Die elektronische Akte (E-Akte) Anbieterbefragung

Das E-Government-Gesetz vom August 2013 sieht für Bundesbehörden ab 2020 verpflichtend eine elektronische Aktenführung vor. Daher befragt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT Anbieter, die sich mit Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit auf dem Markt positionieren.

August 2015 - Öffnung der Umfrage: Aufgrund des starken Interesses wird die Plattform (ursprünglich Mai-August 2014) pünktlich zum Jahrestag in ein offenes Format überführt. Teilnehmende Unternehmen können ihre bisherigen Angaben jederzeit über das Format aktualisiert einsenden, neue Teilnehmer sind herzlich eingeladen, ihre Angaben dem aktuellen Bestand hinzuzufügen.

Die Umfrage beinhaltete quantitative wie qualitative Fragestellungen, sowohl fachlicher als auch technischer Natur und bietet eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.

Die Umfrage bietet:

  • Eine Marktübersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
  • Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Kontext E-Akte
  • Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von User-Stories
  • Referenzprojekte der Unternehmen als funktionale Integrationsbeispiele
  • Eine fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung
  • Als Resultat eine öffentliche Web-Plattform mit Filter- und Vergleichsfunktion

Die Inhalte der Umfrageresultate liegen in Verantwortung und Besitz der jeweiligen Unternehmen.


 

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SAP SE

SAP ist Marktführer für Unternehmenssoftware mit Stammsitz in Walldorf, Deutschland. Mehr als 258.000 Kunden weltweit setzen auf SAP-Anwendungen und -Dienstleistungen, um ihre Ziele besser zu erreichen – lokal installiert, über das Internet oder auf mobilen Geräten.

  Wo befindet sich der Stammsitz Ihres Unternehmens? Falls Ihr Unternehmen seinen Stammsitz im Ausland hat, existiert eine deutsche Niederlassung?

SAP SE
Dietmar- Hopp-Allee 16

69190 Walldorf
Homepage: http://www.sap.de

  Unterliegt Ihr Unternehmen dem deutschen Rechtsrahmen?

Ja
Nein

  Seit wann ist Ihr Unternehmen als Softwareanbieter- oder Systemintegrator auf dem Markt tätig?

Die SAP ist führender Anbieter von Unternehmenssoftware mit Stammsitz in Walldorf. Seit der Gründung im Jahr 1972 hat sich das Unternehmen durch Innovation und Wachstum zum führenden Anbieter von Unternehmenssoftware entwickelt. Mehr als 253.500 Kunden weltweit sind dank der Anwendungen und Services von SAP in der Lage, rentabel zu wirtschaften, sich ständig neuen Anforderungen anzupassen und nachhaltig zu wachsen.1972

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat Ihr Unternehmen?

Seit mehr als 42 Jahren bürgt der Name SAP für Innovation, Erfolg und Kreativität. Unseren Erfolg verdanken wir der hohen Qualität unserer Produkte sowie der langjährigen Erfahrung und dem Know-how unserer mehr als 66.572 Mitarbeiter weltweit, davon rund 17,079 in Deutschland. In Walldorf und St. Leon-Rot arbeiten 12.821 Mitarbeiter.

  Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ungefähr im Bereich DMS, ECM oder VBS tätig?

~ 200 Mitarbeiter

  Welchen Umsatz macht Ihr Unternehmen im Bereich DMS/ECM jährlich?

In DACH (BRD, A, CH) im Geschäftsjahr 2013: 11.500.000,-- Euro. (11,5 Mio.)

  Welchen Marktanteil hat Ihr Unternehmen im Verwaltungssektor?

Die SAP erzielte im Verwaltungssektor 2013 weltweit einen Umsatz von ~1,7 Milliarden. SAP konnte den Marktanteil in Deutschland über die letzten Jahre konsequent steigern. So setzen beispielsweise heute 14 von 16 Bundesländern und 56 der 70 größten Städte auf SAP Software. In Summe nutzen über 100.000 Anwender im Öffentlichen Sektor SAP Lösungen bei ihrer täglichen Arbeit.

