Die elektronische Akte (E-Akte) Anbieterbefragung

Das E-Government-Gesetz vom August 2013 sieht für Bundesbehörden ab 2020 verpflichtend eine elektronische Aktenführung vor. Daher befragt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT Anbieter, die sich mit Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit auf dem Markt positionieren.

August 2015 - Öffnung der Umfrage: Aufgrund des starken Interesses wird die Plattform (ursprünglich Mai-August 2014) pünktlich zum Jahrestag in ein offenes Format überführt. Teilnehmende Unternehmen können ihre bisherigen Angaben jederzeit über das Format aktualisiert einsenden, neue Teilnehmer sind herzlich eingeladen, ihre Angaben dem aktuellen Bestand hinzuzufügen.

Die Umfrage beinhaltete quantitative wie qualitative Fragestellungen, sowohl fachlicher als auch technischer Natur und bietet eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.

Die Umfrage bietet:

  • Eine Marktübersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
  • Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Kontext E-Akte
  • Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von User-Stories
  • Referenzprojekte der Unternehmen als funktionale Integrationsbeispiele
  • Eine fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung
  • Als Resultat eine öffentliche Web-Plattform mit Filter- und Vergleichsfunktion

Die Inhalte der Umfrageresultate liegen in Verantwortung und Besitz der jeweiligen Unternehmen.


 

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IBM

IBM bietet mit seiner Lösungsplattform “Elektronische Verwaltungsarbeit“ praxiserprobte, diensteorientierte Bausteine zur Umsetzung der E-Akte, der E-Vorgangsbearbeitung und der E-Zusammenarbeit an.Ziel der E-Akte ist die Erleichterung von Aktenführung. Mit der E-Vorgangsbearbeitung wird die Prozesseffizienz durch die Abbildung strukturierter und teilstrukturierter Abläufe kontinuierlich gesteigert. E-Zusammenarbeit unterstützt effizienten Zusammenarbeit sowie dem Wissensmanagement. Die IBM Lösungsplattform folgt dem Baukastenprinzip (SOA), um die unterschiedlichen Anforderungen der Kunden aus der Öffentlichen Verwaltung individuell und aufwandsreduziert umsetzen zu können. Unter Verwendung vorhandener Bausteine z.B. Standard-Software der IBM (wie IBM FileNet P8 oder IBM WebSphere Portal) und bereits entwickelter, wiederverwendbarer Komponenten, können unterschiedliche Ausbaustufen der elektronischen Verwaltungsakte diensteorientiert umgesetzt und erweitert werden. Zur Basis der IBM Lösungsplattform „Elektronische Verwaltungsarbeit“ zählen u.a. folgende Dienste: Dokumentenverwaltung, Aufgabenverwaltung, Fristenverwaltung, Aktenzeichenverwaltung, Geschäftspartnerverwaltung, Workflow, Benutzer- und Rechteverwaltung, Digitale Signatur etc..

  Wo befindet sich der Stammsitz Ihres Unternehmens? Falls Ihr Unternehmen seinen Stammsitz im Ausland hat, existiert eine deutsche Niederlassung?

Stammsitz der IBM Deutschland ist: IBM-Allee 1, D-71139 Ehningen.
Darüber hinaus ist IBM in Deutschland mit ca. 40 Standorten in ganz Deutschland vertreten.
IBM Niederlassungen befinden sich in Dresden, Leipzig, Chemnitz, Berlin, Hamburg, Bremen, Hannover, Bielefeld, Kassel, Düsseldorf, Dortmund, Münster, Köln, Aachen, Bonn, Mainz, Frankfurt/Main, Saarbrücken, Mannheim, Walldorf, Ehningen, Heilbronn, Karlsruhe, Villingen-Schwenningen, Freiburg, München, Ulm, Nürnberg, Würzburg und Erfurt.

  Unterliegt Ihr Unternehmen dem deutschen Rechtsrahmen?

Ja
Nein

  Seit wann ist Ihr Unternehmen als Softwareanbieter- oder Systemintegrator auf dem Markt tätig?

