Die elektronische Akte (E-Akte) Anbieterbefragung

Das E-Government-Gesetz vom August 2013 sieht für Bundesbehörden ab 2020 verpflichtend eine elektronische Aktenführung vor. Daher befragt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT Anbieter, die sich mit Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit auf dem Markt positionieren.

August 2015 - Öffnung der Umfrage: Aufgrund des starken Interesses wird die Plattform (ursprünglich Mai-August 2014) pünktlich zum Jahrestag in ein offenes Format überführt. Teilnehmende Unternehmen können ihre bisherigen Angaben jederzeit über das Format aktualisiert einsenden, neue Teilnehmer sind herzlich eingeladen, ihre Angaben dem aktuellen Bestand hinzuzufügen.

Die Umfrage beinhaltete quantitative wie qualitative Fragestellungen, sowohl fachlicher als auch technischer Natur und bietet eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.

Die Umfrage bietet:

  • Eine Marktübersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
  • Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Kontext E-Akte
  • Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von User-Stories
  • Referenzprojekte der Unternehmen als funktionale Integrationsbeispiele
  • Eine fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung
  • Als Resultat eine öffentliche Web-Plattform mit Filter- und Vergleichsfunktion

Die Inhalte der Umfrageresultate liegen in Verantwortung und Besitz der jeweiligen Unternehmen.


 

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Westerchaer Solutions AG

Die Westernacher bietet ihren Kunden branchenübergreifend, und speziell im öffentlichen Sektor, IT-Lösungen in den Bereichen Enterprise Content Management, individuelle Fachanwendungen, service-orientierte Architekturen und Web-Content-Management an.

  Wo befindet sich der Stammsitz Ihres Unternehmens? Falls Ihr Unternehmen seinen Stammsitz im Ausland hat, existiert eine deutsche Niederlassung?

Westernacher Products & Services AG

Königstraße 26 · 70173 Stuttgart
Telefon: +49 711 72 25 95 0
Telefax: +49 711 72 25 95 99
Internet: www.westernacher.com

  Unterliegt Ihr Unternehmen dem deutschen Rechtsrahmen?

Ja
Nein

  Seit wann ist Ihr Unternehmen als Softwareanbieter- oder Systemintegrator auf dem Markt tätig?

2006

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat Ihr Unternehmen?

100

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ungefähr im Bereich DMS, ECM oder VBS tätig?

40

  Welchen Umsatz macht Ihr Unternehmen im Bereich DMS/ECM jährlich?

k.a.

  Welchen Marktanteil hat Ihr Unternehmen im Verwaltungssektor?

k.a.

  Geben Sie bitte eine Kontaktadresse für weitere Informationen zu Ihrer Lösung an.

Name
Christian Thiede
Anschrift
Königstraße 26 · 70173 Stuttgart
Telefon
01728628635
E-Mail
christian.thiede@westernacher.com

  Beschreiben Sie kurz und knapp die Architektur einer möglichen Lösung im Kontext E-Akte/DMS, basierend auf Ihren oder den von Ihnen ausgewählten Produkten. Gehen Sie dabei soweit vorhanden auch auf Komponenten/Bausteine zu E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit ein. Fügen Sie dem Formular eine Architekturskizze/-grafik zur Verdeutlichung bei und visualisieren Sie dabei Aspekte zur Modularität der Komponenten, Schnittstellen und zum Deployment (PaaS, SaaS, etc.).

itDie Westernacher E-Akte/DMS Lösung basiert im Kern auf dem ECMDMS Alfresco Enterprise und wird ergänzt durch eine E-Akte Erweiterung, die Standardprozesse der Verwaltungsarbeit bereitstellt und flexibel an individuelle behördliche Geschäftsprozesse angepasst werden kann. Dieser Kern kann um Bausteine der E-Zusammenarbeit, wie die Gremiensitzungsverwaltung, Blogs, Wiki und virtuelle Projekträume, ergänzt werden.

Abhängig von individuellen Anforderungen können weitere Komponenten für die Posteingangsverarbeitung (z.B. Scan + Signatur nach TR-RESISCAN), Langzeitspeicherung (nach TR-ESOR), Integration in Fachanwendungen/Portale und Enterprise Search als Module oder eigenständige Systeme hinzugefügt werden.
Schwerpunkte sind hierbei eine reibungslosen Anbindung von existierenden Office-Anwendungen und Email-Clients, performante und automatisierte Scan-Lösungen sowie Flexibilität, wie sie ein modernes DMS bietet.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung CMIS als Schnittstelle zum DMS?

