Von der Krise in die Normalität: die öffentliche Verwaltung auf dem Weg in eine digitale Zukunft?

Mit der am 17.12. von Next:Public veröffentlichten zweiten Auflage der Studie »Verwaltung in Krisenzeiten« werden erste Potenziale für eine digitalisierte Verwaltung sichtbar. Für eine nachhaltige, digitale Transformation braucht es jedoch mehr als Videokonferenzen und die Anschaffung von aktueller Hardware. Mit klaren Handlungsoptionen weißt die Studie den Weg in eine digitale Zukunft.

2.513 Verwaltungsmitarbeiter:innen und über 5.000 Bürger:innen wurden für die neue Studie »Verwaltung in Krisenzeiten« befragt, die Next:Public mit zahlreichen Partnern erarbeitet und nun veröffentlicht hat – auch ÖFIT konnte sich inhaltlich einbringen. Die Ergebnisse der Umfrage zeigen sowohl Veränderungen der Arbeitsweise der öffentlichen Verwaltung als auch das sich wandelnde Nutzungsverhalten der Bürger:innen in Bezug auf die digitalen Angebote der öffentlichen Verwaltung auf.

Homeoffice – gekommen, um zu bleiben

Hinsichtlich der Arbeitsweise sticht am deutlichsten die sich zunehmend etablierende Nutzung von Homeoffice-Angeboten hervor. Waren es schon im Jahr 2020 noch 55% der befragten Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung, die angaben, länger als drei Monate im Homeoffice gearbeitet zu haben, waren es 2021 noch einmal fünf Prozentpunkte mehr. Dass die Mehrheit damit gute Erfahrungen gemacht hat, spiegelt sich in dem Wunsch wider, auch nach Ende der Pandemie Teile der Arbeitszeit im Homeoffice zu verbringen. Auch die befragten Führungskräfte erachten in großer Mehrzahl feste Homeoffice-Tage oder auch flexible bedarfsorientierte Lösungen nach der Pandemie als sinnvoll.

Der Übergang ins Homeoffice hat bestehende Defizite zum Vorschein gebracht. So wird deutlich, dass die Bediensteten auf dem Weg zum digitalen Arbeiten auf drei wesentliche Hürden stoßen. Zunächst sorgte die fehlende IT-Infrasturktur dafür, dass Mitarbeiter:innen nicht ins Homeoffice wechseln konnten. Die fehlende Durchgängigkeit digitaler Prozesse verstärkte dies, denn digitale Lösungen wie die eAkte sind noch längst kein Standard in der deutschen Verwaltung. Zusätzlich zu diesen technischen Hürden sorgt auch die Verwaltungskultur immer noch für Schwierigkeiten. Die mitunter anzutreffende Scheu vor der Arbeit von zuhause rührte wohl vor allem aus der Sorge vor Leistungsverschlechterungen, die so allerdings nicht eintraten oder sogar durch bessere Leistungen widerlegt wurden.

Trotz insgesamt positiver Erfahrungen wurde deutlich, dass die Bediensteten einen hohen Unterstützungsbedarf bei der digitalen Arbeit aus dem Homeoffice haben. Gerade zu Beginn der Pandemie und der Einführung der Homeoffice-Arbeitsweise mangelte es an Schulungsangeboten zum Erlernen neuer Anwendungen und zur Strukturierung einer selbstorganisierten Arbeitsweise. Die Studie schlussfolgert, dass hier in Zukunft, ähnlich zu bisherigen Arbeitsplatzunterweisungen, Schulungsangebote eingerichtet werden sollten, die den Wechsel ins Homeoffice begleiten.

Der Weg in eine digitale Zukunft

Die Studie identifiziert etliche Handlungsfelder, die von Politik und Verwaltung in nächster Zeit in Angriff genommen werden müssen, um bei der digitalen Transformation keine Zeit zu verlieren. Ein Investitionspaket »digitale Verwaltung«, das die notwendigen digitalen Veränderungen finanziell ermöglicht, müsse schnell auf den Weg gebracht werden. Zugleich sollten veraltete und inkompatible analoge Fachverfahren modernisiert werden und neue digitale Angebote für Verwaltung und Bürger:innen geschaffen werden.

Dafür sei die schnelle, flächendeckende Einführung der E-Akte unabdingbar. Das Fehlen einer E-Akte erschwere digitales Arbeiten massiv und beeinträchtige auch das Funktionieren von Cloud-Lösungen. Mit der Nutzung der E-Akte, cloudfähigen Online-Diensten und dem Ausbau des Verbindungsnetzes zwischen den Behörden aller föderalen Ebenen können Dienstleistungen ermöglicht werden, die digitale Zusammenarbeit und Online-Angebote für Bürger:innen und Unternehmen der öffentlichen Verwaltung ermöglichen.

Die Studie

In der neuen Studie lesen Sie mehr zu den aktuellen Erkenntnissen zur »Verwaltung in Krisenzeiten« und weiteren Handlungsempfehlungen für eine digitale Zukunft der öffentlichen Verwaltung.

Weiterführendes

Zu einer digitalen Zukunft der öffentlichen Verwaltung gehört zudem die Integration von agilen Arbeitsweisen den Behördenalltag. Mit den Fellowship-Programmen »Tech4Germany« und »Work4Germany« gibt es erste Pilotprojekte in diesem Bereich. Diese werden im Forschungsprojekt »Hürdenspringer« unter der Leitung von Prof. Dr. Ines Mergel (Universität Konstanz) mit ÖFIT zusammen untersucht. Qualitative Interviews und teilnehmende Beobachtungen sollen Aufschluss darüber geben, wie Organisationsstruktur und -politik mit agilen Methoden in Einklang gebracht und wie Kulturkonflikte überwunden werden können. Die Ergebnisse veröffentlicht ÖFIT Anfang 2022 als White Paper hier auf dieser Website.

Veröffentlicht: 23.12.2021