Die elektronische Akte (E-Akte) Anbieterbefragung

Das E-Government-Gesetz vom August 2013 sieht für Bundesbehörden ab 2020 verpflichtend eine elektronische Aktenführung vor. Daher befragt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT Anbieter, die sich mit Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit auf dem Markt positionieren.

August 2015 - Öffnung der Umfrage: Aufgrund des starken Interesses wird die Plattform (ursprünglich Mai-August 2014) pünktlich zum Jahrestag in ein offenes Format überführt. Teilnehmende Unternehmen können ihre bisherigen Angaben jederzeit über das Format aktualisiert einsenden, neue Teilnehmer sind herzlich eingeladen, ihre Angaben dem aktuellen Bestand hinzuzufügen.

Die Umfrage beinhaltete quantitative wie qualitative Fragestellungen, sowohl fachlicher als auch technischer Natur und bietet eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.

Die Umfrage bietet:

  • Eine Marktübersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
  • Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Kontext E-Akte
  • Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von User-Stories
  • Referenzprojekte der Unternehmen als funktionale Integrationsbeispiele
  • Eine fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung
  • Als Resultat eine öffentliche Web-Plattform mit Filter- und Vergleichsfunktion

Die Inhalte der Umfrageresultate liegen in Verantwortung und Besitz der jeweiligen Unternehmen.


 

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SER eGovernment Europe GmbH

Die Lösungssuite PRODEA für die öffentliche Verwaltung, basierend auf der allgemeinen Doxis iECM-Suite der SER (aktuell Doxis4), baut auf einer modernen Service-orientierten Architektur (SOA) und der Kapselung der Business-Logik (3-Tier-Architektur) auf. Serverseitiges Herzstück ist der Content Service Bus, kurz CSB. Die CSB-Anwendungsarchitektur ordnet alle Funktionen in Services (Dienste) an, auf deren Grundlage flexibel ECM-Anwendungen zusammengestellt werden. In diesem Teil des Systems wird die zentrale Verwaltung der Metadaten gewährleistet. Die von Doxis4 CSB gespeicherten Metadaten umfassen drei Kategorien: - Deskriptive Metadaten - Strukturelle Metadaten - Administrative Metadaten Der Content wird getrennt von den Metadaten vorgehalten und vom Doxis4 Storage Service verwaltet. Doxis4 Storage Service hat dabei keine Informationen über die Beziehungen zwischen verschiedenen Content-Objekten. Durch diese Trennung von Metadaten und Content ergibt sich die Möglichkeit zur Realisierung unterschiedlichster Verteilungsszenarien. Aufgrund der Modularität eignet sich das System hervorragend als Basis für PaaS und SaaS-Lösungen.

  Wo befindet sich der Stammsitz Ihres Unternehmens? Falls Ihr Unternehmen seinen Stammsitz im Ausland hat, existiert eine deutsche Niederlassung?

Der Stammsitz des Unternehmens ist Berlin

  Unterliegt Ihr Unternehmen dem deutschen Rechtsrahmen?

Ja
Nein

  Seit wann ist Ihr Unternehmen als Softwareanbieter- oder Systemintegrator auf dem Markt tätig?

seit 1984

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat Ihr Unternehmen?

550 Mitarbeiter, Geschäftsjahr 2015/2016

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ungefähr im Bereich DMS, ECM oder VBS tätig?

550 Mitarbeiter, Geschäftsjahr 2015/2016

  Welchen Umsatz macht Ihr Unternehmen im Bereich DMS/ECM jährlich?

54.000.000 € Wirtschaftsjahr 2013/2014

  Welchen Marktanteil hat Ihr Unternehmen im Verwaltungssektor?

Eine unabhängige Marktuntersuchung über die Marktanteile der ECM/DMS-Anbieter bezogen auf den Verwaltungssektor ist uns nicht bekannt. Das Bundesarchiv, Bundesländer wie z.B. Brandenburg, Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz, das Saarland sowie Städte, wie z.B. Köln, arbeiten mit Lösungen von SER. Bezogen auf alle Branchen ist SER der größte europäische ECM Hersteller.

