Die elektronische Akte (E-Akte) Anbieterbefragung

Das E-Government-Gesetz vom August 2013 sieht für Bundesbehörden ab 2020 verpflichtend eine elektronische Aktenführung vor. Daher befragt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT Anbieter, die sich mit Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit auf dem Markt positionieren.

August 2015 - Öffnung der Umfrage: Aufgrund des starken Interesses wird die Plattform (ursprünglich Mai-August 2014) pünktlich zum Jahrestag in ein offenes Format überführt. Teilnehmende Unternehmen können ihre bisherigen Angaben jederzeit über das Format aktualisiert einsenden, neue Teilnehmer sind herzlich eingeladen, ihre Angaben dem aktuellen Bestand hinzuzufügen.

Die Umfrage beinhaltete quantitative wie qualitative Fragestellungen, sowohl fachlicher als auch technischer Natur und bietet eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.

Die Umfrage bietet:

  • Eine Marktübersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
  • Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Kontext E-Akte
  • Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von User-Stories
  • Referenzprojekte der Unternehmen als funktionale Integrationsbeispiele
  • Eine fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung
  • Als Resultat eine öffentliche Web-Plattform mit Filter- und Vergleichsfunktion

Die Inhalte der Umfrageresultate liegen in Verantwortung und Besitz der jeweiligen Unternehmen.


 

Zurück zur Übersicht   Druckansicht

Materna GmbH

Materna ist ein inhabergeführtes ITK-Dienstleistungsunternehmen und realisiert seit mehr als 30 Jahren sehr erfolgreich Projekte in den Marktsegmenten Service- und Infrastruktur-Management, Content-Management sowie Anwendungsentwicklung.

  Wo befindet sich der Stammsitz Ihres Unternehmens? Falls Ihr Unternehmen seinen Stammsitz im Ausland hat, existiert eine deutsche Niederlassung?

Materna GmbH
Voßkuhle 37
44141 Dortmund

  Unterliegt Ihr Unternehmen dem deutschen Rechtsrahmen?

Ja
Nein

  Seit wann ist Ihr Unternehmen als Softwareanbieter- oder Systemintegrator auf dem Markt tätig?

Das Unternehmen wurde1980 gegründet.

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat Ihr Unternehmen?

Europaweit arbeiten mehr als 1.700 Mitarbeiter für das Unternehmen.

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ungefähr im Bereich DMS, ECM oder VBS tätig?

Im Bereich DMS, ECM oder VBS Umfeld sind ca. 200 Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen beschäftigt.

  Welchen Umsatz macht Ihr Unternehmen im Bereich DMS/ECM jährlich?

Der jährliche Umsatz im Bereich DMS/ECM beläuft sich auf rund 21 Mio. €.

  Welchen Marktanteil hat Ihr Unternehmen im Verwaltungssektor?

Materna befindet sich unter den Top 5

  Geben Sie bitte eine Kontaktadresse für weitere Informationen zu Ihrer Lösung an.

Name
Dr. Alexander Fronk
Anschrift
Voßkuhle 37, 44141 Dortmund
Telefon
0231 5599-0
E-Mail
alexander.fronk@materna.de

  Beschreiben Sie kurz und knapp die Architektur einer möglichen Lösung im Kontext E-Akte/DMS, basierend auf Ihren oder den von Ihnen ausgewählten Produkten. Gehen Sie dabei soweit vorhanden auch auf Komponenten/Bausteine zu E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit ein. Fügen Sie dem Formular eine Architekturskizze/-grafik zur Verdeutlichung bei und visualisieren Sie dabei Aspekte zur Modularität der Komponenten, Schnittstellen und zum Deployment (PaaS, SaaS, etc.).