  Geben Sie bitte eine Kontaktadresse für weitere Informationen zu Ihrer Lösung an.

Name
Guido Baumgart
Anschrift
Tesdorpfstraße 8, 20148 Hamburg
Telefon
+49 40 22707-329
E-Mail
guido.baumgart@sap.com

  Beschreiben Sie kurz und knapp die Architektur einer möglichen Lösung im Kontext E-Akte/DMS, basierend auf Ihren oder den von Ihnen ausgewählten Produkten. Gehen Sie dabei soweit vorhanden auch auf Komponenten/Bausteine zu E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit ein. Fügen Sie dem Formular eine Architekturskizze/-grafik zur Verdeutlichung bei und visualisieren Sie dabei Aspekte zur Modularität der Komponenten, Schnittstellen und zum Deployment (PaaS, SaaS, etc.).

Die in der Skizze abgebildete Referenzarchitektur der SAP zum Thema elektronische Verwaltungsarbeit stellt eine modulare Lösung dar. Die wesentliche Bereiche unterscheiden sich in der Plattform zur Unterstützung von Vorgängen, Aufbewahrung bzw. Bereitstellung von Daten sowie Dokumenten und Einbindung in Fachverfahren (unterer Bereich der Darstellung). Der zweite, hier oben abgebildete Bereich stellt die Vielzahl der unterstützten Anwendungen und damit Fachverfahren in der technischen Architektur dar. Die aufgezeigten integrativen Wege werden durch mehrere verfügbare Schnittstellen ermöglicht, damit Medienbrüche zwischen Anwendungen und damit in der Vorgangsbearbeitung vermieden. Mit Hilfe der oben erwähnten Modularität skaliert die Architektur horizontal, also auf Serverebene, sowie vertikal, in Richtung der zu berücksichtigenden Verfahren.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung CMIS als Schnittstelle zum DMS?

Ja, CMIS-Version  1.0 und 1.1
Herstellerspezifische Erweiterungen
Nein

  Welche weiteren Schnittstellen und Datenaustauscheformate stellt die Lösung für den Austausch von Daten mit und die Anbindung von Drittkomponenten zur Verfügung?

WebDAV
CIFS
JCR
SOAP
REST
IMAP
XDOMEA
Andere

  Für welche Identitäts- respektive Verzeichnisdienste bietet Ihre Lösung eine Schnittstelle?

Open LDAP
Microsoft Active Directory
X.509 Zertifikat-basierte Authentifizierung
Oracle Internet Directory
IBM Directory Server
Novell Directory Server
Andere  SAP IdM

  Welche Workflow-Standards und Formate werden im Workflowsystem bzw. der Vorgangsbearbeitung (so vorhanden) unterstützt?

BPMN 2.0
WS-BPEL 2.0
XPDL
EPK
Andere  Eigenes internes Format

  Ist ein Werkzeug für die Bearbeitung, die Erstellung und die Überprüfung von Workflows verfügbar?

Ja, Produkt  intern, SAP BPM
Ja, Drittanbieter
Nein

  Welche der Komponenten sind modular gehalten und können dediziert respektive entkoppelt betrieben werden?

DMS
VBS/WF-System
Records Management / Registratur
Portal-System
Kollaboration
Andere  Suche, Archivierung, weitere

  Auf welcher technologischen Basis baut Ihre beschriebene Architektur auf? Werden die für die öffentliche Verwaltung geltenden Vorgaben (z.B. SAGA 5) berücksichtigt?

Java
.NET
C#
Andere  OScript, ABAP, River, SQL

  Auf welchen Ebenen ist die Lösung mandantenfähig?

Hardware
Betriebssystem/Virtualisierer
Datenbank
Anwenderschicht
Andere  Archivebene

  Wie skaliert das System bzgl. der Anzahl von verwalteten Objekten, Dokumenten, Mandanten und Anwendern? Erklären Sie die Skalierung exemplarisch anhand eines einfachen definierten Deployments.