  Geben Sie bitte eine Kontaktadresse für weitere Informationen zu Ihrer Lösung an.

Name
Dr. Thomas Hütter
Anschrift
Kurfürstendamm 21, 10719 Berlin
Telefon
030 498 582 0
E-Mail
thomas.huetter@ser.de

  Beschreiben Sie kurz und knapp die Architektur einer möglichen Lösung im Kontext E-Akte/DMS, basierend auf Ihren oder den von Ihnen ausgewählten Produkten. Gehen Sie dabei soweit vorhanden auch auf Komponenten/Bausteine zu E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit ein. Fügen Sie dem Formular eine Architekturskizze/-grafik zur Verdeutlichung bei und visualisieren Sie dabei Aspekte zur Modularität der Komponenten, Schnittstellen und zum Deployment (PaaS, SaaS, etc.).

Die Lösungssuite PRODEA für die öffentliche Verwaltung, basierend auf der allgemeinen Doxis iECM-Suite der SER (aktuell Doxis4), baut auf einer modernen Service-orientierten Architektur (SOA) und der Kapselung der Business-Logik (3-Tier-Architektur) auf. Serverseitiges Herzstück ist der Content Service Bus, kurz CSB. Die CSB-Anwendungsarchitektur ordnet alle Funktionen in Services (Dienste) an, auf deren Grundlage flexibel ECM-Anwendungen zusammengestellt werden.
In diesem Teil des Systems wird die zentrale Verwaltung der Metadaten gewährleistet. Die von Doxis4 CSB gespeicherten Metadaten umfassen drei Kategorien:
- Deskriptive Metadaten
- Strukturelle Metadaten
- Administrative Metadaten
Der Content wird getrennt von den Metadaten vorgehalten und vom Doxis4 Storage Service verwaltet. Doxis4 Storage Service hat dabei keine Informationen über die Beziehungen zwischen verschiedenen Content-Objekten. Durch diese Trennung von Metadaten und Content ergibt sich die Möglichkeit zur Realisierung unterschiedlichster
Verteilungsszenarien. Aufgrund der Modularität eignet sich das System hervorragend als Basis für PaaS und SaaS-Lösungen.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung CMIS als Schnittstelle zum DMS?

Ja, CMIS-Version  CMIS 1.1
Herstellerspezifische Erweiterungen  Web service, ATOM (REST), Browser
Nein

  Welche weiteren Schnittstellen und Datenaustauscheformate stellt die Lösung für den Austausch von Daten mit und die Anbindung von Drittkomponenten zur Verfügung?

WebDAV
CIFS
JCR
SOAP
REST
IMAP
XDOMEA
Andere  XML, CSV, ODBC/JDBC

  Für welche Identitäts- respektive Verzeichnisdienste bietet Ihre Lösung eine Schnittstelle?

Open LDAP
Microsoft Active Directory
X.509 Zertifikat-basierte Authentifizierung
Oracle Internet Directory
IBM Directory Server
Novell Directory Server
Andere  Sun One Directory Server, CSV/Excel

  Welche Workflow-Standards und Formate werden im Workflowsystem bzw. der Vorgangsbearbeitung (so vorhanden) unterstützt?

BPMN 2.0
WS-BPEL 2.0
XPDL
EPK
Andere  Statecharts & DependencyCharts

  Ist ein Werkzeug für die Bearbeitung, die Erstellung und die Überprüfung von Workflows verfügbar?

Ja, Produkt  Doxis4 cubeDesigner
Ja, Drittanbieter
Nein

  Welche der Komponenten sind modular gehalten und können dediziert respektive entkoppelt betrieben werden?

DMS
VBS/WF-System
Records Management / Registratur
Portal-System
Kollaboration
Andere  Storage-Service, File Import Service

  Auf welcher technologischen Basis baut Ihre beschriebene Architektur auf? Werden die für die öffentliche Verwaltung geltenden Vorgaben (z.B. SAGA 5) berücksichtigt?

