Die elektronische Akte (E-Akte) Anbieterbefragung

Das E-Government-Gesetz vom August 2013 sieht für Bundesbehörden ab 2020 verpflichtend eine elektronische Aktenführung vor. Daher befragt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT Anbieter, die sich mit Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit auf dem Markt positionieren.

August 2015 - Öffnung der Umfrage: Aufgrund des starken Interesses wird die Plattform (ursprünglich Mai-August 2014) pünktlich zum Jahrestag in ein offenes Format überführt. Teilnehmende Unternehmen können ihre bisherigen Angaben jederzeit über das Format aktualisiert einsenden, neue Teilnehmer sind herzlich eingeladen, ihre Angaben dem aktuellen Bestand hinzuzufügen.

Die Umfrage beinhaltete quantitative wie qualitative Fragestellungen, sowohl fachlicher als auch technischer Natur und bietet eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.

Die Umfrage bietet:

  • Eine Marktübersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
  • Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Kontext E-Akte
  • Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von User-Stories
  • Referenzprojekte der Unternehmen als funktionale Integrationsbeispiele
  • Eine fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung
  • Als Resultat eine öffentliche Web-Plattform mit Filter- und Vergleichsfunktion

Die Inhalte der Umfrageresultate liegen in Verantwortung und Besitz der jeweiligen Unternehmen.


 

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Fabasoft

Fabasoft ist mit der Fabasoft eGov-Suite Ihr Partner für die Öffentliche Verwaltung. Mehr als 25 Jahre Erfahrung in E-Government-Lösungen machen die Fabasoft eGov-Suite zum führenden Produkt im deutschsprachigen Raum.

  Wo befindet sich der Stammsitz Ihres Unternehmens? Falls Ihr Unternehmen seinen Stammsitz im Ausland hat, existiert eine deutsche Niederlassung?

Der Stammsitz der Fabasoft Gruppe befindet sich in Linz (Österreich).
In Deutschland werden Projekte von der Tochtergesellschaft Fabasoft Deutschland GmbH durchgeführt, welche im Bedarfsfall auf Ressourcen der Fabasoft Gruppe zugreift.
Die Fabasoft Deutschland GmbH hat ihren Sitz in Frankfurt a.M. und verfügt über Niederlassungen in München und Berlin.

  Unterliegt Ihr Unternehmen dem deutschen Rechtsrahmen?

Ja
Nein

  Seit wann ist Ihr Unternehmen als Softwareanbieter- oder Systemintegrator auf dem Markt tätig?

Die Fabasoft Gruppe ist seit 1988 als Produkthersteller in diesem Marktsegment und über die Tochtergesellschaft Deutschland GmbH seit 1997 in Deutschland tätig.

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat Ihr Unternehmen?

ca. 200 Mitarbeiter (Fabasoft Gruppe)

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ungefähr im Bereich DMS, ECM oder VBS tätig?

Die Fabasoft Gruppe hat einen Fokus auf ECM , daher sind alle Mitarbeiter in diesem Umfeld tätig.

  Welchen Umsatz macht Ihr Unternehmen im Bereich DMS/ECM jährlich?

2014/15: 27,5 Mio
2013/14: 25 Mio
2012/13: 23,1 Mio
2011/12: 22,8 Mio

  Welchen Marktanteil hat Ihr Unternehmen im Verwaltungssektor?

Die Fabasoft eGov-Suite ist das im deutschsprachigen Raum führende Produkt für Dokumentenmanagement und E-Akte.

  Geben Sie bitte eine Kontaktadresse für weitere Informationen zu Ihrer Lösung an.

Name
Markus Schenk
Anschrift
THE SQUAIRE 14, 60549 Frankfurt a.M.
Telefon
+49 69 6435515-0
E-Mail
markus.schenk@fabasoft.com

  Beschreiben Sie kurz und knapp die Architektur einer möglichen Lösung im Kontext E-Akte/DMS, basierend auf Ihren oder den von Ihnen ausgewählten Produkten. Gehen Sie dabei soweit vorhanden auch auf Komponenten/Bausteine zu E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit ein. Fügen Sie dem Formular eine Architekturskizze/-grafik zur Verdeutlichung bei und visualisieren Sie dabei Aspekte zur Modularität der Komponenten, Schnittstellen und zum Deployment (PaaS, SaaS, etc.).

