Wissenstransfer nachhaltig unterstützen: Werkzeuge zur Sicherung und Verwertung von Workshop-Ergebnissen und Methoden

An wie vielen Workshops haben Sie zuletzt teilgenommen? Als Innovationstreiber sind Workshops heute unumgänglich und bleiben auch in Zeiten von Corona das Format der Wahl. Sich auf die Potenziale von digitalen Workshops konzentrierend, hat ÖFIT einen Demonstrator entwickelt das die nachhaltige Sicherung und Verwertung von Workshop-Ergebnissen und Methoden unterstützt.

Workshops als Innovationstreiber

Der Workshop ist auch im Verwaltungskontext ein immer mehr verbreitetes Format des Wissenstransfers. Im Zuge des digitalen Wandels und der Verwaltungsmodernisierung werden Workshops als didaktisches Mittel vor allem zum Ausbau der Innovationskompetenz genutzt. Die konkreten Ziele einzelner Workshops und die damit verbundenen methodischen Ansätze sind sehr vielfältig.

Workshops werden genutzt

• zur Kultivierung der Vernetzung und des Austausches zwischen Akteuren aus unterschiedlichen Disziplinen, um komplexe gesellschaftliche Herausforderungen zu beleuchten und neue Lösungsansätze zu entwerfen
• zur Vermittlung neuer Arbeitsmethoden und Entwicklung neuer Prozesse
• zur Einführung in neue Informationstechniken und Elaboration ihrer Gestaltungs- und Anwendungsmöglichkeiten im öffentlichen Raum

Darüber hinaus nutzen die Forschungseinrichtungen Workshops, um

• neue Konzepte und Methoden (z.B. Analysemethoden, Gestaltungsansätze, Referenzmodelle) an konkreten Praxisbeispielen zu validieren;
• empirische Daten zu sammeln z.B. über bestehende Praktiken, Herausforderungen, Bedarfe und konkrete Anwendungsfälle;
• Expertenwissen aus unterschiedlichen Fachrichtungen zusammenzuführen.

Operative Hürden der Verstetigung

Trotz der starken Verbreitung des Workshop-Formats stellt die langfristige Wirkung der Interventionen eine besondere Herausforderung dar. Die systematische Dokumentation, Analyse und Aufbereitung der in Workshops erarbeiteten inhaltliche Ergebnisse ist mit hohem zeitlichem Aufwand verbunden. Eine solche fehlende systematische Nachbereitung kann dazu führen, dass die Ergebnisse nur sehr selektiv ausgewertet werden und eine hohe Abhängigkeit zur Eigenleistung der Workshop-Teilnehmenden besteht. Vor dem Hintergrund der Mitarbeiterfluktuation stellt die nachhaltige Weiterentwicklung der methodischen Kenntnisse darüber hinaus eine besondere Hürde dar. Mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie und der Notwendigkeit Workshops in virtuellen Raum durchzuführen sind zudem weitere Hürden dazugekommen. Obwohl sich in der freien Wirtschaft und der Zivilgesellschaft eine Vielzahl von Anwendungen zur Realisierung von Online-Workshops etabliert haben, erfüllen viele herkömmliche Online-Werkzeuge zur Durchführung von Workshops nicht die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für Verwaltungsmitarbeiter:innen. Damit stellt neben den zeitlichen Ressourcen und den notwendigen Methodenkenntnissen der Mangel an digitalen Werkzeugen eine operative Hürde dar.

Es bedarf also Strukturen, die unabhängig von den Workshop-Organisatoren und Teilnehmenden die langfristige Nutzung und Weiterentwicklung der generierten Wissensinhalte ermöglichen und auch datenschutzrechtlich für die Verwaltung unproblematisch sind.

Proof of Concept: Workshop-Werkzeuge

Mit der Entwicklung eines Demonstrators ist ÖFIT der Frage nachgegangen, wie die in einzelnen Workshops erarbeiteten inhaltlichen Ergebnisse und dazu genutzten Methoden nachhaltig gesichert und ihre zukünftige Verwertung unterstützt werden kann.