Ja, CMIS-Version  1.1
Herstellerspezifische Erweiterungen  Alfresco OpenCMIS Extension
Nein

  Welche weiteren Schnittstellen und Datenaustauscheformate stellt die Lösung für den Austausch von Daten mit und die Anbindung von Drittkomponenten zur Verfügung?

WebDAV
CIFS
JCR
SOAP
REST
IMAP
XDOMEA
Andere

  Für welche Identitäts- respektive Verzeichnisdienste bietet Ihre Lösung eine Schnittstelle?

Open LDAP
Microsoft Active Directory
X.509 Zertifikat-basierte Authentifizierung
Oracle Internet Directory
IBM Directory Server
Novell Directory Server
Andere

  Welche Workflow-Standards und Formate werden im Workflowsystem bzw. der Vorgangsbearbeitung (so vorhanden) unterstützt?

BPMN 2.0
WS-BPEL 2.0
XPDL
EPK
Andere

  Ist ein Werkzeug für die Bearbeitung, die Erstellung und die Überprüfung von Workflows verfügbar?

Ja, Produkt  Activiti Designer
Ja, Drittanbieter
Nein

  Welche der Komponenten sind modular gehalten und können dediziert respektive entkoppelt betrieben werden?

DMS
VBS/WF-System
Records Management / Registratur
Portal-System
Kollaboration
Andere  Enterprise Search, Scan, Archiv, ...

  Auf welcher technologischen Basis baut Ihre beschriebene Architektur auf? Werden die für die öffentliche Verwaltung geltenden Vorgaben (z.B. SAGA 5) berücksichtigt?

Java
.NET
C#
Andere

  Auf welchen Ebenen ist die Lösung mandantenfähig?

Hardware
Betriebssystem/Virtualisierer
Datenbank
Anwenderschicht
Andere

  Wie skaliert das System bzgl. der Anzahl von verwalteten Objekten, Dokumenten, Mandanten und Anwendern? Erklären Sie die Skalierung exemplarisch anhand eines einfachen definierten Deployments.

Durch horizontale und vertikale Skalierungsoptionen sind Alfresco-Installationen in der Lage steigenden Anforderungen bei Anwender- und Objektzahlen gerecht zu werden. Abhängig von den konkreten Anforderungen und Use-Cases lässt sich Alfresco flexibel als Cluster erweitern. Neben dem Hinzufügen von Clusterknoten für die gesamte Anwendung lassen sich einzelne Architekturschichten auf eigenständige Systeme ausgelagert, um diese separat zu skalieren. Beispiele: Zwei-Server-Setup (1 DB-Server + 1 Webserver), umfangreicheres Cluster-Setup (siehe Projektsteckbrief 3)

  Welche Clients und Client-Typen werden für den Zugriff auf Ihre Lösung unterstützt?

Fat-Client
Remote-Editing / Terminal-Client
Browser Client auf Basis von HTML/CSS
Browser Client auf Basis von HTML5/CSS3
Browser Client auf Basis von ActiveX
Browser Client auf Basis von Flash
Browser Client auf Basis von Java
Smartphone/Tablet – App
Andere

  Welche Client-Betriebssysteme werden in welchen Versionen unterstützt?

Windows
Vista
7
8
Mac OS X
10.6
10.7
10.8
10.9
Linux Derivate
Android
3.x
4.0.x
4.1/2/3.x
4.4
Blackberry
7
10
iOS
5.x
6.x
Windows Phone
7
8
Andere

  Welche Lizenzmodelle kommen für Ihre Lösung in Frage?

Alfresco One Enterprise Subscription
+
Kauf E-Akten Erweiterung

  Basieren Komponenten Ihrer Lösung im Bereich DMS,ECM, VBS auf Open-Source-Software? Wenn ja, welche OSS findet Verwendung?