Im Jahr 1896 gründete Hermann Hollerith, die Tabulating Machine Company. Nach Zusammenschlüssen entstand am 16. Juni 1911 die Computing-Tabulating-Recording Company mit Sitz im Staat New York und gilt international als Gründungsdatum von IBM. 1924 firmierte das Unternehmen um in International Business Machines Corporation (IBM). Nach Deutschland kam der Konzern bereits 1910. Als Deutsche Hollerith-Maschinen Gesellschaft mbH gegründet, wurde sie 1949 in Internationale BüroMaschinen Gesellschaft und 1971 schließlich in IBM Deutschland GmbH umbenannt.

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat Ihr Unternehmen?

Zum Jahresende 2013 waren weltweit 431.212 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei IBM beschäftigt.

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ungefähr im Bereich DMS, ECM oder VBS tätig?

Die angefragten Mitarbeiterzahlen, aufgebrochen nach den Bereichen DMS, ECM oder VBS unterliegen den Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen der IBM, die nicht generell (öffentlich) kommuniziert werden. Wir bitten um Ihr Verständnis. Auf individuelle Anfrage teilen wir diese Zahlen gerne mit.

  Welchen Umsatz macht Ihr Unternehmen im Bereich DMS/ECM jährlich?

Die angefragten Umsatzzahlen, aufgebrochen nach den Bereichen DMS, ECM unterliegen den Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen der IBM, die nicht generell (öffentlich) kommuniziert werden. Wir bitten um Ihr Verständnis. Auf individuelle Anfrage teilen wir diese Zahlen gerne mit.
Die offiziellen Umsatzzahlen und Finanzdaten werden jährlich in den Geschäftsberichten veröffentlicht (www.ibm.com/annualreport/).

  Welchen Marktanteil hat Ihr Unternehmen im Verwaltungssektor?

IBM ist seit Jahrzehnten erfolgreich im Öffentlichen Sektor tätig. Interne Bewertungen des Marktanteils unterliegen den Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen der IBM. Zusätzlich finden Sie anbei Informationen von unabhängigen Analysten zum Marktanteil im Bereich DMS/ECM:
IBM verzeichnet einen Marktwachstum von ca. 12,4% im Bereich DMS/ ECM mit einem Marktanteil von ca. 20,2%. (Quelle: Gartner, ECM Market Share, April 30,2013).
IBM verzeichnet einen Marktwachstum von ca. 13% im Bereich DMS/ ECM und einem Marktanteil von ca. 17%. (Quelle: IDC, ECM Market Share, April 30, 2013).

  Geben Sie bitte eine Kontaktadresse für weitere Informationen zu Ihrer Lösung an.

Name
Mario Juterzenka
Anschrift
Nahmitzer Damm 12, 12277 Berlin
Telefon
0160-478 11 25
E-Mail
mario.juterzenka@de.ibm.com

  Beschreiben Sie kurz und knapp die Architektur einer möglichen Lösung im Kontext E-Akte/DMS, basierend auf Ihren oder den von Ihnen ausgewählten Produkten. Gehen Sie dabei soweit vorhanden auch auf Komponenten/Bausteine zu E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit ein. Fügen Sie dem Formular eine Architekturskizze/-grafik zur Verdeutlichung bei und visualisieren Sie dabei Aspekte zur Modularität der Komponenten, Schnittstellen und zum Deployment (PaaS, SaaS, etc.).

IBM bietet mit seiner Lösungsplattform “Elektronische Verwaltungsarbeit“ praxiserprobte, diensteorientierte Bausteine zur Umsetzung der E-Akte, der E-Vorgangsbearbeitung und der E-Zusammenarbeit an.Ziel der E-Akte ist die Erleichterung von Aktenführung. Mit der E-Vorgangsbearbeitung wird die Prozesseffizienz durch die Abbildung strukturierter und teilstrukturierter Abläufe kontinuierlich gesteigert. E-Zusammenarbeit unterstützt effizienten Zusammenarbeit sowie dem Wissensmanagement.