Ein häufiges Deployment beginnt mit der Einrichtung der geforderten Funktionalität auf einem Testsystem. Diese kompakte Einrichtung stellt die Basis für die zukünftige produktive Umgebung dar. Das Datenvolumen beeinflusst die erforderliche Speichermenge in der Serverumgebung, das Benutzerverhalten den Bedarf an Speicher der verwendeten Server usw. Im Rahmen eines Infrastrukturworkshops wird eine ausreichend skalierte Architektur abgestimmt. In der Regel stellen Produktivsysteme verteilte Installationen dar.

  Welche Clients und Client-Typen werden für den Zugriff auf Ihre Lösung unterstützt?

Fat-Client
Remote-Editing / Terminal-Client
Browser Client auf Basis von HTML/CSS
Browser Client auf Basis von HTML5/CSS3
Browser Client auf Basis von ActiveX
Browser Client auf Basis von Flash
Browser Client auf Basis von Java
Smartphone/Tablet – App
Andere  SAP GUI, SAP NWBC

  Welche Client-Betriebssysteme werden in welchen Versionen unterstützt?

Windows
Vista
7
8
Mac OS X
10.6
10.7
10.8
10.9
Linux Derivate
Android
3.x
4.0.x
4.1/2/3.x
4.4
Blackberry
7
10
iOS
5.x
6.x
Windows Phone
7
8
Andere

  Welche Lizenzmodelle kommen für Ihre Lösung in Frage?

Das Lizenzmodell basiert auf einem Named User.

  Basieren Komponenten Ihrer Lösung im Bereich DMS,ECM, VBS auf Open-Source-Software? Wenn ja, welche OSS findet Verwendung?

Ja,  verschiedene, i.d.R. alternativ, z.B. Apache Tomcat als Applikationsserver. Abhängig von Betriebssystem und Installationszenario.
Nein

  Projektsteckbrief 1

Auf Anfrage

  Projektsteckbrief 2

Auf Anfrage

  Projektsteckbrief 3

Auf Anfrage

  Unterstützt die angebotene Lösung kollaboratives Arbeiten im Sinne von Echtzeitkommunikation und gleichzeitigem Arbeiten an Dokumenten mit mehreren Autoren?

Ja
Nein

  Welche Komponenten bietet Ihre Lösung zum kollaborativen Arbeiten?

Wiki
Groupware
Portale
A/V-Konferenzen
Chat
Blog
Teamroom
Gleichzeitiges/Paralleles Arbeiten in Dokumenten
Andere  Diskussionsforen, Feeds, weitere

  Als AnwenderIn möchte ich formlos einen Antrag parallel mit anderen Anwendern bearbeiten können, um mir Unterstützung und Expertise meiner Mitarbeiter einzuholen.

Die Grundeinstellung der Lösung sieht es vor, das beim Bearbeiten eines Dokumentes dieses im Hintergrund "ausgecheckt" wird. D.h. eine gleichzeitige parallele Bearbeitung ist nur dann möglich, wenn der Anwender bzw. die Berechtigungseinstellungen angepasst wurden und damit eine 2. Person das Recht hat, ein Dokument gleichzeitig zu bearbeiten. Das konsequente Führen von Bearbeitungen in Form von Dokumentenversionen ist gängige Praxis, um jeweils den aktuellsten Inhalt bereitstellen zu können und damit eine Eindeutigkeit in Bezug auf Aktualität zu gewährleisten.
Weiterhin kann eine stärkere Automatisierung und Parallelisierung mittels der integrierten Workflow Komponente unterstützt werden.
Screenshot 1

  Unterstützt Ihre Lösung eine Vorgangsbearbeitung?

Ja, eigenes Produkt  SAP BPM, SAP Ext. ECM
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten und Produkte decken Vorgangsbearbeitung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität?