Mit dem eAkte-Basispaket bietet Materna eine flexibel integrierbare Lösung zur professionellen elektronischen Aktenführung. So können die Benutzer Dokumente und zugehörige Daten aus ihrer gewohnten Anwendungsoberfläche elektronisch verwalten, archivieren, recherchieren und bereitstellen. Darüber hinaus kann sich der Anwender auch Akten anzeigen lassen, die sich auf ein geöffnetes Dokument oder eine E-Mail beziehen, ohne die gewohnte Bedienoberfläche zu verlassen. Einsetzen lässt sich das eAkte-Basispaket als Add-On in Microsoft-Office-Umgebungen mit Microsoft SharePoint® 2013, 2016 und SharePoint-Online. Die Kernkomponente des eAkte-Basispakets ist der kontext- und rollenbasierte Zugriff aus Microsoft Office auf bestehende Fachverfahren und Datenquellen. Materna integriert diese Kernkomponente des eAkte-Basispakets in die gewohnte Microsoft Office-Welt, um sie von dort aus komfortabel auf einem Microsoft SharePoint® Server 2013, 2016 oder SharePoint-Online abzulegen. Für den Anwender lässt sich damit ein einheitlicher Prozess von der Erstellunung von Vorgängen und Dokumenten bis hin zur strukturierten Ablage über nur eine Bedieneroberfläche abbilden. Dabei kann er flexibel entweder aus der gewohnten Office-Oberfläche oder aus der SharePoint®-Oberfläche heraus agieren. Einsatzszenarien: eAkte, eZusammenarbeit, eVorgangsbearbeitung.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung CMIS als Schnittstelle zum DMS?

Ja, CMIS-Version  1.0
Herstellerspezifische Erweiterungen
Nein

  Welche weiteren Schnittstellen und Datenaustauscheformate stellt die Lösung für den Austausch von Daten mit und die Anbindung von Drittkomponenten zur Verfügung?

WebDAV
CIFS
JCR
SOAP
REST
IMAP
XDOMEA
Andere

  Für welche Identitäts- respektive Verzeichnisdienste bietet Ihre Lösung eine Schnittstelle?

Open LDAP
Microsoft Active Directory
X.509 Zertifikat-basierte Authentifizierung
Oracle Internet Directory
IBM Directory Server
Novell Directory Server
Andere

  Welche Workflow-Standards und Formate werden im Workflowsystem bzw. der Vorgangsbearbeitung (so vorhanden) unterstützt?

BPMN 2.0
WS-BPEL 2.0
XPDL
EPK
Andere  SharePoint Workflow Engine, Nintex

  Ist ein Werkzeug für die Bearbeitung, die Erstellung und die Überprüfung von Workflows verfügbar?

Ja, Produkt  SharePoint Designer
Ja, Drittanbieter  Nintex
Nein

  Welche der Komponenten sind modular gehalten und können dediziert respektive entkoppelt betrieben werden?

DMS
VBS/WF-System
Records Management / Registratur
Portal-System
Kollaboration
Andere

  Auf welcher technologischen Basis baut Ihre beschriebene Architektur auf? Werden die für die öffentliche Verwaltung geltenden Vorgaben (z.B. SAGA 5) berücksichtigt?

Java
.NET
C#
Andere

  Auf welchen Ebenen ist die Lösung mandantenfähig?

Hardware
Betriebssystem/Virtualisierer
Datenbank
Anwenderschicht
Andere

  Wie skaliert das System bzgl. der Anzahl von verwalteten Objekten, Dokumenten, Mandanten und Anwendern? Erklären Sie die Skalierung exemplarisch anhand eines einfachen definierten Deployments.

Um der Anforderung einer gleichmäßigen Aufteilung der Daten gerecht zu werden, muss bei der Bereitstellung der Datenspeicher für die Akten-, Vorgangs- und Dokumentobjekte möglichst eine Aufteilung erfolgen. Da das SharePoint-Berechtigungssystem auf Basis der Website-Sammlungen ausgebildet ist, muss bei der Skalierung der Datenspeicher darauf Rücksicht genommen werden. Bei der Konzeption der Datenspeicher muss auch auf die in SharePoint gegebenen Limitierungen geachtet werden. Ebenso sollte bei der Konzeption auch das Gesamtsystem in einer finalen Ausbaustufe betrachtet werden.

  Welche Clients und Client-Typen werden für den Zugriff auf Ihre Lösung unterstützt?

Fat-Client
Remote-Editing / Terminal-Client
Browser Client auf Basis von HTML/CSS
Browser Client auf Basis von HTML5/CSS3
Browser Client auf Basis von ActiveX
Browser Client auf Basis von Flash
Browser Client auf Basis von Java
Smartphone/Tablet – App
Andere  MS Office 2010, 2013, 2016

  Welche Client-Betriebssysteme werden in welchen Versionen unterstützt?

Windows
Vista
7
8
Mac OS X
10.6
10.7
10.8
10.9
Linux Derivate
Android
3.x
4.0.x
4.1/2/3.x
4.4
Blackberry
7
10
iOS
5.x
6.x
Windows Phone
7
8
Andere

  Welche Lizenzmodelle kommen für Ihre Lösung in Frage?

Das eAkte-Basispaket wird pro Benutzer lizensiert.