Die IBM Lösungsplattform folgt dem Baukastenprinzip (SOA), um die unterschiedlichen Anforderungen der Kunden aus der Öffentlichen Verwaltung individuell und aufwandsreduziert umsetzen zu können. Unter Verwendung vorhandener Bausteine z.B. Standard-Software der IBM (wie IBM FileNet P8 oder IBM WebSphere Portal) und bereits entwickelter, wiederverwendbarer Komponenten, können unterschiedliche Ausbaustufen der elektronischen Verwaltungsakte diensteorientiert umgesetzt und erweitert werden.
Zur Basis der IBM Lösungsplattform „Elektronische Verwaltungsarbeit“ zählen u.a. folgende Dienste: Dokumentenverwaltung, Aufgabenverwaltung, Fristenverwaltung, Aktenzeichenverwaltung, Geschäftspartnerverwaltung, Workflow, Benutzer- und Rechteverwaltung, Digitale Signatur etc..
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung CMIS als Schnittstelle zum DMS?

Ja, CMIS-Version  1.0
Herstellerspezifische Erweiterungen
Nein

  Welche weiteren Schnittstellen und Datenaustauscheformate stellt die Lösung für den Austausch von Daten mit und die Anbindung von Drittkomponenten zur Verfügung?

WebDAV
CIFS
JCR
SOAP
REST
IMAP
XDOMEA
Andere

  Für welche Identitäts- respektive Verzeichnisdienste bietet Ihre Lösung eine Schnittstelle?

Open LDAP
Microsoft Active Directory
X.509 Zertifikat-basierte Authentifizierung
Oracle Internet Directory
IBM Directory Server
Novell Directory Server
Andere  SUN Java Dir.S., MS AD, CA Dir.S.

  Welche Workflow-Standards und Formate werden im Workflowsystem bzw. der Vorgangsbearbeitung (so vorhanden) unterstützt?

BPMN 2.0
WS-BPEL 2.0
XPDL
EPK
Andere  Import von Visio BPMN

  Ist ein Werkzeug für die Bearbeitung, die Erstellung und die Überprüfung von Workflows verfügbar?

Ja, Produkt  Process Designer
Ja, Drittanbieter
Nein

  Welche der Komponenten sind modular gehalten und können dediziert respektive entkoppelt betrieben werden?

DMS
VBS/WF-System
Records Management / Registratur
Portal-System
Kollaboration
Andere

  Auf welcher technologischen Basis baut Ihre beschriebene Architektur auf? Werden die für die öffentliche Verwaltung geltenden Vorgaben (z.B. SAGA 5) berücksichtigt?

Java
.NET
C#
Andere  Dojo, HTML5

  Auf welchen Ebenen ist die Lösung mandantenfähig?

Hardware
Betriebssystem/Virtualisierer
Datenbank
Anwenderschicht
Andere

  Wie skaliert das System bzgl. der Anzahl von verwalteten Objekten, Dokumenten, Mandanten und Anwendern? Erklären Sie die Skalierung exemplarisch anhand eines einfachen definierten Deployments.

Die IBM Lösungsplattform "Elektronische Verwaltungsarbeit" ist hoch skalierbar und damit die optimale Basis für ein hoch performantes, leistungsfähiges System zur Umsetzung der fachlichen Anforderungen.
Als Beispiel sei die Einführung der eAkte bei der Bundesagentur für Arbeit genannt. Die eAkte ersetzt die vorherrschenden papiergestützten Abläufe durch effizientere, elektronische Abläufe auf Grundlage digitaler Dokumente. Mit dem System wird ein Dokumentvolumen von täglich 700.000 neuen Dokumenten bewältigt. Insgesamt befinden sich aktuell ca. 10,8 Mio. Kundenakten und über 100 Mio Dokumente im Bestand. Es arbeiten täglich bis zu 30.000 Benutzer mit dem System und lösen dabei ca. 5,5 Mio. Funktionsaufrufe aus.

  Welche Clients und Client-Typen werden für den Zugriff auf Ihre Lösung unterstützt?

Fat-Client
Remote-Editing / Terminal-Client
Browser Client auf Basis von HTML/CSS
Browser Client auf Basis von HTML5/CSS3
Browser Client auf Basis von ActiveX
Browser Client auf Basis von Flash
Browser Client auf Basis von Java
Smartphone/Tablet – App
Andere  Integration in MS Office 2007 und höher

  Welche Client-Betriebssysteme werden in welchen Versionen unterstützt?

Windows
Vista
7
8
Mac OS X
10.6
10.7
10.8
10.9
Linux Derivate
Android
3.x
4.0.x
4.1/2/3.x
4.4
Blackberry
7
10
iOS
5.x
6.x
Windows Phone
7
8
Andere

  Welche Lizenzmodelle kommen für Ihre Lösung in Frage?

