Die Registermodernisierung: Register vernetzen, Verwaltung digitalisieren

Die Registermodernisierung bildet das Fundament für eine moderne, digitale Verwaltung und ist eine staatliche Daueraufgabe. Sie soll bürokratische Prozesse effizienter gestalten, den Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen vereinfachen und so den Alltag von Bürger:innen, Unternehmer:innen und Verwaltungsmitarbeiter:innen erleichtern. Doch wie genau soll die Registermodernisierung erfolgen, was ist der Status quo und wie wird dabei der Schutz persönlicher Daten gewährleistet?

Was Register leisten und warum sie modernisiert werden müssen

Verwaltungsregister sind bedeutsame Datenbestände der öffentlichen Hand, in denen personenbezogene oder organisationsbezogene Informationen gespeichert werden – vom Bundeszentralregister bis zum Handelsregister. Die über 375 Registertypen sind historisch gewachsen, oft dezentral organisiert und vielfach noch nicht digital vernetzt. Dadurch müssen Bürger:innen ihre Daten bei jeder Antragstellung erneut abgeben, selbst wenn sie der Verwaltung bereits vorliegen.

Die Lösung liegt in einer digitalen, medienbruchfreien und sicheren Verknüpfung dieser Register. Mit dem Once-only-Prinzip sollen Daten künftig nur einmal erhoben, gespeichert und anschließend bei Bedarf behördenübergreifend verwendet werden. Die technische Grundlage bildet die seit 2008 vergebene Steueridentifikationsnummer (IdNr), die jeder in Deutschland gemeldeten Person zugewiesen ist. Sie dient als einheitliches, registerübergreifendes Identifikationsmerkmal. Für juristische Personen, Unternehmen und Freiberufler:innen wurde im November 2024 mit der Einführung einer bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer begonnen. Beide Identifikatoren ermöglichen eine datensparsame, pseudonymisierte Verknüpfung von Registerdaten, etwa Namen, Geburtsdaten oder Anschrift, ohne dass diese Informationen direkt übermittelt werden.

Rechtliche und technische Grundlagen

Grundlage der Modernisierung ist das Onlinezugangsgesetz (OZG), das Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, alle Verwaltungsdienstleistungen auch digital anzubieten. Das OZG-Änderungsgesetz, in Kraft seit dem 24. Juli 2024, enthält erstmals eine Generalklausel für den automatisierten Nachweisdatenabruf. Damit wurde der datenschutzrechtliche Rahmen für den länderübergreifenden Datenaustausch geschaffen.

Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG), das seit dem 06. April 2021 (BGBl. S. 634) gilt, bildet die rechtliche Grundlage für die neue Dateninfrastruktur. Bis 2028 sollen zunächst 51 zentrale Register schrittweise modernisiert werden, beginnend mit den sogenannten »Top-18-Registern«, wie etwa dem Melderegister oder dem Fahrzeugregister. Ergänzend dazu schaffen das Identifikationsnummerngesetz (IDNrG), Änderungen des Bundesmeldegesetzes und weiterer Fachgesetze sowie datenschutzrechtliche Begleitregelungen, etwa das Datenschutzcockpit, die rechtlichen Voraussetzungen für eine transparente und datensparsame Registerverknüpfung.

Die technische Umsetzung der Registermodernisierung sichert das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS). Es ermöglicht den innerstaatlichen Nachweisaustausch und verbindet Register und Onlineservices über eine fachübergreifende Infrastruktur. Ziel ist ein effizienter Datenfluss und kürzere Bearbeitungs- und Wartezeiten. Im Juni 2024 wurde auf Ebene des Bundeskanzleramts und der Ministerpräsidentenkonferenz (BK-MPK) beschlossen, NOOTS durch einen föderalen Staatsvertrag abzusichern.

Nach der Verabschiedung des OZG-Änderungsgesetzes und dem Beschluss zum NOOTS-Staatsvertrag befindet sich die Registermodernisierung nun in der praktischen Umsetzungsphase. Die damit verbundenen Herausforderungen wie Datenschutz, föderale Zusammenarbeit und technische Komplexität sind vielschichtig.