Die Fabasoft Fabasoft eGov-Suite ist als verteilte Webanwendung implementiert. Die Kommunikation mit den Diensten erfolgt einerseits interaktiv im Wege einer grafischen Benutzeroberfläche, wobei für die Darstellung ein Webbrowser-Client genutzt wird, und andererseits programmatisch über Web-Services (SOAP-Aufrufe).
Die Fabasoft eGov-Suite basiert auf einem ECM-Basismodul, welches um Komponenten für E-Zusammenarbeit (Collaboration), E-Akte, E-Vorgangsbearbeitung und Workflow sowie Basiskomponenten für Fachanwendungen erweitert ist.
Aus Basis dieser webbasierten Architektur kann die Fabasoft eGov-Suite sowie deren enthaltene Module im Rahmen einer Software as a Service-Installation (SaaS) zur Verfügung gestellt werden.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung CMIS als Schnittstelle zum DMS?

Ja, CMIS-Version  1.0
Herstellerspezifische Erweiterungen
Nein

  Welche weiteren Schnittstellen und Datenaustauscheformate stellt die Lösung für den Austausch von Daten mit und die Anbindung von Drittkomponenten zur Verfügung?

WebDAV
CIFS
JCR
SOAP
REST
IMAP
XDOMEA
Andere  CalDAV, RSS

  Für welche Identitäts- respektive Verzeichnisdienste bietet Ihre Lösung eine Schnittstelle?

Open LDAP
Microsoft Active Directory
X.509 Zertifikat-basierte Authentifizierung
Oracle Internet Directory
IBM Directory Server
Novell Directory Server
Andere  OpenID, SAML

  Welche Workflow-Standards und Formate werden im Workflowsystem bzw. der Vorgangsbearbeitung (so vorhanden) unterstützt?

BPMN 2.0
WS-BPEL 2.0
XPDL
EPK
Andere  WfMC

  Ist ein Werkzeug für die Bearbeitung, die Erstellung und die Überprüfung von Workflows verfügbar?

Ja, Produkt  im Standardprodukt
Ja, Drittanbieter
Nein

  Welche der Komponenten sind modular gehalten und können dediziert respektive entkoppelt betrieben werden?

DMS
VBS/WF-System
Records Management / Registratur
Portal-System
Kollaboration
Andere  Enterprise Suche

  Auf welcher technologischen Basis baut Ihre beschriebene Architektur auf? Werden die für die öffentliche Verwaltung geltenden Vorgaben (z.B. SAGA 5) berücksichtigt?

Java
.NET
C#
Andere

  Auf welchen Ebenen ist die Lösung mandantenfähig?

Hardware
Betriebssystem/Virtualisierer
Datenbank
Anwenderschicht
Andere

  Wie skaliert das System bzgl. der Anzahl von verwalteten Objekten, Dokumenten, Mandanten und Anwendern? Erklären Sie die Skalierung exemplarisch anhand eines einfachen definierten Deployments.

Die Skalierbarkeit wird durch den modularen Aufbau der Fabasoft Referenzarchitektur und ihrer einzelnen Subsysteme sichergestellt. Das Backend (z.B. Datenbank) skaliert nach dem Prinzip "Scale-Up", während die Webservices um weitere Server (virtuell oder physisch) je nach Bedarf erweitert werden können ("Scale Out"). Es sind Referenzarchitekturen für 50, 100, 1.000, 10.000 und 100.000 Anwender definiert.

  Welche Clients und Client-Typen werden für den Zugriff auf Ihre Lösung unterstützt?

Fat-Client
Remote-Editing / Terminal-Client
Browser Client auf Basis von HTML/CSS
Browser Client auf Basis von HTML5/CSS3
Browser Client auf Basis von ActiveX
Browser Client auf Basis von Flash
Browser Client auf Basis von Java
Smartphone/Tablet – App
Andere  Offline-Client, Plugins MS Office

  Welche Client-Betriebssysteme werden in welchen Versionen unterstützt?