Die der IBM Lösungsplattform "Elektronische Verwaltungsarbeit" zugrundeliegenden IBM Softwareprodukte können benutzer- oder prozessorbasierend lizenziert werden.
Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, die je nach Anwendungssituation zum Tragen kommen.
Die Lizenzpakete enthalten Unterstützungprogramme wie z.B. DB2 und WebSphere Application Server.

  Basieren Komponenten Ihrer Lösung im Bereich DMS,ECM, VBS auf Open-Source-Software? Wenn ja, welche OSS findet Verwendung?

Ja,
Nein

  Projektsteckbrief 1

Die Stadt Dortmund hat eine leistungsfähige und stabile Systemumgebung für Archivierung und Dokumentenmanagement auf Basis der IBM Lösungsplattform "Elektronische Verwsaltungsarbeit" im Einsatz, die über die verschiedenen Schnittstellen sicher genutzt werden kann. Zurzeit wird das System von von über 3500 Benutzern mit direktem Zugriff auf das Archiv, aus SAP und aus der Bürokommunikation genutzt. Die Lösung bedient sowohl Aufgaben der Speicherung
als auch der Vorgangsbearbeitung. Es ist ein skalierbares System, das verteilte Anwendungs- und
Datenhaltung unterstützt. Die Bereitstellung der Dokumente am Arbeitsplatz erfolgt in der Regel innerhalb
einer Sekunde. Umgesetzt wurden u.a. Aktenlösungen für Grunderwerbsakten, Ausschreibungsunterlagen, KFZ Zulassung, Bauakten und Bescheide für Mahnungen aus Fachverfahren.

  Projektsteckbrief 2

Die Einführung der Elektronischen Schutzrechtsakte beim Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) gehört weltweit zu den größten SOA (Service-orientierte Architektur)-basierten Workflow-Installationen. Sie ermöglicht medienbruchfreies, effizientes Bearbeiten von Schutzrechten von Patenten und Gebrauchsmustern – von der elektronischen Anmeldung bis zur elektronischen Publikation.
Mit der Umsetzung des Neusystems gehen folgende Inhalte einher:
- Ablösung des zentralen Verwaltungsrechners (Mainframe Host) durch ergonomische Fachanwendungen
- Einführung eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems zur elektronischen Verwaltung der Papierakten
- Einführung eines elektronischen Workflow-Managementsystems (WFMS) zur vorgangsgesteuerten Aktenbearbeitung
In dem System sind ca. 60 komplexe Geschäftsprozesse abgebildet. Insgesamt arbeiten ca. 1.200 Mitarbeiter mit dem System. Einen Ansprechpartner benennen wir gerne auf individuelle Anfrage.

  Projektsteckbrief 3

Die Einführung der IBM Lösungsplattform "Elektronische Verwaltungsarbeit" kann hochverfügbar erfolgen. Die Umsetzung erfolgt über Hardware-Cluster, Middleware-Cluster als auch Softwarecluster. Die Verteilung erfolgt über entsprechende HW- und SW-LoadBalancer. Hierbei kann die Lösung auch redundant über zwei oder mehr voneinander unabhängige Rechenzentren verteilt werden. Die Skalierung erfolgt sowohl über die Platzierung von mehreren Managed-Server-Instanzen pro physikalischer Hardware als auch in der Zusammenfassung von mehreren Knoten mit Managed Servern in einem Anwendungscluster.
Als Beispiel sei hierfür die Einführung der eAkte bei der Bundesagentur für Arbeit (BA) genannt, welche weltweit mit zu den größten eAkte Installationen zählt. Mit dem System wird ein Dokumentvolumen von täglich 700.000 neuen Dokumenten bewältigt. Insgesamt befinden sich aktuell ca. 10,8 Mio. Kundenakten und über 100 Mio Dokumente im Bestand. Es arbeiten aktuell täglich bis zu 30.000 Benutzer mit dem System und lösen dabei ca. 5,5 Mio. Funktionsaufrufe aus. Einen Ansprechpartner benennen wir gerne auf individuelle Anfrage.