Java
.NET
C#
Andere

  Auf welchen Ebenen ist die Lösung mandantenfähig?

Hardware
Betriebssystem/Virtualisierer
Datenbank
Anwenderschicht
Andere

  Wie skaliert das System bzgl. der Anzahl von verwalteten Objekten, Dokumenten, Mandanten und Anwendern? Erklären Sie die Skalierung exemplarisch anhand eines einfachen definierten Deployments.

Die Skalierung des Systems kann auf zwei Wegen erfolgen:
a) Skalierung durch den Einsatz von Hardware (z.B. verteilte und unterschiedlich leistungsfähige Speichersysteme)
b) Skalierung durch den mehrfachen Einsatz von bestimmten Services (z.B. parallele Services für den Zugriff auf gespeicherte Objekte)
Beide Möglichkeiten können auch miteinander kombiniert werden.

  Welche Clients und Client-Typen werden für den Zugriff auf Ihre Lösung unterstützt?

Fat-Client
Remote-Editing / Terminal-Client
Browser Client auf Basis von HTML/CSS
Browser Client auf Basis von HTML5/CSS3
Browser Client auf Basis von ActiveX
Browser Client auf Basis von Flash
Browser Client auf Basis von Java
Smartphone/Tablet – App
Andere  Mashup/Portlet, Office-PlugIn

  Welche Client-Betriebssysteme werden in welchen Versionen unterstützt?

Windows
Vista
7
8
Mac OS X
10.6
10.7
10.8
10.9
Linux Derivate
Android
3.x
4.0.x
4.1/2/3.x
4.4
Blackberry
7
10
iOS
5.x
6.x
Windows Phone
7
8
Andere

  Welche Lizenzmodelle kommen für Ihre Lösung in Frage?

Individuelle Gestaltung möglich. Sehr häufig verwendet: Named User, Concurrent User

  Basieren Komponenten Ihrer Lösung im Bereich DMS,ECM, VBS auf Open-Source-Software? Wenn ja, welche OSS findet Verwendung?

Ja,
Nein

  Projektsteckbrief 1

Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) setzt auf integriertes Enterprise Content Management von SER:
Die Komponenten Elektronische Akten, Archivierung, Rechnungsprüfung und KTQ-Handbuch kommen in den Abteilungen LWL-Rechnungsprüfungsamt, Archivamt Westfalen, LWL-Behindertenhilfe, LWL-Hauptfürsorgestelle, LWL-Landesjugendamt, Zentrale Einkaufskoordination (ZEK), LWL-Kliniken zum Einsatz.

Eingesetzte Fachverfahren sind ANLEI und ZED sowie SAP.
Der Dokumentenzuwachs beträgt rund 600.000 Dokumente pro Jahr.
Die LWL hat ca. 500 User.
Ansprechpartner ist Herr Jürgen Werner.

  Projektsteckbrief 2

  Projektsteckbrief 3

Aktuell sind ca. 11.900 Nutzer auf der "Bahn-Content-Management"-Plattform der Deutschen Bahn (DB) in 19 verschiedenen Mandanten und voneinander separierten Anwendungen angeschlossen.
Das archivierte Dokumentenvolumen hat seit ihrer Inbetriebnahme am 01.01.2011 mittlerweile
190 Mio. Dokumente und 750 Mio. Informationsobjekte mit einem Gesamtvolumen
von ca. 17 TB erreicht. Allein in das neue Finanz- und Vertragsarchiv wurden 70
Mio. Bestandsdokumente überführt. Inzwischen kommen täglich mehrere Millionen neue Dokumente und Informationsobjekte dazu.
Ansprechpartner Thomas Schnell, DB-Systel

  Unterstützt die angebotene Lösung kollaboratives Arbeiten im Sinne von Echtzeitkommunikation und gleichzeitigem Arbeiten an Dokumenten mit mehreren Autoren?

Ja
Nein

  Welche Komponenten bietet Ihre Lösung zum kollaborativen Arbeiten?