  Basieren Komponenten Ihrer Lösung im Bereich DMS,ECM, VBS auf Open-Source-Software? Wenn ja, welche OSS findet Verwendung?

Ja,
Nein

  Projektsteckbrief 1

Bundesoberbehörde mit 7.000 Beschäftigten an mehr als 120 Standorten - Zur Sicherstellung der standortübergreifenden Zusammenarbeit wurde innerhalb von 6 Monaten ein elektronisches Ablage- und Registratursystem entwickelt. Altdaten mussten komplett in ein separates Informationssystem migriert werden. Das System unterstützt die Schriftguterstellung, ermöglicht eine Recherche sowie die Registratur von Dokumenten über alle Standort hinweg. Verfügt über einen hohen Grad von Barrierefreiheit.

  Projektsteckbrief 2

Ziel des Projektes war die Schaffung einer Pilotumgebung des eAkte-Basispaketes innerhalb einer Landesbehörde.
Des Weiteren wurde eine funktionale Erweiterung des eAkte-Basispakets für die Zentralregistratur des Hauses umgesetzt, die das bestehende Registraturverfahren abgelöst hat.
Nach der Umsetzung des geplanten Systemaufbaus inklusiv der Mitarbeiterschulungen erfolgte eine dreimonatige Pilotierungsphase mit anschließender Abnahme des Systems.
Zum Ende der Pilotierungsphase wurde seitens der Registratur ausschließlich mit dem eAkte-Basispaket gearbeitet.
Eine weitere Ausbaustufe, in der die Nutzung des Systems durch weitere Abteilungen und Referate erfolgen soll, ist zukünftig vorgesehen.

  Projektsteckbrief 3

Gegenstand des Projekts war die Bereitstellung eines kommunalen Test- und Referenzsystems "eAkte" auf Basis von SharePoint 2010 und dem eAkte-Basispaket bei einem kommunalen Dienstleister für die angeschlossenen Kommunen. Die Materna GmbH erarbeitete zusammen mit dem Arbeitskreis „DMS“ die notwendigen fachlichen Themen, die für den Aufbau und die Anpassung des eAkte-Basispaketes notwendig sind. Die daraus resultierenden Anforderungen wurden bei der technischen Umsetzung des Test- und Referenzsystem berücksichtigt. Das eAkte-Basispaket wurde von Materna zusammen mit dem Dienstleister auf einem virtuellen SharePoint-Server in der Infrastruktur des Dienstleisters installiert. Der bereitgestellte SharePoint Server entsprach einer Standard-Installation inklusiv bereitgestellter Suchdienste.
Seitens der Materna und mit administrativer Unterstützung durch Mitarbeiter des Dienstleisters wurde das eAkte-Basispaket auf dem SharePoint-Server installiert. Das KRZ hat mehr als 80 Kunden. Erste Mandanten arbeiten bereits im Produktivbetrieb.

  Unterstützt die angebotene Lösung kollaboratives Arbeiten im Sinne von Echtzeitkommunikation und gleichzeitigem Arbeiten an Dokumenten mit mehreren Autoren?

Ja
Nein

  Welche Komponenten bietet Ihre Lösung zum kollaborativen Arbeiten?

Wiki
Groupware
Portale
A/V-Konferenzen
Chat
Blog
Teamroom
Gleichzeitiges/Paralleles Arbeiten in Dokumenten
Andere

  Als AnwenderIn möchte ich formlos einen Antrag parallel mit anderen Anwendern bearbeiten können, um mir Unterstützung und Expertise meiner Mitarbeiter einzuholen.

Durch die Nutzung von Office 2010 / 2013 / 2016 und SharePoint 2013 / 2016 ist das Bearbeiten jederzeit auf Dokumentenebene möglich. Dies ist eine Standardfunktionalität von Office und SharePoint.

  Unterstützt Ihre Lösung eine Vorgangsbearbeitung?

Ja, eigenes Produkt
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten und Produkte decken Vorgangsbearbeitung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität?

Mit Hilfe des Moduls eVorgangsbearbeitung werden über Umlaufmappen die anfallenden Aufgaben an die im Geschäftsprozess beteiligten Personen verteilt und deren Zeichnungen gesammelt. Die federführenden Mitarbeiter erhalten nach dem Umlauf ein detailliertes Protokolldokument über die Ereignisse, die während des Geschäftsgangs eintraten
Die Nutzung der elektronischen Akte in einer strukturierten Umgebung bildet die grundsätzliche Arbeitsweise zur Verbuchung von Geschäftsdokumenten ab. Die fachliche Zuordnung erfolgt gemäß zugrundeliegendem Aktenplan. Geschäftszeichen für die Korrespondenz werden dabei automatisch generiert und in die Schriftstücke übernommen.