  Unterstützt die angebotene Lösung kollaboratives Arbeiten im Sinne von Echtzeitkommunikation und gleichzeitigem Arbeiten an Dokumenten mit mehreren Autoren?

Ja
Nein

  Welche Komponenten bietet Ihre Lösung zum kollaborativen Arbeiten?

Wiki
Groupware
Portale
A/V-Konferenzen
Chat
Blog
Teamroom
Gleichzeitiges/Paralleles Arbeiten in Dokumenten
Andere

  Als AnwenderIn möchte ich formlos einen Antrag parallel mit anderen Anwendern bearbeiten können, um mir Unterstützung und Expertise meiner Mitarbeiter einzuholen.

In der IBM Lösungsplattform "Elektronische Verwaltungsarbeit", gibt es unterschiedliche Möglichkeiten zur parallelen Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten:
- Parallele Bearbeitung von Dokumenten über IBM Docs
- Freigabe aus MS Office heraus
- Freigabe im IBM Content Navigator über Aufgabenlistes

Über IBM Docs können gleichzeitig zwei oder mehr verteilte Anwender an einem Dokument in Echtzeit arbeiten. Das heißt, die Änderung die ein Anwender in einem geöffneten Dokument vornimmt, wird dem anderen Anwender in dem ebenfalls geöffneten Dokument sofort angezeigt.
In Ergänzung können natürlich über Check-In/ Check-Out oder über eine klassische Umlaufmappe (Adhoc-WF) Dokumente durch mehrere Anwender bearbeitet und freigegeben werden. Die Erstellung, Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten in einer Umlaufmappe kann sowohl direkt auf MS Office (vollständige Integration der Aktenfunktionalität) oder über den Webclient IBM Content Navigator heraus erfolgen.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung eine Vorgangsbearbeitung?

Ja, eigenes Produkt
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten und Produkte decken Vorgangsbearbeitung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität?

Die IBM Lösungsplattform "Elektronische Verwaltungsarbeit" automatisiert und optimiert Geschäftsprozesse durch die Verwaltung der Arbeitsabläufe zwischen Menschen und Systemen. Die Lösung ermöglicht ein umfassendes Prozessmanagement, einschließlich Prozessmodellierung, erweiterter Analyse- und Simulationsfunktionen und Überwachung der Geschäftsaktivität. Die Vorgangsbearbeitung ist ein integraler Bestandteil der Lösungsplattform (IBM FileNet P8) und verwaltet automatisch Prozessausnahmen, um sofort flexibel auf interne Ereignisse oder Kundenanforderungen reagieren zu können. Die Lösung unterstützt Prozessstandards wie etwa BPMN (Prozessmodellierung) und XPDL (Definition und Ausführung).

  Bitte markieren Sie im Folgenden welche Anforderungen für Bearbeitung und Registratur durch Ihre Lösung abgedeckt werden.

Akten, Vorgänge und Dokumente anlegen
Akten, Vorgänge und Dokumente löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente nach 4-Augen-Prinzip löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente verschieben
Akten, Vorgänge und Dokumente für andere autorisieren
Vorgänge und Dokumente abschließen
Vorgänge und Dokumente wieder in Bearbeitung nehmen
Metadaten eines Schriftgutobjekts bearbeiten
Mehrere Artefakte (Dokumente/Bilder/etc) zu einem Schriftgutobjekt in einem Arbeitsschritt hinzufügen (Stichwort batch-update)
Termine/Fristen von Schriftgutobjekten einsehen
Termine/Fristen von Dokumenten kalendarisch verwalten
Termine in Vorgängen mit Exchange/Outlook abgleichen
Änderungen an Schriftgutobjekten abonnieren
Beteiligungsprozesse initiieren
An Beteiligungsprozessen teilnehmen
Beteiligungsprozesse ad hoc ändern
Beteiligungsprozesse abbrechen
Den Aktenplan bearbeiten
Kennzeichenregelsätze anlegen und bearbeiten
Kennzeichenregelsätze Organisationseinheiten zuordnen

  Kann aus der Bearbeitung heraus eine elektronische Signatur von Schriftgut erfolgen und eine Signaturprüfung stattfinden?

Ja
Nein

  Unterstützt die Vorgangsbearbeitung aktive Benachrichtigung (push-notification)?

Ja
Nein

  Unterstützt Ihre Lösung eine Langzeitspeicherung?