Aufgrund der eingangs erwähnte modularen Architektur und den unterschiedlichen Anforderungen der zu betrachtenden Verfahren, kommen je nach Bedarf ein bis mehrere Komponenten zur Vorgangsbearbeitung zum Einsatz. Die Workflowkomponenten unterstützt einen Vorgangsbearbeitung und Bestandteil der Basisfunktionalität. Ferner steht ein grafischer Prozeßdesigner zur Verfügung.

  Bitte markieren Sie im Folgenden welche Anforderungen für Bearbeitung und Registratur durch Ihre Lösung abgedeckt werden.

Akten, Vorgänge und Dokumente anlegen
Akten, Vorgänge und Dokumente löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente nach 4-Augen-Prinzip löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente verschieben
Akten, Vorgänge und Dokumente für andere autorisieren
Vorgänge und Dokumente abschließen
Vorgänge und Dokumente wieder in Bearbeitung nehmen
Metadaten eines Schriftgutobjekts bearbeiten
Mehrere Artefakte (Dokumente/Bilder/etc) zu einem Schriftgutobjekt in einem Arbeitsschritt hinzufügen (Stichwort batch-update)
Termine/Fristen von Schriftgutobjekten einsehen
Termine/Fristen von Dokumenten kalendarisch verwalten
Termine in Vorgängen mit Exchange/Outlook abgleichen
Änderungen an Schriftgutobjekten abonnieren
Beteiligungsprozesse initiieren
An Beteiligungsprozessen teilnehmen
Beteiligungsprozesse ad hoc ändern
Beteiligungsprozesse abbrechen
Den Aktenplan bearbeiten
Kennzeichenregelsätze anlegen und bearbeiten
Kennzeichenregelsätze Organisationseinheiten zuordnen

  Kann aus der Bearbeitung heraus eine elektronische Signatur von Schriftgut erfolgen und eine Signaturprüfung stattfinden?

Ja
Nein

  Unterstützt die Vorgangsbearbeitung aktive Benachrichtigung (push-notification)?

Ja
Nein

  Unterstützt Ihre Lösung eine Langzeitspeicherung?

Ja, eigenes Produkt  Archiv Server
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein

  Welche Komponenten/Produkte decken Langzeitspeicherung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität? Gibt es Schnittstellen zu Langzeitarchivierungssystemen?

Der unter 3.3.1 erwähnte Archiv Server bildet die Basis für alle Langzeitarchivierungsvorgänge. Die Komponente verwaltet angeschlossene Speichersysteme, verschlüsselt und bewahrt Dokumente und Dateien über den gewählten Lebenszyklus.

  Unterstützt Ihre Lösung eine Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A?

Ja, beim Import
Ja, beim Export
Nein

  Welche DMS-Grundfunktionen unterstützt Ihre Lösung?

Versionierung
Locking/Sperren
Autorisierung
Technische Protokollierung
Andere  Wiedervorlage, Klassen, usw.

  Ist die Lösung konform zu ECM-Standards?

DoD5015
MoReq2010
AIIM
Andere  SAP ArchiveLink - SAP Information Lifecy

  Lässt sich eine Vererbung von Metadaten in der Objekthierarchie (Akte/Vorgang/Dokument) konfigurieren?

Ja
Nein

  Werden Berechtigungen von einer Akte auf einen neuen Vorgang vererbt?

Ja
Nein

  Existiert eine rollenbasierte Rechteverwaltung für den Zugriff und die Bearbeitung von einzelnen Metadaten?

Ja
Nein

  Werden Metadaten versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Werden Hierarchieelemente (Akten/Vorgänge/Dokumente) versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?

Ja
Nein

  Sind Löschvorgänge in der Versionierung sichtbar?

Ja
Nein

  Unterstützt die Lösung dynamische Beteiligungsprozesse?