Wiki
Groupware
Portale
A/V-Konferenzen
Chat
Blog
Teamroom
Gleichzeitiges/Paralleles Arbeiten in Dokumenten
Andere

  Als AnwenderIn möchte ich formlos einen Antrag parallel mit anderen Anwendern bearbeiten können, um mir Unterstützung und Expertise meiner Mitarbeiter einzuholen.

Bei der parallelen Bearbeitung durch zwei Anwender am Dokument werden zwei ad-hoc Aufgaben erstellt, welche parallel bearbeitet werden können. Die Aufgaben werden in einer Liste bzw. in Form einer grafischen Darstellung angezeigt. Nach Freigabe zur Bearbeitung erhalten die bezeichneten Anwender einen Eintrag in ihrem Postkorb, welcher sie über die Aufgabe informiert.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung eine Vorgangsbearbeitung?

Ja, eigenes Produkt  Doxis4 BPM-Service
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten und Produkte decken Vorgangsbearbeitung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität?

Die Vorgangsbearbeitung wird durch die Doxis4 BPM Services

- Workbasket Service
- Task Management Service
- Process Management Service

abgebildet (siehe Architekturskizzes auf S.3)

Die Vorgangsbearbeitung nutzt die Basis- und Fachdienste des zentralen Servers (Doxis4 CSB). Diese Dienste können von verschiedene Clients aus angesprochen werden.

  Bitte markieren Sie im Folgenden welche Anforderungen für Bearbeitung und Registratur durch Ihre Lösung abgedeckt werden.

Akten, Vorgänge und Dokumente anlegen
Akten, Vorgänge und Dokumente löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente nach 4-Augen-Prinzip löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente verschieben
Akten, Vorgänge und Dokumente für andere autorisieren
Vorgänge und Dokumente abschließen
Vorgänge und Dokumente wieder in Bearbeitung nehmen
Metadaten eines Schriftgutobjekts bearbeiten
Mehrere Artefakte (Dokumente/Bilder/etc) zu einem Schriftgutobjekt in einem Arbeitsschritt hinzufügen (Stichwort batch-update)
Termine/Fristen von Schriftgutobjekten einsehen
Termine/Fristen von Dokumenten kalendarisch verwalten
Termine in Vorgängen mit Exchange/Outlook abgleichen
Änderungen an Schriftgutobjekten abonnieren
Beteiligungsprozesse initiieren
An Beteiligungsprozessen teilnehmen
Beteiligungsprozesse ad hoc ändern
Beteiligungsprozesse abbrechen
Den Aktenplan bearbeiten
Kennzeichenregelsätze anlegen und bearbeiten
Kennzeichenregelsätze Organisationseinheiten zuordnen

  Kann aus der Bearbeitung heraus eine elektronische Signatur von Schriftgut erfolgen und eine Signaturprüfung stattfinden?

Ja
Nein

  Unterstützt die Vorgangsbearbeitung aktive Benachrichtigung (push-notification)?

Ja
Nein

  Unterstützt Ihre Lösung eine Langzeitspeicherung?

Ja, eigenes Produkt  Doxis4 Safelock
Ja, Drittanbieter, und zwar  .
Nein

  Welche Komponenten/Produkte decken Langzeitspeicherung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität? Gibt es Schnittstellen zu Langzeitarchivierungssystemen?

Auf Basis der SER eigenen Doxis4 Suite wurde eine branchenspezifische Lösung für z.B. Archive und Bibliotheken entwickelt, die unter Berücksichtigung des OAIS-Models einen Langzeiterhalt von Archivalien sicherstellen. Hierfür wurden neben den in diesen Bereich üblichen OSS-Tools wie DROID und JHOVE die folgenden eigenen Komponenten verwendet:
-Doxis4 CSB (Langzeitspeicherung auf Basis von AIP)
-Doxis Workflow (Ingest)
-Doxis4 webCube (Ingest und Recherche)
-Doxis4 Renditionserver (Bestandserhaltung in Bezug auf Formate)
Für Fälle, in denen eine Beweiswertsicherung erforderlich ist, existiert eine Schnittstelle zu Governikus LZA.