Windows
Vista
7
8
Mac OS X
10.6
10.7
10.8
10.9
Linux Derivate
Android
3.x
4.0.x
4.1/2/3.x
4.4
Blackberry
7
10
iOS
5.x
6.x
Windows Phone
7
8
Andere

  Welche Lizenzmodelle kommen für Ihre Lösung in Frage?

registrierte Benutzer (named user)

  Basieren Komponenten Ihrer Lösung im Bereich DMS,ECM, VBS auf Open-Source-Software? Wenn ja, welche OSS findet Verwendung?

Ja,  Die Lösung kann auch auf OSS-Plattformen wie CentOS und RedHat mit OSS-Datenbanken wie PostgrSQL genutzt werden.
Nein

  Projektsteckbrief 1

Im Eisenbahn-Bundesamt (EBA) in Bonn und an 15 weiteren Standorten im Bundesgebiet arbeiten 1.300 Benutzerinnen und Benutzer mit der E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung auf Basis der Fabasoft eGov-Suite (Projektname DOWEBA).
Die im EBA eingesetzt Lösung dient als Referenzlösung für den nachgeordneten Bereich im Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur.
Der Kontakt zu den Ansprechpartnern kann bei Bedarf hergestellt werden.

  Projektsteckbrief 2

Das Bundesamt für Güterverkehr (BAG) nutzt die Fabasoft eGov-Suite als E-Akte und auch als Fachanwendung im Bereich von Förderanträgen.
Dabei werden Anträge digitalisiert oder über das Service-Portal online über eine in das Portal integrierte Fabasoft Anwendung übernommen, in einem internen Genehmigungsverfahren geprüft und anschließend zur weiteren Veranlassung an die Zuwendungsdatenbank des Bundes übergeben.
Eckdaten: mehr als 50.000 Anträge pro Jahr, davon mehr als 7.000 online ohne Medienbruch auf Basis der als SOA eingerichteten Infrastruktur.
Der Kontakt zu den Ansprechpartnern kann bei Bedarf hergestellt werden.

  Projektsteckbrief 3

Die österreichische Bundesverwaltung (12 Ministerien) hat im Jahr 2003 die elektronische Aktenbearbeitung auf Basis der Fabasoft eGov-Suite für inzwischen ca. 11.000 Benutzer eingeführt.
Das Projekt "ELAK im Bund" ist Teil der erfolgreichen österreichischen E-Government Strategie. Die Einführung der elektronischen Aktenbearbeitung bewirkte eine Reduktion der Durchlaufzeiten um 10-15 Prozent.
Die Lösung wird in einem 7x24 Betrieb mit SLA-Vereinbarungen vom Bundesrechenzentrum in Wien mit Unterstützung von Fabasoft über zwei Rechenzentren verteilt betrieben
Eckdaten: > 10 Terabyte Dokumente, 120 Mio Geschäftsobjekte (Stand 2010)
Der Kontakt zu den Ansprechpartnern kann bei Bedarf hergestellt werden.

  Unterstützt die angebotene Lösung kollaboratives Arbeiten im Sinne von Echtzeitkommunikation und gleichzeitigem Arbeiten an Dokumenten mit mehreren Autoren?

Ja
Nein

  Welche Komponenten bietet Ihre Lösung zum kollaborativen Arbeiten?

Wiki
Groupware
Portale
A/V-Konferenzen
Chat
Blog
Teamroom
Gleichzeitiges/Paralleles Arbeiten in Dokumenten
Andere  Koppelung mit Cloud-Services

  Als AnwenderIn möchte ich formlos einen Antrag parallel mit anderen Anwendern bearbeiten können, um mir Unterstützung und Expertise meiner Mitarbeiter einzuholen.

Als AnwenderIn erstelle ich für die formlose Bearbeitung einen Teamroom, in welchem ich den Antrag und andere Dokumente ablegen und weitere Mitarbeiter zur Bearbeitung einladen kann. Eingeladene Mitarbeiter erhalten nach Anmeldung oder per E-Mail eine Einladung und können über diese auf die Dokumente im Teamroom entsprechend ihrer Berechtigungen zugreifen.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung eine Vorgangsbearbeitung?

Ja, eigenes Produkt  Fabasoft eGov-Suite
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten und Produkte decken Vorgangsbearbeitung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität?

Die Vorgangsbearbeitung setzt auf der E-Akte auf und verwendet neben den Workflow-Funktionen eine Konfiguration, welche gemäß üblichen Anwendungsfällen im öffentlichen Bereich optimiert ist.
Es werden Ad-Hoc Workflows, teilstrukturierte und strukturierte Prozesse über eine einheitliche Benutzeroberfläche unterstützt. Zudem ist ein Prozesseditor nach BPMN verfügbar.