Ja
Nein

  Eine Suche auf Schriftgutobjekten unterstützt folgende Funktionalitäten

Die Suche nach Akten/Vorgängen/Dokumenten über Metadatenfelder
Die Volltext-Suche nach Dokumenteninhalten
Suchkriterien können personalisiert gesichert und wiederverwendet werden
Ergebnisslisten können exportiert werden (z.B. CSV/Excel/Datei)
Die Suche liefert Vorschaubilder für Dokumente/Bilder
Suchergebnisse lassen sich nach Metadaten sortieren
Suchergebnisse werden direkt referenziert
Suchergebnisse können innerhalb der Plattform weitergegeben werden
Kann auf Drittkomponenten ausgeweitet werden (Enterprise-Search z.B. Fileserver/Exchange)
Rechtebasierte Darstellung von Resultaten (u.a. keine Darstellung von Inhalten ohne Berechtigung)

  Können Organisationsstrukturen mit hierarchischen Beziehungen in Ihrer Lösung hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Wie erfolgt die Vergabe von Kennzeichen für Schriftgutobjekte (z.B. Aktenzeichen oder Dokumentenkennzeichen)?

Automatisch
Manuell

  Können Dokumente von der informellen zur formellen Bearbeitung übergeben werden?

Ja
Nein

  Bitte geben Sie an, in welchen Abständen ungefähr neue Haupt-Versionen für die von Ihnen eingesetzten Komponenten erscheinen?

Jährlich
Halbjährlich
Alle Monate
Andere  Innerhalb von 12-18 Monaten

  Wenn Open-Source Komponenten/Bibliotheken verwendet werden, wie gewährleisten Sie Aktualität und Sicherheit Ihres Produkts bei Änderungen?

Jede Hauptversion basiert auf zertifizierten Installationen und damit geprüften Versionen der verwendeten Open-Source Komponenten. Von der Aktualisierung einzelnen Open Source Komponenten wird i.d.R. abgeraten, solange keine Prüfung der Komponenten erfolgt ist.
Die Prüfungen erfolgen, je nach Relevanz der Komponenten, zeitnah.

  Werden technische Protokolle zentral gesammelt oder dezentral in den Teilkomponenten abgelegt?

Zentral
Dezentral

  Unterstützt die Lösung ein 4-Augen-Prinzip zum Zugriff auf Protokolldaten?

Ja
Nein

  Wie werden Protokolle und Logs vor unberechtigtem Zugriff geschützt?

Über die klar definierte Berechtigungen der für die Protokolle vorgesehenen Ablagebereiche/Verzeichnisse.

  Gibt es ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement?

Ja
Nein

  Können Organisationseinheiten/Rollen und Benutzer dynamisch angelegt/bearbeitet/gelöscht werden?

Ja
Nein

  Wird eine Synchronisation des Rollen-/Rechtemodells mit einem Verzeichnisdienst (LDAP/AD/etc) unterstützt?

Ja
Nein

  Können alle administrativen Tätigkeiten über ein Web-Portal bedient werden?

Ja, zentral
Ja, dezentral
Nein

  Können in der Lösung Namensbildungsregeln definiert und hinterlegt werden?

Ja
Nein

  Können beliebige Objekttypen 1definiert werden?

Ja
Nein

  Kann die Hierarchiestruktur von Schriftgutobjekten regelbasiert beschränkt werden? (Beispiel: Akte->Vorgang->Dokument oder 4/5 stufiger Aktenplan)

Ja
Nein

  Als Administrator möchte ich drei unterschiedliche Nutzer anlegen. Alle Nutzer arbeiten gemeinsam in einer Unterarbeitsgruppe. Nutzer A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen. Nutzer B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben. Die Unterarbeitsgruppe arbeitet mit vertraulichen Dokumenten, daher benötigen die Mitarbeiter mindestens eine 2-Faktor-Authentisierung.

Die Lösung bietet auf Objektebene (Dokument, Bild, Datei) ein 9-stufiges Berechtigungsprofi (Siehe Screenshot1). Das Recht zu "ändern" wird über das entsprechende Flag (markierte Checkbox) dann vergeben oder entzogen. Rechte werden grundsätzlich von der Ebene darüber vererbt.