Ja, eigenes Produkt  IBM P8 Content Engine
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten/Produkte decken Langzeitspeicherung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität? Gibt es Schnittstellen zu Langzeitarchivierungssystemen?

Die IBM Lösungsplattform "Elektronische Verwaltungsarbeit" bietet eine hoch skalierbare und revisionssichere Archivplattform, die bei vielen Unternehmen und Behörden im Einsatz ist, auch unter Verwendung von Digitalen Signaturen und in Kombination mit einer Virtuellen Poststelle.
Dokumente können direkt in der Datenbank, in Dateisystemen oder in revisionssicheren WORM Speicher wie z.B. NetApp SnapLock oder EMC Centera abgelegt werden.
IBM FileNet P8 besitzt ein integriertes Retention Management, über das regelbasiert jedem Dokument Aufbewahrungsfristen mitgegeben werden können.
Eine Integration mit TRESOR Lösungskomponenten ist ebenfalls möglich.

  Unterstützt Ihre Lösung eine Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A?

Ja, beim Import
Ja, beim Export
Nein

  Welche DMS-Grundfunktionen unterstützt Ihre Lösung?

Versionierung
Locking/Sperren
Autorisierung
Technische Protokollierung
Andere

  Ist die Lösung konform zu ECM-Standards?

DoD5015
MoReq2010
AIIM
Andere

  Lässt sich eine Vererbung von Metadaten in der Objekthierarchie (Akte/Vorgang/Dokument) konfigurieren?

Ja
Nein

  Werden Berechtigungen von einer Akte auf einen neuen Vorgang vererbt?

Ja
Nein

  Existiert eine rollenbasierte Rechteverwaltung für den Zugriff und die Bearbeitung von einzelnen Metadaten?

Ja
Nein

  Werden Metadaten versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Werden Hierarchieelemente (Akten/Vorgänge/Dokumente) versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Sind Löschvorgänge in der Versionierung sichtbar?

Ja
Nein

  Unterstützt die Lösung dynamische Beteiligungsprozesse?

Ja
Nein

  Eine Suche auf Schriftgutobjekten unterstützt folgende Funktionalitäten

Die Suche nach Akten/Vorgängen/Dokumenten über Metadatenfelder
Die Volltext-Suche nach Dokumenteninhalten
Suchkriterien können personalisiert gesichert und wiederverwendet werden
Ergebnisslisten können exportiert werden (z.B. CSV/Excel/Datei)
Die Suche liefert Vorschaubilder für Dokumente/Bilder
Suchergebnisse lassen sich nach Metadaten sortieren
Suchergebnisse werden direkt referenziert
Suchergebnisse können innerhalb der Plattform weitergegeben werden
Kann auf Drittkomponenten ausgeweitet werden (Enterprise-Search z.B. Fileserver/Exchange)
Rechtebasierte Darstellung von Resultaten (u.a. keine Darstellung von Inhalten ohne Berechtigung)

  Können Organisationsstrukturen mit hierarchischen Beziehungen in Ihrer Lösung hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Wie erfolgt die Vergabe von Kennzeichen für Schriftgutobjekte (z.B. Aktenzeichen oder Dokumentenkennzeichen)?

Automatisch
Manuell

  Können Dokumente von der informellen zur formellen Bearbeitung übergeben werden?

Ja
Nein

  Bitte geben Sie an, in welchen Abständen ungefähr neue Haupt-Versionen für die von Ihnen eingesetzten Komponenten erscheinen?

Jährlich
Halbjährlich
Alle Monate
Andere

  Wenn Open-Source Komponenten/Bibliotheken verwendet werden, wie gewährleisten Sie Aktualität und Sicherheit Ihres Produkts bei Änderungen?

Es werden keine Open Source Komponenten verwendet.

  Werden technische Protokolle zentral gesammelt oder dezentral in den Teilkomponenten abgelegt?

Zentral
Dezentral

  Unterstützt die Lösung ein 4-Augen-Prinzip zum Zugriff auf Protokolldaten?

Ja
Nein

  Wie werden Protokolle und Logs vor unberechtigtem Zugriff geschützt?