  Bitte markieren Sie im Folgenden welche Anforderungen für Bearbeitung und Registratur durch Ihre Lösung abgedeckt werden.

Akten, Vorgänge und Dokumente anlegen
Akten, Vorgänge und Dokumente löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente nach 4-Augen-Prinzip löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente verschieben
Akten, Vorgänge und Dokumente für andere autorisieren
Vorgänge und Dokumente abschließen
Vorgänge und Dokumente wieder in Bearbeitung nehmen
Metadaten eines Schriftgutobjekts bearbeiten
Mehrere Artefakte (Dokumente/Bilder/etc) zu einem Schriftgutobjekt in einem Arbeitsschritt hinzufügen (Stichwort batch-update)
Termine/Fristen von Schriftgutobjekten einsehen
Termine/Fristen von Dokumenten kalendarisch verwalten
Termine in Vorgängen mit Exchange/Outlook abgleichen
Änderungen an Schriftgutobjekten abonnieren
Beteiligungsprozesse initiieren
An Beteiligungsprozessen teilnehmen
Beteiligungsprozesse ad hoc ändern
Beteiligungsprozesse abbrechen
Den Aktenplan bearbeiten
Kennzeichenregelsätze anlegen und bearbeiten
Kennzeichenregelsätze Organisationseinheiten zuordnen

  Kann aus der Bearbeitung heraus eine elektronische Signatur von Schriftgut erfolgen und eine Signaturprüfung stattfinden?

Ja
Nein

  Unterstützt die Vorgangsbearbeitung aktive Benachrichtigung (push-notification)?

Ja
Nein

  Unterstützt Ihre Lösung eine Langzeitspeicherung?

Ja, eigenes Produkt  Fabasoft eGov-Suite
Ja, Drittanbieter, und zwar  Governikus LZA
Nein

  Welche Komponenten/Produkte decken Langzeitspeicherung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität? Gibt es Schnittstellen zu Langzeitarchivierungssystemen?

Für die Fabasoft eGov-Suite ist ein Archivierungsmodul verfügbar, welches eine geschäftsfallbezogene Verlagerung von Daten auf günstigere Speichermedien erfolgen kann. Für Anwender sind diese Informationen jedoch weiterhin über die gewohnte Benutzeroberfläche verfügbar.
Ergänzend ist eine Schnittstelle zu der gemäß TR-ESOR zertifizierten Lösung Governikus LZA verfügbar.

  Unterstützt Ihre Lösung eine Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A?

Ja, beim Import
Ja, beim Export
Nein

  Welche DMS-Grundfunktionen unterstützt Ihre Lösung?

Versionierung
Locking/Sperren
Autorisierung
Technische Protokollierung
Andere  Vorlagen, Reporting, RSS-Feeds

  Ist die Lösung konform zu ECM-Standards?

DoD5015
MoReq2010
AIIM
Andere  DOMEA, GEVER, ELAK, E-Verwaltungsarbeit

  Lässt sich eine Vererbung von Metadaten in der Objekthierarchie (Akte/Vorgang/Dokument) konfigurieren?

Ja
Nein

  Werden Berechtigungen von einer Akte auf einen neuen Vorgang vererbt?

Ja
Nein

  Existiert eine rollenbasierte Rechteverwaltung für den Zugriff und die Bearbeitung von einzelnen Metadaten?

Ja
Nein

  Werden Metadaten versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Werden Hierarchieelemente (Akten/Vorgänge/Dokumente) versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Sind Löschvorgänge in der Versionierung sichtbar?

Ja
Nein

  Unterstützt die Lösung dynamische Beteiligungsprozesse?