  Unterstützt Ihre Lösung eine Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A?

Ja, beim Import
Ja, beim Export
Nein

  Welche DMS-Grundfunktionen unterstützt Ihre Lösung?

Versionierung
Locking/Sperren
Autorisierung
Technische Protokollierung
Andere  Annotieren, Versenden, Bearbeiten

  Ist die Lösung konform zu ECM-Standards?

DoD5015
MoReq2010
AIIM
Andere  CMIS, IDW PS 880, GoBD

  Lässt sich eine Vererbung von Metadaten in der Objekthierarchie (Akte/Vorgang/Dokument) konfigurieren?

Ja
Nein

  Werden Berechtigungen von einer Akte auf einen neuen Vorgang vererbt?

Ja
Nein

  Existiert eine rollenbasierte Rechteverwaltung für den Zugriff und die Bearbeitung von einzelnen Metadaten?

Ja
Nein

  Werden Metadaten versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Werden Hierarchieelemente (Akten/Vorgänge/Dokumente) versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Sind Löschvorgänge in der Versionierung sichtbar?

Ja
Nein

  Unterstützt die Lösung dynamische Beteiligungsprozesse?

Ja
Nein

  Eine Suche auf Schriftgutobjekten unterstützt folgende Funktionalitäten

Die Suche nach Akten/Vorgängen/Dokumenten über Metadatenfelder
Die Volltext-Suche nach Dokumenteninhalten
Suchkriterien können personalisiert gesichert und wiederverwendet werden
Ergebnisslisten können exportiert werden (z.B. CSV/Excel/Datei)
Die Suche liefert Vorschaubilder für Dokumente/Bilder
Suchergebnisse lassen sich nach Metadaten sortieren
Suchergebnisse werden direkt referenziert
Suchergebnisse können innerhalb der Plattform weitergegeben werden
Kann auf Drittkomponenten ausgeweitet werden (Enterprise-Search z.B. Fileserver/Exchange)
Rechtebasierte Darstellung von Resultaten (u.a. keine Darstellung von Inhalten ohne Berechtigung)

  Können Organisationsstrukturen mit hierarchischen Beziehungen in Ihrer Lösung hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Wie erfolgt die Vergabe von Kennzeichen für Schriftgutobjekte (z.B. Aktenzeichen oder Dokumentenkennzeichen)?

Automatisch
Manuell

  Können Dokumente von der informellen zur formellen Bearbeitung übergeben werden?

Ja
Nein

  Bitte geben Sie an, in welchen Abständen ungefähr neue Haupt-Versionen für die von Ihnen eingesetzten Komponenten erscheinen?

Jährlich
Halbjährlich
Alle Monate  24
Andere  Minor Version alle 6-9 Monate

  Wenn Open-Source Komponenten/Bibliotheken verwendet werden, wie gewährleisten Sie Aktualität und Sicherheit Ihres Produkts bei Änderungen?

  Werden technische Protokolle zentral gesammelt oder dezentral in den Teilkomponenten abgelegt?

Zentral
Dezentral

  Unterstützt die Lösung ein 4-Augen-Prinzip zum Zugriff auf Protokolldaten?

Ja
Nein

  Wie werden Protokolle und Logs vor unberechtigtem Zugriff geschützt?

Protokolle im Sinne von "Audit Trails" werden wie andere Objekte auch im System verwaltet und stehen nur berechtigten Benutzern zur Verfügung.

Logs: Berechtigungsvergabe durch das Betriebssystem. Die Logs / Traces sind aber rein technischer Natur und weit weniger sensitiv als die Audit Trails.

  Gibt es ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement?

Ja
Nein

  Können Organisationseinheiten/Rollen und Benutzer dynamisch angelegt/bearbeitet/gelöscht werden?

Ja
Nein

  Wird eine Synchronisation des Rollen-/Rechtemodells mit einem Verzeichnisdienst (LDAP/AD/etc) unterstützt?