Die IBM Lösungsplattform "Elektronische Verwaltungsarbeit" (IBM FileNet P8) bietet vielfältige Möglichkeiten an, Protokoll- und Log-Dateien zu Vorgängen und Dokumenten zu erzeugen. Über eine entsprechende Parametrisierung können die Protokolle auf die jeweiligen Anforderungen/Bedürfnisse hin angepasst und bei Bedarf der Detaillierungsgrad erhöht bzw. reduziert werden.
Neben den im IBM FileNet P8 System generierten Protokollen werden weitere Protokolle- und Log-Dateien in den beteiligten Systemkomponenten wie z.B. Betriebssystem, Datenbanken und Applikationsserver erzeugt und vorgehalten.
Die Protokoll- und Log-Dateien werden durch die Systemadministration vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

  Gibt es ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement?

Ja
Nein

  Können Organisationseinheiten/Rollen und Benutzer dynamisch angelegt/bearbeitet/gelöscht werden?

Ja
Nein

  Wird eine Synchronisation des Rollen-/Rechtemodells mit einem Verzeichnisdienst (LDAP/AD/etc) unterstützt?

Ja
Nein

  Können alle administrativen Tätigkeiten über ein Web-Portal bedient werden?

Ja, zentral
Ja, dezentral
Nein

  Können in der Lösung Namensbildungsregeln definiert und hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Können beliebige Objekttypen 1definiert werden?

Ja
Nein

  Kann die Hierarchiestruktur von Schriftgutobjekten regelbasiert beschränkt werden? (Beispiel: Akte->Vorgang->Dokument oder 4/5 stufiger Aktenplan)

Ja
Nein

  Als Administrator möchte ich drei unterschiedliche Nutzer anlegen. Alle Nutzer arbeiten gemeinsam in einer Unterarbeitsgruppe. Nutzer A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen. Nutzer B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben. Die Unterarbeitsgruppe arbeitet mit vertraulichen Dokumenten, daher benötigen die Mitarbeiter mindestens eine 2-Faktor-Authentisierung.

Die IBM Lösungsplattform "Elektronische Verwaltungsarbeit" nutzt zur Verwaltung von Benutzern und Gruppen ein LDAP, z.B. Microsoft Active Directory (MS-ADS).
Dabei erhält jedes Dokument über Dokumentenklassen, Ordnern oder Regeln eine Access Control List, die den Zugriff auf das Dokument regelt. Aus der Gruppenzugehörigkeit des Benutzers im LDAP ergeben sich dann die Rechte am Dokument.
• Benutzer A ist Mitglied einer Gruppe mit Erstellungs-, Bearbeitungs- und
Leserechten
• Benutzer B hat zusätzliche Rechte für Freigaben
Eine 2 Faktor-Authentifizierung erfolgt im einfachsten Falle bei der Anmeldung an die IBM Lösungsplattform durch Eingabe von Benutzername und Passwort. Weitere Authentifizierungsmöglichkeiten (z.B. Single-Sin-On) sind möglich und basieren auf den gängigen Standards.
Screenshot 1
Screenshot 2

  Welche Sicherheits- oder Qualitätszertifizierungen (z.B. nach Common Criteria / etc.) existieren für die Lösung?

Die der IBM Lösungsplattform "Elektronische Verwaltungsarbeit" zugrunde liegenden Produkte berücksichtigen anwendbare, geltende Gesetze, Normen, Sicherheitsregeln und Richtlinien und wurden auf deren Grundlage entwickelt: z.B. GoBS, ISO 9001, 90/270/EWG, ZH 1/618, ISO 13406-2, ISO 9241-10 bis 17, ISO 13407, ISO/IEC 12119, Common User Access (CUA).

  Auf welchen Ebenen wird Verschlüsselung zur Absicherung der Kommunikation bzw. des Datenbestandes eingesetzt?

Anwendungsebene – Client
Anwendungsebene – Server
Kommunikation Client/Server
Kommunikation Server/Server
Datenhaltung
Andere  Verschlüsselung von Dokumenten

  Welche Authentisierungsmechanismen und Kommunikationsstandards unterstützt Ihre Lösung?