Ja
Nein

  Eine Suche auf Schriftgutobjekten unterstützt folgende Funktionalitäten

Die Suche nach Akten/Vorgängen/Dokumenten über Metadatenfelder
Die Volltext-Suche nach Dokumenteninhalten
Suchkriterien können personalisiert gesichert und wiederverwendet werden
Ergebnisslisten können exportiert werden (z.B. CSV/Excel/Datei)
Die Suche liefert Vorschaubilder für Dokumente/Bilder
Suchergebnisse lassen sich nach Metadaten sortieren
Suchergebnisse werden direkt referenziert
Suchergebnisse können innerhalb der Plattform weitergegeben werden
Kann auf Drittkomponenten ausgeweitet werden (Enterprise-Search z.B. Fileserver/Exchange)
Rechtebasierte Darstellung von Resultaten (u.a. keine Darstellung von Inhalten ohne Berechtigung)

  Können Organisationsstrukturen mit hierarchischen Beziehungen in Ihrer Lösung hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Wie erfolgt die Vergabe von Kennzeichen für Schriftgutobjekte (z.B. Aktenzeichen oder Dokumentenkennzeichen)?

Automatisch
Manuell

  Können Dokumente von der informellen zur formellen Bearbeitung übergeben werden?

Ja
Nein

  Bitte geben Sie an, in welchen Abständen ungefähr neue Haupt-Versionen für die von Ihnen eingesetzten Komponenten erscheinen?

Jährlich
Halbjährlich
Alle Monate
Andere

  Wenn Open-Source Komponenten/Bibliotheken verwendet werden, wie gewährleisten Sie Aktualität und Sicherheit Ihres Produkts bei Änderungen?

  Werden technische Protokolle zentral gesammelt oder dezentral in den Teilkomponenten abgelegt?

Zentral
Dezentral

  Unterstützt die Lösung ein 4-Augen-Prinzip zum Zugriff auf Protokolldaten?

Ja
Nein

  Wie werden Protokolle und Logs vor unberechtigtem Zugriff geschützt?

Protokolle und Logs unterliegen der gleichen Berechtigungsverwaltung wie Akten, Vorgänge und Dokumente.

  Gibt es ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement?

Ja
Nein

  Können Organisationseinheiten/Rollen und Benutzer dynamisch angelegt/bearbeitet/gelöscht werden?

Ja
Nein

  Wird eine Synchronisation des Rollen-/Rechtemodells mit einem Verzeichnisdienst (LDAP/AD/etc) unterstützt?

Ja
Nein

  Können alle administrativen Tätigkeiten über ein Web-Portal bedient werden?

Ja, zentral
Ja, dezentral
Nein

  Können in der Lösung Namensbildungsregeln definiert und hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Können beliebige Objekttypen 1definiert werden?

Ja
Nein

  Kann die Hierarchiestruktur von Schriftgutobjekten regelbasiert beschränkt werden? (Beispiel: Akte->Vorgang->Dokument oder 4/5 stufiger Aktenplan)

Ja
Nein

  Als Administrator möchte ich drei unterschiedliche Nutzer anlegen. Alle Nutzer arbeiten gemeinsam in einer Unterarbeitsgruppe. Nutzer A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen. Nutzer B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben. Die Unterarbeitsgruppe arbeitet mit vertraulichen Dokumenten, daher benötigen die Mitarbeiter mindestens eine 2-Faktor-Authentisierung.

Die Definition von Benutzern erfolgt durch Administratoren (oder über Synchronisierung von Verzeichnisdiensten), wobei Benutzern eine Sicherheitsstufe zugeordnet werden kann (protective markings gemäß DOD 5015).
Die Berechtigungen und optional eine nötige Sicherheitsstufe werden einem konkretem Kontext (z.B. Aktenbereich, Ordnerstruktur, Teamroom) benutzerbezogen oder durch eine Rolle/Gruppe zugeordnet, dies kann auch durch andere dazu berechtigte Benutzer erfolgen.
Bei der Authentisierung wird ein Authentisierungsmechanismus mit 2-Faktor Authentisierung konfiguriert, welcher bei Anmeldung mit 2-Faktor Authentisierung bei diesem Benutzer eine vordefinierte Sicherheitsstufe aktiviert.
Eine Authentisierung über einen für 2-Faktor Authentisierung geeigneten SAML-Provider ist projektbezogen zu konfigurieren, eine konkrete Umsetzung ist beispielsweise bei der Fabasoft Cloud verfügbar.

  Welche Sicherheits- oder Qualitätszertifizierungen (z.B. nach Common Criteria / etc.) existieren für die Lösung?