  Bitte markieren Sie im Folgenden welche Anforderungen für Bearbeitung und Registratur durch Ihre Lösung abgedeckt werden.

Akten, Vorgänge und Dokumente anlegen
Akten, Vorgänge und Dokumente löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente nach 4-Augen-Prinzip löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente verschieben
Akten, Vorgänge und Dokumente für andere autorisieren
Vorgänge und Dokumente abschließen
Vorgänge und Dokumente wieder in Bearbeitung nehmen
Metadaten eines Schriftgutobjekts bearbeiten
Mehrere Artefakte (Dokumente/Bilder/etc) zu einem Schriftgutobjekt in einem Arbeitsschritt hinzufügen (Stichwort batch-update)
Termine/Fristen von Schriftgutobjekten einsehen
Termine/Fristen von Dokumenten kalendarisch verwalten
Termine in Vorgängen mit Exchange/Outlook abgleichen
Änderungen an Schriftgutobjekten abonnieren
Beteiligungsprozesse initiieren
An Beteiligungsprozessen teilnehmen
Beteiligungsprozesse ad hoc ändern
Beteiligungsprozesse abbrechen
Den Aktenplan bearbeiten
Kennzeichenregelsätze anlegen und bearbeiten
Kennzeichenregelsätze Organisationseinheiten zuordnen

  Kann aus der Bearbeitung heraus eine elektronische Signatur von Schriftgut erfolgen und eine Signaturprüfung stattfinden?

Ja
Nein

  Unterstützt die Vorgangsbearbeitung aktive Benachrichtigung (push-notification)?

Ja
Nein

  Unterstützt Ihre Lösung eine Langzeitspeicherung?

Ja, eigenes Produkt
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten/Produkte decken Langzeitspeicherung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität? Gibt es Schnittstellen zu Langzeitarchivierungssystemen?

Der Drittanbietermarkt stellt bereits eine Vielzahl von Produkten für die Langzeitspeicherung bereit, die auf SharePoint 2013/2016 bzw. SharePoint-Online aufsetzen.

  Unterstützt Ihre Lösung eine Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A?

Ja, beim Import
Ja, beim Export
Nein

  Welche DMS-Grundfunktionen unterstützt Ihre Lösung?

Versionierung
Locking/Sperren
Autorisierung
Technische Protokollierung
Andere

  Ist die Lösung konform zu ECM-Standards?

DoD5015
MoReq2010
AIIM
Andere  vgl. SharePoint Standard

  Lässt sich eine Vererbung von Metadaten in der Objekthierarchie (Akte/Vorgang/Dokument) konfigurieren?

Ja
Nein

  Werden Berechtigungen von einer Akte auf einen neuen Vorgang vererbt?

Ja
Nein

  Existiert eine rollenbasierte Rechteverwaltung für den Zugriff und die Bearbeitung von einzelnen Metadaten?

Ja
Nein

  Werden Metadaten versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Werden Hierarchieelemente (Akten/Vorgänge/Dokumente) versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Sind Löschvorgänge in der Versionierung sichtbar?

Ja
Nein

  Unterstützt die Lösung dynamische Beteiligungsprozesse?

Ja
Nein

  Eine Suche auf Schriftgutobjekten unterstützt folgende Funktionalitäten

Die Suche nach Akten/Vorgängen/Dokumenten über Metadatenfelder
Die Volltext-Suche nach Dokumenteninhalten
Suchkriterien können personalisiert gesichert und wiederverwendet werden
Ergebnisslisten können exportiert werden (z.B. CSV/Excel/Datei)
Die Suche liefert Vorschaubilder für Dokumente/Bilder
Suchergebnisse lassen sich nach Metadaten sortieren
Suchergebnisse werden direkt referenziert
Suchergebnisse können innerhalb der Plattform weitergegeben werden
Kann auf Drittkomponenten ausgeweitet werden (Enterprise-Search z.B. Fileserver/Exchange)
Rechtebasierte Darstellung von Resultaten (u.a. keine Darstellung von Inhalten ohne Berechtigung)

  Können Organisationsstrukturen mit hierarchischen Beziehungen in Ihrer Lösung hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Wie erfolgt die Vergabe von Kennzeichen für Schriftgutobjekte (z.B. Aktenzeichen oder Dokumentenkennzeichen)?