Ja,  Das DMS Alfresco ist selbst Open-Source und basiert auf Open-Source-Komponenten wie Solr, Spring, iBatis sowie diversen Apache-Frameworks.
Nein

  Projektsteckbrief 1

Leica Geosystems Projektzeitraum: Konzeption und Realisierung: Mai 2011 bis April 2012
Betrieb und Support: Seit Mai 2012 bis heute
Aufgabenstellung: Konzeption, Einrichtung und Betrieb eines Dokumentenmanagement und Kollaborations Systems für 2000 Mitarbeiter; Support
Zielgruppen Research & Development weltweit, Alle Fachabteilungen mit einem ersten Fokus auf Research & Development
Projektbeschreibung: Leica hat sich für die Einführung der ECM Lösung Alfresco für verschiedene Use Case Szenarien wie z. B. Keyfile (Langzeitarchiv) Ablösung, Mitarbeiter-Akten, automatische Rechnungsverarbeitung, SAP-Anbindung, Media Asset Management sowie im Bereich Research & Development entschieden. Ziel ist es, eine leicht zu bedienende, verlässliche und performante Lösung zu implementieren, welche über die heute üblichen Funktionalitäten einer Dokumentmanagementlösung verfügt. Ansprechpartner kann auf Anfrage genannt werden.

  Projektsteckbrief 2

SAP AG Kollaboration -, Dokumentenerstellung und Management System 35.000 Nutzer
Beratung, Konzeption, Implementierung, Einrichtung und Betrieb einer Dokumentenmanagement- und Kollaborationslösung
Westernacher nicht nur die Konzeption, Architektur und einen Großteil der Implementierung übernommen, sondern auch die Komponenten von den anderen Teams überprüft, integriert und als einheitliche Lösung bereitgestellt.
Das Projekt wurde mit einer Agilen Methodologie durchgeführt. Das Verfahren wurde unterstützt von einer fortgeschrittenen Entwicklungsumgebung mit Continuous Integration, Continuous Delivery und automatisierten Tests.
Als Besonderheit wurde eine DITA basierende Content Component Management Fachanwendung integriert. Mit dieser Anwendung werden aus einem Single Source DITA Repository alle Schulungsunterlagen der SAP in mehreren Formaten (PDF, HTML5, SCORM, e-Book, ...) und 9 Sprachen verwaltet. Siehe separater Usecase

  Projektsteckbrief 3

Projekt: Einführung einer elektronischen Akte siehe auch PSB 4 5000+ Nutzer, 15 Mio+ Dokumente, ca. 50.000 neu pro Tag
Kunde: Bundesvertretung einer Berufsgruppe (Körperschaft des öffentlichen Rechts, Referenzkontakt wird auf Anfrage vermittelt)
Im Rahmen des Projekts wurde eine elektronische Akte auf Basis der Westernacher DMS/E-Akte Lösung für die Verwaltungsarbeit der Standesvertretung eingeführt. In der ersten Phase erfolgte die Einführung in die Geschäftsführung. Weitere Bereiche sind in Arbeit. Vorrangige Ziele hierbei waren existierendes Wissen effizienter zugängig zu machen, Netzlaufwerk-basierte Ablagen in strukturierte Ablageformen (Akten) umzuwandeln sowie Wissensverlust zu vermeiden. Weitere Phase befinden sich in der Umsetzung, in denen die E-Akte vermehrt als Datenablage in Aktenform für Fachverfahren eingesetzt wird. Hierbei legen Fachanwendungen über generische E-Akte Schnittstellen relevante Dokumente in Sach- oder Personenakten ab und schaffen einen zentralen, strukturierten Dokumentbestand.

  Unterstützt die angebotene Lösung kollaboratives Arbeiten im Sinne von Echtzeitkommunikation und gleichzeitigem Arbeiten an Dokumenten mit mehreren Autoren?

Ja
Nein

  Welche Komponenten bietet Ihre Lösung zum kollaborativen Arbeiten?

Wiki
Groupware
Portale
A/V-Konferenzen
Chat
Blog
Teamroom
Gleichzeitiges/Paralleles Arbeiten in Dokumenten
Andere  Kollaboratives Bearbeiten von Dokumenten

  Als AnwenderIn möchte ich formlos einen Antrag parallel mit anderen Anwendern bearbeiten können, um mir Unterstützung und Expertise meiner Mitarbeiter einzuholen.

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten wird durch Hochladen ins DMS vorbereitet. Mitarbeitern wird danach ein Link auf das Dokument mitgeteilt (z.B. über das Outlook-Plugin).
Mitarbeiter haben im DMS die Möglichkeit das Dokument einzusehen, zu kommentieren und per Online-Editieren zu bearbeiten. Klare Versionierung stellt dabei eine Nachvollziehbarkeit der Änderungen her.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung eine Vorgangsbearbeitung?

Ja, eigenes Produkt
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten und Produkte decken Vorgangsbearbeitung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität?