Ja
Nein

  Können alle administrativen Tätigkeiten über ein Web-Portal bedient werden?

Ja, zentral
Ja, dezentral
Nein

  Können in der Lösung Namensbildungsregeln definiert und hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Können beliebige Objekttypen 1definiert werden?

Ja
Nein

  Kann die Hierarchiestruktur von Schriftgutobjekten regelbasiert beschränkt werden? (Beispiel: Akte->Vorgang->Dokument oder 4/5 stufiger Aktenplan)

Ja
Nein

  Als Administrator möchte ich drei unterschiedliche Nutzer anlegen. Alle Nutzer arbeiten gemeinsam in einer Unterarbeitsgruppe. Nutzer A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen. Nutzer B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben. Die Unterarbeitsgruppe arbeitet mit vertraulichen Dokumenten, daher benötigen die Mitarbeiter mindestens eine 2-Faktor-Authentisierung.

Die Funktionsberechtigungen werden pro User, Rolle oder Gruppe im Administrationsclient (Doxis4 cubeDesigner) zugeteilt.

Die Authentisierungsmechanismen werden auf User-Ebene im Doxis4 cubeDesigner festgelegt.
Screenshot 1
Screenshot 2

  Welche Sicherheits- oder Qualitätszertifizierungen (z.B. nach Common Criteria / etc.) existieren für die Lösung?

Für den WebClient werden OWASP Test automatisiert ausgeführt.
Der Entwicklungsprozess ist nach IDW PS 880 zertifiziert.
Die Signaturkomponenten sind nach Common Criteria EAL 4+ bestätigt.

  Auf welchen Ebenen wird Verschlüsselung zur Absicherung der Kommunikation bzw. des Datenbestandes eingesetzt?

Anwendungsebene – Client
Anwendungsebene – Server
Kommunikation Client/Server
Kommunikation Server/Server
Datenhaltung
Andere

  Welche Authentisierungsmechanismen und Kommunikationsstandards unterstützt Ihre Lösung?

Username/Passwort
OTP (One-Time-Passwords)
Smartcards
Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion)
Dienstausweis des Bundes
PKI mit eigenen Zertifikaten
PKI mit Zertifikaten von Drittanbietern
VPN SSL
VPN IPSec
Maschinen-Authentisierung (Hardware-Token)
TAN-Verfahren (mTAN o.ä.)
Biometrie
TLS
Andere

  Welche Authentisierungs-, SSO- und weitere Standards unterstützt Ihre Lösung?

OpenID
OAuth
SAML
Liberty Alliance Project
Kerberos
Central Authentication Service
Lightweight Third-Party Authentication
XACML
WS-Federation
WS-Security
XML Encryption
OCSP/XKMS
JAAS
Andere  Integration spezieller Authentifizierungsm. möglich

  Welche Verschlüsselungsalgorithmen können in Ihrer Lösung eingesetzt werden? Geben Sie jeweils die maximale Schlüssellänge an.

SHA-2  384
SHA-3  512
RSA/DSA
AES  256
RIPEMD
WHIRLPOOL (Rijmen / Baretto)
Andere  MD2, MD, SHA1, SHA 256

  Als Anwender möchte ich so schnell wie möglich wieder auf das System zugreifen können nachdem ich meinen Zugangstoken (bspw. Passwort, Smartcard) verloren habe.

Der Anwender meldet sich direkt bei der Administration und bittet um Rücksetzung des Passwortes. Das Passwort wird dann durch die Administration neu vergeben und muss durch den Anwender beim Anmelden geändert werden.
Screenshot 1

  Als Administrator möchte ich ausschließen, dass Unbefugte auf das System zugreifen können wenn ein Anwender seinen Zugangstoken verloren hat.

Der Administrator kann den Anwender sperren und/oder unmittelbar ein neues Passwort vergeben, welches er dem Anwender mitteilt und welches bei der nächsten Anmeldung durch den Anwender zwingend geändert werden muss.