Automatisch
Manuell

  Können Dokumente von der informellen zur formellen Bearbeitung übergeben werden?

Ja
Nein

  Bitte geben Sie an, in welchen Abständen ungefähr neue Haupt-Versionen für die von Ihnen eingesetzten Komponenten erscheinen?

Jährlich
Halbjährlich
Alle Monate
Andere

  Wenn Open-Source Komponenten/Bibliotheken verwendet werden, wie gewährleisten Sie Aktualität und Sicherheit Ihres Produkts bei Änderungen?

Es sind keine Open Source Komponenten für den Betrieb des eAkte-Basispakets notwendig.

  Werden technische Protokolle zentral gesammelt oder dezentral in den Teilkomponenten abgelegt?

Zentral
Dezentral

  Unterstützt die Lösung ein 4-Augen-Prinzip zum Zugriff auf Protokolldaten?

Ja
Nein

  Wie werden Protokolle und Logs vor unberechtigtem Zugriff geschützt?

Rolllen / Rechtevergabe im externen Speicherbereich

  Gibt es ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement?

Ja
Nein

  Können Organisationseinheiten/Rollen und Benutzer dynamisch angelegt/bearbeitet/gelöscht werden?

Ja
Nein

  Wird eine Synchronisation des Rollen-/Rechtemodells mit einem Verzeichnisdienst (LDAP/AD/etc) unterstützt?

Ja
Nein

  Können alle administrativen Tätigkeiten über ein Web-Portal bedient werden?

Ja, zentral
Ja, dezentral
Nein

  Können in der Lösung Namensbildungsregeln definiert und hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Können beliebige Objekttypen 1definiert werden?

Ja
Nein

  Kann die Hierarchiestruktur von Schriftgutobjekten regelbasiert beschränkt werden? (Beispiel: Akte->Vorgang->Dokument oder 4/5 stufiger Aktenplan)

Ja
Nein

  Als Administrator möchte ich drei unterschiedliche Nutzer anlegen. Alle Nutzer arbeiten gemeinsam in einer Unterarbeitsgruppe. Nutzer A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen. Nutzer B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben. Die Unterarbeitsgruppe arbeitet mit vertraulichen Dokumenten, daher benötigen die Mitarbeiter mindestens eine 2-Faktor-Authentisierung.

Die ersten beiden Nutzergruppen sind durch das Standard-Rechtesystem von SharePoint abgedeckt. Eine 2-Faktor-Authentisierung ist im Rahmen eines Projektes zu entwickeln.

  Welche Sicherheits- oder Qualitätszertifizierungen (z.B. nach Common Criteria / etc.) existieren für die Lösung?

gem. SharePoint Standard

  Auf welchen Ebenen wird Verschlüsselung zur Absicherung der Kommunikation bzw. des Datenbestandes eingesetzt?

Anwendungsebene – Client
Anwendungsebene – Server
Kommunikation Client/Server
Kommunikation Server/Server
Datenhaltung
Andere

  Welche Authentisierungsmechanismen und Kommunikationsstandards unterstützt Ihre Lösung?

Username/Passwort
OTP (One-Time-Passwords)
Smartcards
Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion)
Dienstausweis des Bundes
PKI mit eigenen Zertifikaten
PKI mit Zertifikaten von Drittanbietern
VPN SSL
VPN IPSec
Maschinen-Authentisierung (Hardware-Token)
TAN-Verfahren (mTAN o.ä.)
Biometrie
TLS
Andere

  Welche Authentisierungs-, SSO- und weitere Standards unterstützt Ihre Lösung?

OpenID
OAuth
SAML
Liberty Alliance Project
Kerberos
Central Authentication Service
Lightweight Third-Party Authentication
XACML
WS-Federation
WS-Security
XML Encryption
OCSP/XKMS
JAAS
Andere

  Welche Verschlüsselungsalgorithmen können in Ihrer Lösung eingesetzt werden? Geben Sie jeweils die maximale Schlüssellänge an.

SHA-2  256
SHA-3
RSA/DSA
AES
RIPEMD
WHIRLPOOL (Rijmen / Baretto)
Andere  Schlüsselmechanismen, die IIS kompatibel sind

  Als Anwender möchte ich so schnell wie möglich wieder auf das System zugreifen können nachdem ich meinen Zugangstoken (bspw. Passwort, Smartcard) verloren habe.