Vorgangsbearbeitung ist innerhalb der E-Akte Erweiterung auf Basis von Alfresco Workflows umgesetzt.
Standardprozesse der Verwaltungsarbeit werden bereitstellt und können flexibel für individuelle behördliche Geschäftsprozesse angepasst und ergänzt werden.

  Bitte markieren Sie im Folgenden welche Anforderungen für Bearbeitung und Registratur durch Ihre Lösung abgedeckt werden.

Akten, Vorgänge und Dokumente anlegen
Akten, Vorgänge und Dokumente löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente nach 4-Augen-Prinzip löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente verschieben
Akten, Vorgänge und Dokumente für andere autorisieren
Vorgänge und Dokumente abschließen
Vorgänge und Dokumente wieder in Bearbeitung nehmen
Metadaten eines Schriftgutobjekts bearbeiten
Mehrere Artefakte (Dokumente/Bilder/etc) zu einem Schriftgutobjekt in einem Arbeitsschritt hinzufügen (Stichwort batch-update)
Termine/Fristen von Schriftgutobjekten einsehen
Termine/Fristen von Dokumenten kalendarisch verwalten
Termine in Vorgängen mit Exchange/Outlook abgleichen
Änderungen an Schriftgutobjekten abonnieren
Beteiligungsprozesse initiieren
An Beteiligungsprozessen teilnehmen
Beteiligungsprozesse ad hoc ändern
Beteiligungsprozesse abbrechen
Den Aktenplan bearbeiten
Kennzeichenregelsätze anlegen und bearbeiten
Kennzeichenregelsätze Organisationseinheiten zuordnen

  Kann aus der Bearbeitung heraus eine elektronische Signatur von Schriftgut erfolgen und eine Signaturprüfung stattfinden?

Ja
Nein

  Unterstützt die Vorgangsbearbeitung aktive Benachrichtigung (push-notification)?

Ja
Nein

  Unterstützt Ihre Lösung eine Langzeitspeicherung?

Ja, eigenes Produkt
Ja, Drittanbieter, und zwar  proNEXT Archive Manager von Procilon
Nein

  Welche Komponenten/Produkte decken Langzeitspeicherung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität? Gibt es Schnittstellen zu Langzeitarchivierungssystemen?

Eine enge Kooperation mit der Firma Procilon erlaubt die Integration des proNEXT Archive Managers in Use-Cases wie die Posteingangsverarbeitung und den Lifecycle der Vorgangsbearbeitung. Der Archive Manager stellt Adapter zu gängigen Langzeitarchivierungssystemen, eine revisionssichere Speicherung qualifiziert signierter Dokumente, sowie die langfristige Beweiswerterhaltung bereit, die für eine TR-ESOR konforme Langzeitspeicherung erforderlich sind.

  Unterstützt Ihre Lösung eine Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A?

Ja, beim Import
Ja, beim Export
Nein

  Welche DMS-Grundfunktionen unterstützt Ihre Lösung?

Versionierung
Locking/Sperren
Autorisierung
Technische Protokollierung
Andere  Kategorisierung, Tags, Social Features

  Ist die Lösung konform zu ECM-Standards?

DoD5015
MoReq2010
AIIM
Andere

  Lässt sich eine Vererbung von Metadaten in der Objekthierarchie (Akte/Vorgang/Dokument) konfigurieren?

Ja
Nein

  Werden Berechtigungen von einer Akte auf einen neuen Vorgang vererbt?

Ja
Nein

  Existiert eine rollenbasierte Rechteverwaltung für den Zugriff und die Bearbeitung von einzelnen Metadaten?

Ja
Nein

  Werden Metadaten versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Werden Hierarchieelemente (Akten/Vorgänge/Dokumente) versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Sind Löschvorgänge in der Versionierung sichtbar?

Ja
Nein

  Unterstützt die Lösung dynamische Beteiligungsprozesse?