Username/Passwort
OTP (One-Time-Passwords)
Smartcards
Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion)
Dienstausweis des Bundes
PKI mit eigenen Zertifikaten
PKI mit Zertifikaten von Drittanbietern
VPN SSL
VPN IPSec
Maschinen-Authentisierung (Hardware-Token)
TAN-Verfahren (mTAN o.ä.)
Biometrie
TLS
Andere

  Welche Authentisierungs-, SSO- und weitere Standards unterstützt Ihre Lösung?

OpenID
OAuth
SAML
Liberty Alliance Project
Kerberos
Central Authentication Service
Lightweight Third-Party Authentication
XACML
WS-Federation
WS-Security
XML Encryption
OCSP/XKMS
JAAS
Andere

  Welche Verschlüsselungsalgorithmen können in Ihrer Lösung eingesetzt werden? Geben Sie jeweils die maximale Schlüssellänge an.

SHA-2
SHA-3
RSA/DSA
AES  128
RIPEMD
WHIRLPOOL (Rijmen / Baretto)
Andere

  Als Anwender möchte ich so schnell wie möglich wieder auf das System zugreifen können nachdem ich meinen Zugangstoken (bspw. Passwort, Smartcard) verloren habe.

Die IBM Lösungsplattform "Elektronische Verwaltungsarbeit" nutzt zur Authentifizierung und Autorisierung einen angebundenen LDAP Verzeichnisdienst. Im Standard sieht die Lösung vor, dass Anwender ihr Kennwort über den Client ändern können. Diese Änderung wird dann direkt im Verzeichnisdienst eingetragen.
Die Möglichkeit, einen Administrator zu benachrichtigen, oder aber das Kennwort nach einer Drittauthentifizierung selber zurückzusetzen, kann projektspezifisch umgesetzt werden. Zu diesem Zweck kann z.B. eine Schaltfläche in der Anmeldeseite des Clients ergänzt werden, die ein Web-Formular öffnet, über das der Anwender nach Eingabe einer Benutzerkennung oder Email den Administrator um die Entsperrung seines Kontos oder das Zurücksetzen seines Passworts bitten kann. Diese Mechanismen können auch vollständig automatisiert werden, so dass beispielsweise ein Anwender für sich selber (oder für einen Dritten) nach erfolgreicher Authentifizierung und Eingabe der Benutzerkennung ein neues Passwort beantragen kann, welches dann im Verzeichnisdienst eingetragen und dem Benutzer an seine Email Adresse zugestellt wird.

  Als Administrator möchte ich ausschließen, dass Unbefugte auf das System zugreifen können wenn ein Anwender seinen Zugangstoken verloren hat.

Die IBM Lösungsplattform "Elektronische Verwaltungsarbeit" nutzt zur Verwaltung von Benutzern und Gruppen ein LDAP, z.B. Microsoft Active Directory (MS-ADS). Damit können alle Funktionen der LDAP Benutzerverwaltung von der IBM Lösungsplattform genutzt werden. Der LDAP Administrator kann jederzeit vorhandene Anwender sperren, zeitlich einschränken, Passwörter verwalten und zurücksetzen und auch den Account wieder reaktivieren.
Die beigefügten Screenshots beziehen sich auf die Umsetzung in MS-ADS.

Screenshot 1 zeigt wie der Administrator des MS ADS einen Benutzer sperrt (disabled)
Screenshot 2 zeigt wie der Administrator des MS ADS einen Benutzer reaktiviert (enabled)
Screenshot 1
Screenshot 2

  Als Administrator möchte ich einem Anwender die Berechtigungen für eine Unterarbeitsgruppe entziehen können, um Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Um einer Unterarbeitsgruppe die Zugriffsberechtigungen auf Dokumente zu entziehen, kann der Administrator die Gruppenzugehörigkeit der Benutzer/Gruppen im Active Directory ändern. Wird ein Benutzer/Gruppe aus der Unterarbeitsgruppe entfernt, kann er nicht mehr auf die entsprechenden Dokumente der Unterarbeitsgruppe zugreifen.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass in der Anwendung der Besitzer einer Unterarbeitsgruppe (Teamarbeitsbereich) die Benutzer und Gruppen selbst verwalten kann. Somit kann der Besitzer der Unterarbeitsgruppe Benutzer oder Gruppen den Zugriff auf die Unterarbeitsgruppe entziehen und somit Dokumente vor unberechtigtem Zugriff schützen.
Screenshot 1