Im Rahmen von virtuellen Projekträumen sog. Projektarbeitsbereiche, wird dieses Konzept noch vereinfacht, indem 3 grundlegende Rollen angeboten werden: Koordinator, Mitglied, Gast. Ein Gast hat dann automatisch nur Leserecht, Mitglieder können Inhalte bearbeiten, der Koordinator hat darüber hinausgehende Rechte.
Screenshot 1

  Welche Sicherheits- oder Qualitätszertifizierungen (z.B. nach Common Criteria / etc.) existieren für die Lösung?

ISO 27002 sowie ISO 27001/2 Framework,
- US Sarbanes-Oxley Act 2002
- US SEC 17 a-4
Qualitätszertifizierungen:
- ISO 9001:2008 und GAMP5

  Auf welchen Ebenen wird Verschlüsselung zur Absicherung der Kommunikation bzw. des Datenbestandes eingesetzt?

Anwendungsebene – Client
Anwendungsebene – Server
Kommunikation Client/Server
Kommunikation Server/Server
Datenhaltung
Andere

  Welche Authentisierungsmechanismen und Kommunikationsstandards unterstützt Ihre Lösung?

Username/Passwort
OTP (One-Time-Passwords)
Smartcards
Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion)
Dienstausweis des Bundes
PKI mit eigenen Zertifikaten
PKI mit Zertifikaten von Drittanbietern
VPN SSL
VPN IPSec
Maschinen-Authentisierung (Hardware-Token)
TAN-Verfahren (mTAN o.ä.)
Biometrie
TLS
Andere

  Welche Authentisierungs-, SSO- und weitere Standards unterstützt Ihre Lösung?

OpenID
OAuth
SAML
Liberty Alliance Project
Kerberos
Central Authentication Service
Lightweight Third-Party Authentication
XACML
WS-Federation
WS-Security
XML Encryption
OCSP/XKMS
JAAS
Andere  SAP ID

  Welche Verschlüsselungsalgorithmen können in Ihrer Lösung eingesetzt werden? Geben Sie jeweils die maximale Schlüssellänge an.

SHA-2  256
SHA-3
RSA/DSA
AES  256
RIPEMD  160
WHIRLPOOL (Rijmen / Baretto)
Andere  MD2, MD4, MD5, SHA-512

  Als Anwender möchte ich so schnell wie möglich wieder auf das System zugreifen können nachdem ich meinen Zugangstoken (bspw. Passwort, Smartcard) verloren habe.

Der betroffene Anwender würde über den zentralen Verzeichnisdienst vom Administrator Unterstützung und wieder Zugang erhalten. In der Regel erfolgt mit der Freigabe des Arbeitszugangs auch der Zugang zur betrachteten Lösung. Die hiermit verbundenen Authentifizierungsschritte finden damit ausserhalb der SAP Lösung statt.
Fehlt die Verwendung eines Verzeichnisdienstes oder einer anderen zentralen Steuerung der Identitäten, erfolgt eine Zugangsfreigabe über Email. Der Anwender wird über den Zugang per Email informiert, den er dann benutzen kann. Das neue Initialpasswort wird separat mitgeteilt.

  Als Administrator möchte ich ausschließen, dass Unbefugte auf das System zugreifen können wenn ein Anwender seinen Zugangstoken verloren hat.

Hierzu empfiehlt sich der Einsatz eines zentralen Identitätsmanagmentssystems (SAP IdM). Das System sperrt alle Zugänge zu Ressourcen, die vom Anwender in Anspruch genommen werden. Die Erneuerung ist dem Diensteintrittsszenerien recht ähnlich, durch die Rolle des Anwenders werden im die benötigen Ressourcen bereitgestellt.
Die Beispielprozesse werden vom IdM automatisiert und regelgesteuert durchgeführt, der administrative Aufwand wird minimiert.