Ja
Nein

  Eine Suche auf Schriftgutobjekten unterstützt folgende Funktionalitäten

Die Suche nach Akten/Vorgängen/Dokumenten über Metadatenfelder
Die Volltext-Suche nach Dokumenteninhalten
Suchkriterien können personalisiert gesichert und wiederverwendet werden
Ergebnisslisten können exportiert werden (z.B. CSV/Excel/Datei)
Die Suche liefert Vorschaubilder für Dokumente/Bilder
Suchergebnisse lassen sich nach Metadaten sortieren
Suchergebnisse werden direkt referenziert
Suchergebnisse können innerhalb der Plattform weitergegeben werden
Kann auf Drittkomponenten ausgeweitet werden (Enterprise-Search z.B. Fileserver/Exchange)
Rechtebasierte Darstellung von Resultaten (u.a. keine Darstellung von Inhalten ohne Berechtigung)

  Können Organisationsstrukturen mit hierarchischen Beziehungen in Ihrer Lösung hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Wie erfolgt die Vergabe von Kennzeichen für Schriftgutobjekte (z.B. Aktenzeichen oder Dokumentenkennzeichen)?

Automatisch
Manuell

  Können Dokumente von der informellen zur formellen Bearbeitung übergeben werden?

Ja
Nein

  Bitte geben Sie an, in welchen Abständen ungefähr neue Haupt-Versionen für die von Ihnen eingesetzten Komponenten erscheinen?

Jährlich
Halbjährlich
Alle Monate
Andere

  Wenn Open-Source Komponenten/Bibliotheken verwendet werden, wie gewährleisten Sie Aktualität und Sicherheit Ihres Produkts bei Änderungen?

Alfresco aktualisiert im Rahmen der Produkt-Releasezyklen Open-Source Bibliotheken bei Bedarf. Darüber hinaus eingesetzte Open-Source Komponenten werden von Westernacher regelmäßig auf Aktualisierungen überprüft.
Die Alfresco Entwicklung wird zu 100% durch Alfresco durchgeführt.Das E-Akten Modul unterliegt zu 100% der Weiterentwicklung durch Westernacher.

  Werden technische Protokolle zentral gesammelt oder dezentral in den Teilkomponenten abgelegt?

Zentral
Dezentral

  Unterstützt die Lösung ein 4-Augen-Prinzip zum Zugriff auf Protokolldaten?

Ja
Nein

  Wie werden Protokolle und Logs vor unberechtigtem Zugriff geschützt?

Protokolle/Logs werden auf den Servern der Anwendungskomponenten gespeichert und können über Standardmittel der Systemadministration gegen Zugriffe geschützt werden.

  Gibt es ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement?

Ja
Nein

  Können Organisationseinheiten/Rollen und Benutzer dynamisch angelegt/bearbeitet/gelöscht werden?

Ja
Nein

  Wird eine Synchronisation des Rollen-/Rechtemodells mit einem Verzeichnisdienst (LDAP/AD/etc) unterstützt?

Ja
Nein

  Können alle administrativen Tätigkeiten über ein Web-Portal bedient werden?

Ja, zentral
Ja, dezentral
Nein

  Können in der Lösung Namensbildungsregeln definiert und hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Können beliebige Objekttypen 1definiert werden?

Ja
Nein

  Kann die Hierarchiestruktur von Schriftgutobjekten regelbasiert beschränkt werden? (Beispiel: Akte->Vorgang->Dokument oder 4/5 stufiger Aktenplan)

Ja
Nein

  Als Administrator möchte ich drei unterschiedliche Nutzer anlegen. Alle Nutzer arbeiten gemeinsam in einer Unterarbeitsgruppe. Nutzer A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen. Nutzer B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben. Die Unterarbeitsgruppe arbeitet mit vertraulichen Dokumenten, daher benötigen die Mitarbeiter mindestens eine 2-Faktor-Authentisierung.

Für die Unterarbeitsgruppe wird eine Site erstellt und die Nutzer A und B erhalten innerhalb der Site die Rolle Mitarbeiter, wodurch sie Rechte zum Erstellen, Bearbeiten und Lesen von Dokumenten erhalten (s. Screenshot 1). Nutzer B wird darüber hinaus in einer Gruppe aufgenommen (s. Screenshot 2), die die zusätzliche Berechtigung zur Freigabe in übergeordnete Arbeitsgruppen hinzufügt. Alternativ könnte dieses Recht den Leitern der Arbeitsgruppe als Site-Manager zugeordnet werden.

Absicherung der Site über 2-Faktor-Authentisierung (siehe 5.3 + 5.4): Ein vorgeschalteter Authentisierungsserver kann konfiguriert werden, um Zugriffe auf die URL-Pattern der Site nur für entsprechend authentisierte Nutzer zuzulassen. Es werden also für bestimmte URL-Bereiche der Anwendung höhere Sicherheitsanforderungen erzwungen.
Screenshot 1