Sicherheitszertifizierungen werden für konkrete Projektlösungen vergeben. Für die zugrunde liegende Fabasoft ECM-Technologie wurden bisher folgende Zertifizierungen durchgeführt:
TÜV Rheinland
ISAE 3402 Type 2

Folgende weiteren Zertifizierungen wurden in der Fabasoft Gruppe durchgeführt:
ISO 9001, ISO 27001, ISO 20000
Barrierefreiheit nach BITV 2.0

  Auf welchen Ebenen wird Verschlüsselung zur Absicherung der Kommunikation bzw. des Datenbestandes eingesetzt?

Anwendungsebene – Client
Anwendungsebene – Server
Kommunikation Client/Server
Kommunikation Server/Server
Datenhaltung
Andere

  Welche Authentisierungsmechanismen und Kommunikationsstandards unterstützt Ihre Lösung?

Username/Passwort
OTP (One-Time-Passwords)
Smartcards
Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion)
Dienstausweis des Bundes
PKI mit eigenen Zertifikaten
PKI mit Zertifikaten von Drittanbietern
VPN SSL
VPN IPSec
Maschinen-Authentisierung (Hardware-Token)
TAN-Verfahren (mTAN o.ä.)
Biometrie
TLS
Andere

  Welche Authentisierungs-, SSO- und weitere Standards unterstützt Ihre Lösung?

OpenID
OAuth
SAML
Liberty Alliance Project
Kerberos
Central Authentication Service
Lightweight Third-Party Authentication
XACML
WS-Federation
WS-Security
XML Encryption
OCSP/XKMS
JAAS
Andere  im Webserver integrierte Module

  Welche Verschlüsselungsalgorithmen können in Ihrer Lösung eingesetzt werden? Geben Sie jeweils die maximale Schlüssellänge an.

SHA-2
SHA-3
RSA/DSA
AES
RIPEMD
WHIRLPOOL (Rijmen / Baretto)
Andere

  Als Anwender möchte ich so schnell wie möglich wieder auf das System zugreifen können nachdem ich meinen Zugangstoken (bspw. Passwort, Smartcard) verloren habe.

Die Freischaltung erfolgt durch die integrierte Directory-Anwendung (z.B. Active Directory, LDAP). Eine gesonderte Freischaltung in der Fabasoft eGov-Suite ist nicht nötig,

  Als Administrator möchte ich ausschließen, dass Unbefugte auf das System zugreifen können wenn ein Anwender seinen Zugangstoken verloren hat.

Das Sperren sowie die Erneuerung des Zugangs erfolgt im Regelfall durch die integrierte Directory Anwendung (z.B. Active Directory, LDAP). Darüber hinaus können Benutzer in der Fabasoft eGov-Suite auch explizit deaktiviert werden.

  Als Administrator möchte ich einem Anwender die Berechtigungen für eine Unterarbeitsgruppe entziehen können, um Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Um einem Benutzer die Berechtigung im Kontext einer Unterarbeitsgruppe zu entziehen, wird der Benutzer aus der Liste der Mitglieder der Unterarbeitsgruppe entfernt.

  Als Anwender möchte ich mit mehreren anderen Nutzern gemeinsam an einem verschlüsselten Dokument arbeiten.

Ein Dokumentinhalt kann bei der Erstellung mit einem Passwort verschlüsselt werden. Alle Benutzer, welche
a) Berechtigung zum Zugriff haben und
b) über das Verschlüsselungspasswort verfügen
können parallel auf das Dokument zugreifen.

  Projektsteckbrief 4

Bei Kundenprojekten befindet sich die Nutzung der Online-Ausweisfunktion und De-Mail in der Umsetzungsphase. Die Online-Ausweisfunktion auf Basis des neuen Personalausweis ist auf Basis der gleichen Technologie in der Fabasoft Cloud produktiv verfügbar.

  Ist Barrierefreiheit entsprechend BITV 2.0 umgesetzt?

Ja, entsprechend Priorität I
Ja, entsprechend Prioritat I+II
Ja, teilweise bzgl.
Nein

  Wie integriert sich die Lösung in Office-Produkte und welche Versionen werden unterstützt?