Die Anwendung ist über das zentrale Domain-Login erreichbar

  Als Administrator möchte ich ausschließen, dass Unbefugte auf das System zugreifen können wenn ein Anwender seinen Zugangstoken verloren hat.

Die Anwendung ist über das zentrale Domain-Login erreichbar.

  Als Administrator möchte ich einem Anwender die Berechtigungen für eine Unterarbeitsgruppe entziehen können, um Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

hier greifen die SharePoint Standardfunktionalitäten im Bereich der Berechtigung. Über den Web-Browser können diese gesetzt werden.

  Als Anwender möchte ich mit mehreren anderen Nutzern gemeinsam an einem verschlüsselten Dokument arbeiten.

  Projektsteckbrief 4

  Ist Barrierefreiheit entsprechend BITV 2.0 umgesetzt?

Ja, entsprechend Priorität I
Ja, entsprechend Prioritat I+II
Ja, teilweise bzgl.
Nein

  Wie integriert sich die Lösung in Office-Produkte und welche Versionen werden unterstützt?

Vollständige Integration in Office 2010 / 2013 / 2016 durch Add-In mit allen Benutzerfunktionen der eAkte
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2007/2010/2013+
OpenOffice/LibreOffice
Lotus Symphony
Andere  Vollständige Integration in Office 2010 / 2013 / 2016 durch Add-In mit allen Benutzerfunktionen der eAkte

  Wie integriert sich die Lösung in den Email-Client und welche Email-Clients werden unterstützt?

Vollständige Integration in Office 2010 / 2013 / 2016 durch Add-In mit allen Benutzerfunktionen der eAkte
Microsoft Outlook 2003+
Mozilla Thunderbird
Apple Mail
Andere  Outlook 2010, 2013, 2016

  Wie integriert sich die Lösung in das Dateisystem?

Drag & Drop zwischen Client und Dateimanager
Virtuelles Laufwerk
Kontextmenü
Andere  webdav und SharePoint Explorer Funktionalität, auch Microsoft One Drive

  Existiert eine Web-basierte Oberfläche (Portal) zur fachlichen Bearbeitung?

Ja
Nein

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern sind im Portal direkt einsehbar?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
Bild (PNG)
Bild (GIF)
Bild (TIFF)
Audio (MP3)
Audio (FLAC)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Bild (JPG)
Bild (BMP)
Audio (WAV)
Audio (OGG)
Andere

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern können im Portal direkt bearbeitet werden?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Andere

  Ist die web-basierte Oberfläche für mobile Endgeräte optimiert?

Ja
Nein

  Lassen sich Ordner/Schriftgutobjekte in der Benutzeroberfläche per Drag&Drop innerhalb einer Aktenstruktur verschieben?

Ja
Nein

  Wie wird die Gültigkeit einer Signatur dem Benutzer dargestellt?

  Wie wird die Authentizität einer Signatur / eines eID-Feldes (nPA) bei Schriftgut sowie einer DE-Mail dem Anwender dargestellt?

  Ist eine graphische Darstellung und Navigation durch den Aktenplan möglich? Fügen Sie einen Screenshot zur Verdeutlichung bei.

Ja
Screenshot 1
Nein

  Als Anwender möchte ich möglichst intuitiv durch den Aktenplan navigieren, um eine lange Einarbeitungszeit in das System zu vermeiden.

Mit Hilfe der „Ablage nach Aktenplan“-Option kann in einer Ordnerstruktur durch den Aktenplan navigiert werden. Wird hier eine Betreffseinheit ausgewählt, werden die darin enthaltenen Akten angezeigt. Durch das Drop-Down-Feld „Org.- Einheit:“ kann ausgewählt werden, welcher Organisationsaktenplan angezeigt werden soll.
Hinweis: Das System merkt sich beim Schließen des jeweiligen Office-Programms die letzte Position im Aktenplan. Auf diese Weise gelangt man beim erneuten Öffnen zur zuletzt geöffneten Betreffseinheit.

Die Aktenrecherche erleichtert das Suchen nach Akten. Hierbei können Schlagwörter oder Aktenkennzeichen als Suchbegriffe verwendet werden.
Um nach einer oder mehreren Akten zu suchen muss das Panel in Microsoft Word, Excel, Outlook oder PowerPoint geöffnet werden. Durch einen Klick auf Aktensuche öffnet sich eine Suchmaske.
Screenshot 1

  Projektsteckbrief 5

Windows 8 Apps für den Zugriff auf das eAkte Basispaket sind bereits in verschiedenen Proof of Concepts erstellt worden.