Zwischen Föderaler Praxis und Herausforderungen

Die Registermodernisierung ist ein föderal organisiertes Gemeinschaftsprojekt: Die Gesamtsteuerung liegt beim Bundesinnenministerium. An der Ausgestaltung wirken unter anderem Baden- Württemberg, Bayern, Hamburg und Nordrhein-Westfalen mit. Das Bundesverwaltungsamt (BVA), das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und das ITZBund übernehmen die technische Umsetzung. Die Registermodernisierungsbehörde ist zentrale Instanz für die Verwaltung der Identifikationsnummern und die Bereitstellung von Basisdaten. Die föderale Struktur Deutschlands bringt dabei erhebliche Herausforderungen mit sich. Unterschiedliche Zuständigkeiten, IT-Systeme und Datenschutzregelungen auf allen Verwaltungsebenen müssen abgestimmt werden.

Auch darüber hinaus gilt es einige Herausforderungen zu adressieren. Datenschutzrechtlichen Bedenken wird mit klarer Zweckbindung, technischer Entkopplung von Datenquellen und vollständiger Nachvollziehbarkeit begegnet. Zusätzlich sichert das sogenannte »4-Corner-Modell«, dass ein direkter Zugriff Dritter verhindert wird und Daten nur verschlüsselt und nach Rechteprüfung abgefragt werden können. Dadurch wird die Transparenz gefördert und Missbrauch erschwert.

Die europäische Perspektive: OOTS und SDG-VO

Auch auf EU-Ebene ist eine Modernisierung der Register erforderlich, um das Once-Only-Prinzip grenzüberschreitend zu etablieren und Daten einheitlich übermitteln zu können. Die Umsetzung ist allerdings noch komplexer als auf nationaler Ebene: Jeder Staat verfügt über eigene Verwaltungsstrukturen und IT-Systeme. Hinzu kommen unterschiedliche Registerarten, Zuständigkeiten und gesetzliche Grundlagen, die eine gemeinsame Infrastruktur erschweren.

Als zentrales Instrument dient das Once-Only Technical System (OOTS) als europäisches Pendant zum NOOTS, das in der Single-Digital-Gateway-Verordnung (SDG-VO) geregelt ist. Es soll die Interoperabilität nationaler Register sicherstellen und setzt auf einheitliche Standards und Formate. Der Schutz personenbezogener Daten bleibt hierbei eine elementare Grundvoraussetzung. Zwar ist die Beteiligung an der Registermodernisierung teilweise verpflichtend, jedoch sind viele Staaten, ähnlich wie Deutschland, organisatorisch oder technisch noch nicht ausreichend vorbereitet. Die Implementierung des OOTS ist in vollem Gange.

Erste Praxisläufe und Ausblick

In einem gemeinsamen Pilotvorhaben des Bundesverwaltungsamtes (BVA) und der Bundesagentur für Arbeit (BA) wird bis Ende 2025 der Basisdienst »Stammdaten, Erfassungs- und Pflegesystem« (STEP) der BA an das Identitätsabruf-Verfahren des BVA angebunden, wobei insbesondere der Abruf der Identifikationsnummer und weiterer Basisdaten getestet wird. Ebenso wurde eine Verbindung mit dem Datenschutzcockpit hergestellt, welches aufgrund der besonderen Schutzwürdigkeit der Daten besonders vertrauenswürdig funktionieren muss. Weitere Maßnahmen, wie die schrittweise Anbindung der Register, der Aufbau einer Intermediärsplattform, also eine Art digitale Vermittlungsstelle, die Anbieter:innen und Nutzer:innen zusammenbringt, sowie die Umsetzung europäischer Vorgaben im Rahmen der SDG-VO, sind geplant.

Klar ist: Für ein erfolgreiches Gelingen der lang ersehnten Registermodernisierung braucht es ein reibungsloses Zusammenwirken verschiedenster Akteur:innen und technischer Systeme. Insbesondere ist eine Kooperation der Beteiligten auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene für eine moderne und leistungsfähige Registerlandschaft unverzichtbar.

Die Beiträge dieser Blogreihe vertiefen einzelne Facetten der Registermodernisierung und werfen einem Blick auf die Umsetzung in der Verwaltungspraxis. Dabei kommen verschiedene Autor:innen aus Verwaltung, Wissenschaft und Praxis zu Wort. Ziel ist es, den Dialog zu fördern, offene Fragen transparent darzustellen und Anknüpfungspunkte für Gestaltung und Beteiligung aufzuzeigen.