Die Fabasoft eGov-Suite integriert sich nahtlos in die Office-Produkte (Erstellen, Vorlagen und Bearbeitung).
Für Microsoft Office-Produkte stehen zudem beispielsweise folgende Erweiterungen zur Verfügung:
Feldfunktionen (aktualisierbar)
Textbausteine (formatiert, unformatiert und aktualisierbar)
Plugins zum direkten Zugriff auf die Fabasoft eGov-Suite bei "Speichern unter" und "Öffnen"
Archiverungsfunktion mit PDF/A-Wandlung zur weiteren Bearbeitung oder Ablage im Aktenplan
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2007/2010/2013+
OpenOffice/LibreOffice
Lotus Symphony
Andere  Die Fabasoft eGov-Suite integriert sich nahtlos in die Office-Produkte (Erstellen, Vorlagen und Bearbeitung). Für Microsoft Office-Produkte stehen zudem beispielsweise folgende Erweiterungen zur Verfügung: Feldfunktionen (aktualisierbar) Textbausteine (formatiert, unformatiert und aktualisierbar) Plugins zum direkten Zugriff auf die Fabasoft eGov-Suite bei "Speichern unter" und "Öffnen" Archiverungsfunktion mit PDF/A-Wandlung zur weiteren Bearbeitung oder Ablage im Aktenplan

  Wie integriert sich die Lösung in den Email-Client und welche Email-Clients werden unterstützt?

MS Outlook, Thunderbird, Lotus Notes, Apple Mail
Microsoft Outlook 2003+
Mozilla Thunderbird
Apple Mail
Andere  Lotus Notes 8.5

  Wie integriert sich die Lösung in das Dateisystem?

Drag & Drop zwischen Client und Dateimanager
Virtuelles Laufwerk
Kontextmenü
Andere  Copy&Paste

  Existiert eine Web-basierte Oberfläche (Portal) zur fachlichen Bearbeitung?

Ja
Nein

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern sind im Portal direkt einsehbar?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
Bild (PNG)
Bild (GIF)
Bild (TIFF)
Audio (MP3)
Audio (FLAC)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Bild (JPG)
Bild (BMP)
Audio (WAV)
Audio (OGG)
Andere  Microsoft Visio, Project

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern können im Portal direkt bearbeitet werden?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Andere  Microsoft Visio, Project

  Ist die web-basierte Oberfläche für mobile Endgeräte optimiert?

Ja
Nein

  Lassen sich Ordner/Schriftgutobjekte in der Benutzeroberfläche per Drag&Drop innerhalb einer Aktenstruktur verschieben?

Ja
Nein

  Wie wird die Gültigkeit einer Signatur dem Benutzer dargestellt?

Bei Geschäftsobjekten wird die Existenz einer Signatur, das Datum der Signatur sowie das verwendete Zertifikat dargestellt.

  Wie wird die Authentizität einer Signatur / eines eID-Feldes (nPA) bei Schriftgut sowie einer DE-Mail dem Anwender dargestellt?

Bei Geschäftsobjekten wird die Verifikation einer Signatur, das Datum der letzten Verifikation, das Zertifikat und ein Ablaufdatum angezeigt. Eine erneute Verifikation kann zeitgesteuert oder manuell erfolgen.

  Ist eine graphische Darstellung und Navigation durch den Aktenplan möglich? Fügen Sie einen Screenshot zur Verdeutlichung bei.

Ja
Screenshot 1
Nein

  Als Anwender möchte ich möglichst intuitiv durch den Aktenplan navigieren, um eine lange Einarbeitungszeit in das System zu vermeiden.

Die Fabasoft eGov-Suite kombiniert den Aktenplan mit einem Aktenbestandsverzeichnis, wordurch sich der strukturierte Datenbestand für Benutzer einfach und intuitiv erschließt. Eine Navigation im Aktenplan kann einfach über Tastatur oder über die hierarchische Suchfunktion erfolgen. Die Ebenen können einzeln oder gesamt geöffnet bzw. geschlossen werden.
Screenshot 1

  Projektsteckbrief 5

Bei zahlreichen Fabasoft Kunden wird der mobile Zugriff auf Dokumente und Akten ermöglicht. Dieser erfolgt neben Notebooks in den letzten Jahren zunehmend über mobile Plattformen wie beispielsweise iOS oder Android.
Als Beispiel kann das Projekt "ELAK im Bund" (Projektsteckbrief 3) genannt werden.
Der Kontakt zu den Ansprechpartnern kann bei Bedarf hergestellt werden.