt?

Ja, entsprechend Priorität I
Ja, entsprechend Prioritat I+II
Ja, teilweise bzgl.  CMIS-Explorer
Nein

  Wie integriert sich die Lösung in Office-Produkte und welche Versionen werden unterstützt?

Per CMIS-Explorer über den Windows "Speichern unter" oder "Öffnen in"-Dialog - Berechtigung vorausgesetzt. Zusätzliche Funktionen können über Makros genutzt werden.
Plug-Ins für Microsoft-Office 2010/2013 ermöglichen es darüber hinaus, in der Task-Pane zusätzliche Akten-Informationen (Metadaten des Vorgangs und des Dokumentes) anzuzeigen und - je nach Berechtigung - auch zu bearbeiten, oder das aktuelle Dokument direkt in der Akte zu verakten..
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2007/2010/2013+
OpenOffice/LibreOffice
Lotus Symphony
Andere  Per CMIS-Explorer über den Windows "Speichern unter" oder "Öffnen in"-Dialog - Berechtigung vorausgesetzt. Zusätzliche Funktionen können über Makros genutzt werden. Plug-Ins für Microsoft-Office 2010/2013 ermöglichen es darüber hinaus, in der Task-Pane zusätzliche Akten-Informationen (Metadaten des Vorgangs und des Dokumentes) anzuzeigen und - je nach Berechtigung - auch zu bearbeiten, oder das aktuelle Dokument direkt in der Akte zu verakten..

  Wie integriert sich die Lösung in den Email-Client und welche Email-Clients werden unterstützt?

S. o., die gleichen Mechanismen greifen auch in Mailprogrammen.
Microsoft Outlook 2003+
Mozilla Thunderbird
Apple Mail
Andere  s.o.

  Wie integriert sich die Lösung in das Dateisystem?

Drag & Drop zwischen Client und Dateimanager
Virtuelles Laufwerk
Kontextmenü
Andere  Über CMIS-Explorer und Sharepoint

  Existiert eine Web-basierte Oberfläche (Portal) zur fachlichen Bearbeitung?

Ja
Nein

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern sind im Portal direkt einsehbar?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
Bild (PNG)
Bild (GIF)
Bild (TIFF)
Audio (MP3)
Audio (FLAC)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Bild (JPG)
Bild (BMP)
Audio (WAV)
Audio (OGG)
Andere

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern können im Portal direkt bearbeitet werden?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Andere  Nur mit entspr. Anwendung

  Ist die web-basierte Oberfläche für mobile Endgeräte optimiert?

Ja
Nein

  Lassen sich Ordner/Schriftgutobjekte in der Benutzeroberfläche per Drag&Drop innerhalb einer Aktenstruktur verschieben?

Ja
Nein

  Wie wird die Gültigkeit einer Signatur dem Benutzer dargestellt?

Die Integration von Signaturkomponenten wird - auf Grund divergierender Kundenanforderungen und Produktentscheidungen - im Projekt durchgeführt, Efahrungen bestehen mit den Produkten von OpenLimit und Governikus. Die Gültigkeit einer Signatur kann bei Erstellung in einem Protokoll festgehalten und/oder - über ein Plug-in in dier jeweiligen Oberfläche - jederzeit interaktiv überprüft werden

  Wie wird die Authentizität einer Signatur / eines eID-Feldes (nPA) bei Schriftgut sowie einer DE-Mail dem Anwender dargestellt?

s.o.

  Ist eine graphische Darstellung und Navigation durch den Aktenplan möglich? Fügen Sie einen Screenshot zur Verdeutlichung bei.

Ja
Screenshot 1
Nein

  Als Anwender möchte ich möglichst intuitiv durch den Aktenplan navigieren, um eine lange Einarbeitungszeit in das System zu vermeiden.

Der Aktenplan steht als hierarchiche Struktur zur Verfügung und steht über die angebotenen Schnittstellen für unterschiedliche Renderings zur Verfügung. Im Screenshot 6.12 zeigt sich die native Baumstruktur integriert in eine Sharepoint-Seite.
Der nebenstehende Screenshot 1 zeigt die Einbettung des Aktenplans (in diesem Fall ein Prozess-orientierter Aktenplan) in eine Windows 8-APP, in der mittels Kachel-Visualisierung mit zwei Mausklicks die Vorgangs- und Dokumentebene erreicht werden kann.
Der nebenstehende Screenshot 2 wurde mit dem Zusatzmodul "CMIS-EXplorer" der Fa. Bel-IT gemacht, hier bettet sich der gleiche Aktenplan - auch wieder abgerufen über die CMIS-Schnittstelle des E-Akten-Moduls - als Verzeichnisknoten in den Windows-Explorer ein.
Screenshot 1

  Projektsteckbrief 5

Der Landesdienstleister IT.NRW beauftragte Computacenter mit der Entwicklung eines mobilen Clients für die E-Akte, der die Use-Cases "Aktenstudium unterwegs" und "Sitzungsakten" abdeckte. 2012 stellte Compuatcenter dei "eAkte2Go" vor, eine IOS-App, die - über CMIS - auf das dahinterliegende Aktenrepository zugreift und die Dokumente auf dem mobilen Gerät verfügbar macht. 2013 wurde eine Windows 8-Version erstellt, die - auf Grund des beim Kunden existierenden und hier nutzbaren Security-Szenarios für Windows (VPN, AD, Festplattenverschlüsselung) - auch das lokale Speichern und Ändern von Dokumenten (inkl Rücksynchronisierung) erlaubt.
Eine weitere Version der eAkte2Go wurde mit einer Kofax-Komponente um eine mobile Scanmöglichkeit erweitert, die die mobile Erfassung von Dokumenten und direkte Übergabe an den aktuellen Vorgang in der E-Akte ermöglicht.
Durch die Verwendung der CMIS-Schnittstelle können mehrere, unterschiedliche Repositories (z. B. Kollaboration wie Alfresco, Sharepoint) neben der zentralen E-Akte gleichzeitig genutzt werden.