  Als Administrator möchte ich einem Anwender die Berechtigungen für eine Unterarbeitsgruppe entziehen können, um Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Für die Bearbeitung und Zugriff auf Dokumente werden die Berechtigungen für Gruppen, Rollen oder Personen über integrierte Funktionen/Menüs anpassbar. In der Regel wurden Gruppen zuvor vom Verzeichnisdienst geladen. Danach können Gruppen bzw. Rollen oder Personen einzelnen Content-Objekten (Ordnern, oder Dokumente) zugewiesen, oder entzogen werden. Auch werden diese Berechtigungen, sofern Sie bereits mit einem Container-Objekt verbunden sind wie z.B. einem Ordner vererbt. Der Entzug eines Zugriffs wird durch Entfernen der Gruppe/Rolle/Person realisiert.

  Als Anwender möchte ich mit mehreren anderen Nutzern gemeinsam an einem verschlüsselten Dokument arbeiten.

  Projektsteckbrief 4

  Ist Barrierefreiheit entsprechend BITV 2.0 umgesetzt?

Ja, entsprechend Priorität I
Ja, entsprechend Prioritat I+II
Ja, teilweise bzgl.
Nein

  Wie integriert sich die Lösung in Office-Produkte und welche Versionen werden unterstützt?

Die Integration in Office Produkte erfolgt über ein Windows-Plugin, welches die Schnittstelle zwischen Office/Outlook/Windows Explorer und den beschriebenen Serveranwendungen darstellt.
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2007/2010/2013+
OpenOffice/LibreOffice
Lotus Symphony
Andere  Die Integration in Office Produkte erfolgt über ein Windows-Plugin, welches die Schnittstelle zwischen Office/Outlook/Windows Explorer und den beschriebenen Serveranwendungen darstellt.

  Wie integriert sich die Lösung in den Email-Client und welche Email-Clients werden unterstützt?

Die Integration in Microsoft Office Produkte und damit auch Email erfolgt über die Installation eines Plug-In namens "Enterprise Connect" auf dem Client.Dies ist integraler Bestandteil der Lösung und kann als .msi Datei ausgerollt werden.
Microsoft Outlook 2003+
Mozilla Thunderbird
Apple Mail
Andere  Lotus Notes Email

  Wie integriert sich die Lösung in das Dateisystem?

Drag & Drop zwischen Client und Dateimanager
Virtuelles Laufwerk
Kontextmenü
Andere

  Existiert eine Web-basierte Oberfläche (Portal) zur fachlichen Bearbeitung?

Ja
Nein

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern sind im Portal direkt einsehbar?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
Bild (PNG)
Bild (GIF)
Bild (TIFF)
Audio (MP3)
Audio (FLAC)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Bild (JPG)
Bild (BMP)
Audio (WAV)
Audio (OGG)
Andere

  Welche Formate von Dokumenten/Bildern können im Portal direkt bearbeitet werden?

Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Andere

  Ist die web-basierte Oberfläche für mobile Endgeräte optimiert?

Ja
Nein

  Lassen sich Ordner/Schriftgutobjekte in der Benutzeroberfläche per Drag&Drop innerhalb einer Aktenstruktur verschieben?

Ja
Nein

  Wie wird die Gültigkeit einer Signatur dem Benutzer dargestellt?

Signatur wird duch zusätzliche Dritt-Anbieter unterstützt (wie z.B. CoSign).

  Wie wird die Authentizität einer Signatur / eines eID-Feldes (nPA) bei Schriftgut sowie einer DE-Mail dem Anwender dargestellt?

Wird über Partnerlösungen realisiert.

  Ist eine graphische Darstellung und Navigation durch den Aktenplan möglich? Fügen Sie einen Screenshot zur Verdeutlichung bei.

Ja
Nein

  Als Anwender möchte ich möglichst intuitiv durch den Aktenplan navigieren, um eine lange Einarbeitungszeit in das System zu vermeiden.

Ein Aktenplan wird projekt-spezifisch implementiert und kann integriert in die Windows Desktop Umgebung als Baumstruktur angeboten werden.

  Projektsteckbrief 5