In einem ersten Schritt wurden zunächst die typischen Phasen und Kernaufgaben im Prozess des Wissenstransfers mittels Workshops herausgearbeitet. So unterschiedlich die Konzepte und Methoden für Workshops auch sind, im Zentrum steht immer das gemeinsame Arbeiten verschiedenster Akteure. Entscheidend für die Qualität der Arbeitsergebnisse ist die sorgsame Vorbereitung. Hierzu müssen die Organisatoren in der Vorbereitungsphase eine Struktur erarbeiten, die es erlaubt die Beiträge der verschiedenen Teilnehmenden sinnvoll in ein Ganzes zusammenzuführen. In der Nachbereitung müssen die gesammelten Beiträge dann entsprechend der vorgegebenen Struktur analysiert werden.

Aufbauend auf diesen Kernhandlungen ist ein modularer Demonstrator entwickelt worden, um genau diese Schritte zu unterstützen. Der Fokus des Demonstrators liegt auf dem automatischen Transfer von Inhalten zwischen einem Online Whiteboard auf dem Fragestellungen und Ideen kollaborativ bearbeitet werden und einer Wissensplattform, in der die bearbeiteten Inhalte aus Workshops dokumentiert werden.

In zukünftigen Workshops können die bereits vorhandenen inhaltlichen Ergebnisse z.B. Anwendungsbeispiele oder Best Practices als Input wiederverwendet werden. Auf der methodischen Ebene können einmal erarbeitete Vorlagen wieder genutzt und weiterentwickelt werden. Dies ermöglicht erstens eine Zeitersparnis und bewahrt zweitens methodische Ansätze in der Organisation unabhängig von den beteiligten Mitarbeitenden.

Der Demonstrator

Der Demonstrator unterstützt die Durchführung von Workshops und die Dokumentation der Inhalte in eine Wissensplattform mit zwei Werkzeugen.

ÖFIT Workshop ist eine online Whiteboard-Anwendung, mit der die Organisatoren eines Workshops private und öffentliche Whiteboards erstellen können. Auf einem Whiteboard können dann Bereiche und Inhalte angelegt werden. Zur Gestaltung eines Whiteboards stehen im Moderatormodus die Elemente “Poster” und “Abschnitte” zur Verfügung. Diese können genutzt werden, um die zu vermittelnden Inhalte als auch die von den Teilnehmenden erstellten Beiträge zu strukturieren. Über die Funktion „Transfer“ kann ein Whiteboard samt Inhalt automatisch in eine Wissensplattform übertragen werden. Entscheidend für den Transfer des Whiteboards ist, dass die Strukturierung der Inhalte (in Postern und Abschnitte) in die Wissensplattform übertragen wird.

Die Wissensplattform wurde hier beispielhaft mit der Open-Source-Software BookStack umgesetzt. Die API der Wiki-Software ermöglicht den Transfer von Inhalten in und aus dem Wiki. Die Software Bookstack nutzt die Analogie der Bibliothek, um Inhalte auf verschiedenen Ebenen zu strukturieren. Das folgende Video zeigt wie im Demonstrator die Struktur eines Whiteboards ins Wiki übertragen wird.

Ausblick

Der Demonstrator ÖFIT Workshop zeigt, wie die automatische Sicherung von Workshop-Ergebnissen und Methoden zum Aufbau einer Wissensplattform zu Digitalisierungsthemen sowie Methoden für die Verwaltung genutzt werden kann. So kann über einzelne Workshops hinaus ein gemeinsames Wissen über Best Practices, Anwendungsbeispielen oder Herausforderungen zu Themen wie beispielsweise KI, Datennutzung oder digitalen Kompetenzen aufgebaut werden. Einmal erstellte Vorlagen zur Strukturierung von Workshop-Inhalten können in neue Whiteboards importiert und wiederverwendet werden. Der Wissensmarktplatz kann zudem den nachhaltigen Austausch zwischen den verschiedenen Akteuren fördern. Für die Entwicklung eines einsatzfähigen Systems sind noch weitere Usability-Test und Anpassungen der Benutzeroberfläche notwendig.

Veröffentlicht: 11.05.2022